Керівник адміністративного
департаменту Мінекономіки (Підпис) (Iніціали та прізвище)
Головний бухгалтер (Підпис) (Iніціали та прізвище)
Якщо документ повинні підписувати кілька осіб, що займають
однакові посади, то їх підписи розміщають на одному рівні,
наприклад:
Заступник Заступник
Міністра економіки України Міністра фінансів України
(Підпис) (Iніціали та прізвище) (Підпис) (Iніціали та прізвище)
При підписанні документів, складених комісією, зазначають не
посади осіб, які склали документ, а обов'язки в складі комісії,
наприклад:
Голова комісії (Підпис) (Iніціали та прізвище)
Члени комісії: (Підписи) (Iніціали та прізвище)
Затвердження - особливий спосіб засвідчення документа.
Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили
тільки з часу його затвердження (якщо інше не передбачено чинним
законодавством).
Затверджуються, як правило, такі види документів: положення
(про підрозділи Міністерства, дорадчі органи та ін.), статути
підвідомчих організацій, звіти і баланси, структура і штатні
розписи, акти контрольно-ревізійного характеру, акти приймання в
експлуатацію закінчених будівництвом або реконструкцією будівель і
споруд, акти приймання і передачі справ, окремі види протоколів
тощо.
Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом
затвердження або виданням наказу. Обидва способи затвердження
мають однакову юридичну силу.
Елементами грифа затвердження є: слово ЗАТВЕРДЖУЮ,
найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи,
яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження
розміщається у правому верхньому куті документа і має таку форму:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник Міністра
економіки України
(Підпис) (Iніціали та прізвище)
Дата
Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила,
тощо) повинні затверджуватись відповідним розпорядчим документом
установи, що видала акт. При затвердженні документа правовим актом
на документі проставляється гриф за формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
економіки України
02.05.2000 N 12 або
22.05.01.
{ Абзац сьомий в редакції Наказу Міністерства економіки N 74
( v0074557-00 ) від 11.05.2000 }
Якщо документ потребує і затвердження, і погодження, то грифи
розміщуються так:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник Міністра
економіки України
(Підпис) (Iніціали та прізвище)
Дата
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра Заступник Міністра
праці України фінансів України
(Підпис) (Iніціали та прізвище) (Підпис) (Iніціали та прізвище)
Дата Дата
Документи, що вимагають особливого засвідчення їх
справжності, скріплюються печаткою.
Гербовою печаткою засвідчуються підписи Міністра економіки,
керівника адміністративного департаменту, начальника Державної
інспекції з контролю за цінами і начальників підрозділів та їх
заступників у межах визначеної компетенції.
Крім того, застосування печатки необхідно у всіх випадках
засвідчення прав фізичних і юридичних осіб, установлення фактів,
пов'язаних з витрачанням коштів і матеріальних цінностей, а також
на положеннях (статутах) підвідомчих організацій, дорученнях,
договорах, посвідченнях.
Печатка ставиться також на довідках, що підтверджують факти,
пов'язані з трудовою діяльністю громадян (про місце роботи,
заробітну плату тощо).
На копіях нормативних актів (накази Мінекономіки), що
надсилаються у підрозділи та в інші установи, ставиться печатка
департаменту документального забезпечення.
2.3.9. Оформлення копій документів. Копія документа -
відтворення всіх реквізитів документа - виготовляється і видається
в інші організації і установи з дозволу керівництва або
начальників підрозділів Міністерства.
У Мінекономіки можуть засвідчуватися копії тільки тих
документів, які складаються безпосередньо в апараті Міністерства.
Разом з тим, при вирішенні питань, що стосуються прийому
громадян на роботу, при задоволенні їх трудових, житлових та інших
прав, при формуванні особових справ дозволяється виготовляти копії
документів, виданих іншими установами (копії дипломів і свідоцтв
про одержану освіту та ін.).
Копія документа, розробленого в Міністерстві, засвідчується
підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту
копії оригіналу.
На першому аркуші у верхньому правому куті лицьового боку
копії документа ставиться позначка "копія".
Засвідчувальний напис складається за формою: слово "Згідно",
найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчила копію,
її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється
нижче реквізиту "Найменування посади", наприклад:
Згідно
Секретар підрозділу
Мінекономіки
Дата (Підпис) (Iніціали та прізвище)
При пересиланні копії в інші установи або видачі на руки
окремим особам вона завіряється працівником підрозділу, що видав
копію, та засвідчується печаткою департаменту документального
забезпечення.
Під час оформлення копій документа, що стосується особистих
прав та інтересів громадян, на документі, з якого знято копію,
робиться позначка, кому і коли вона видана.
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах,
текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання
документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка
засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:
Дата, індекс
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Заступник Міністра економіки (Iніціали та прізвище)
Згідно
Секретар підрозділу
Дата (Підпис) (Iніціали та прізвище)
На копіях вихідних документів, що лишаються у справі, мають
бути розшифровані візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та
візи виконавців, напис про засвідчення документа. Копія документа
повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
Розмножені примірники наказів, що не відтворюють
факсимільний підпис оригіналу, засвідчуються печаткою Міністерства
економіки та з питань європейської інтеграції України "Для
наказів". { Абзац сімнадцятий підпункту 2.3.9 в редакції Наказу
Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції N 118
( v0118569-04 ) від 26.03.2004 }
При засвідченні копії документа печаткою її слід проставляти
перед реквізитом "підпис" так, щоб вона захопила частину
найменування посади особи, яка підписала документ, наприклад:
---------------
Заступник Мін¦істра ¦
економіки Укр¦аїни М.П. ¦ (Iніціали та прізвище)
---------------
2.3.10. Оформлення додатків до документів. Додатки до
документів можуть бути таких видів:
додатки, що затверджуються відповідними нормативними
документами;
додатки, що пояснюють чи доповнюють зміст основного
документа.
Додатки повинні мати всі необхідні для документа елементи
(найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх
зміст, дату, позначки про погодження, затвердження).
Додатки до розпорядчого документа мають у верхньому правому
куті першого аркуша позначку із зазначенням назви розпорядчого
документа, дати і номера за формою:
Додаток
до наказу Міністерства
економіки України
20.05.97 N 42
При наявності кількох додатків до розпорядчого документа на
них проставляється порядковий номер: Додаток 1, Додаток 3. Якщо
додаток має продовження, то на другій, третій... сторінках
пишеться: Продовження додатка 1, Продовження додатка 2 тощо.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись
(візуватись) керівниками структурних підрозділів на лицьовому боці
останнього аркуша додатка.
Наявність додатків вказується в основному або супровідному
документі після його тексту (але вище підпису) із зазначенням
назви, кількості аркушів і примірників, що додаються.
Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, то
позначка про наявність додатка має таку форму:
Додаток: на " " арк. в " " примірниках.
Якщо документ має додатки, не названі у тексті, то їх
найменування необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів
у кожному додатку і кількості примірників, наприклад:
Додатки: 1. Проект постанови Кабінету Міністрів України
на 3 арк. в 1 прим.
2. Пояснювальна записка на 1 арк. в 1 прим. та
дискета.
3. Довідка про погодження на 1 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додається інший документ, який має додатки,
то позначка про наявність додатка має таку форму:
Додаток: лист Держкомстату України від 10.05.97 N 4/133
і додаток до нього, всього на 7 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі
адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
Кількість аркушів у зброшурованих додатках (книги, брошури)
не зазначається.
2.3.11. Позначки про надходження і виконання документів.
Проходження документа супроводжується відповідними
позначками:
про надходження (реєстрацію) документа - проставляється
штамп;
про контроль документа - проставляється штамп "Контроль";
про виконання документа - даються вказівки у формі резолюції
керівництва або підрозділів Міністерства;
про направлення виконаного документа до справи -
проставляється штамп на нижньому полі першого аркуша документа,
який містить такі дані: коротку довідку про виконання (якщо
відсутній документ про виконання), слово "До справи N ___", в яку
має бути підшито документ, дату направлення документа в справу,
підпис виконавця, наприклад:
До справи N 11-33.
Питання вирішено 06.05.97 із заступником Міністра інформатики
Iванченком I.А.
Дата (Підпис) (Iніціали та прізвище)
Позначка "До справи N ___" свідчить про те, що роботу над
документом закінчено.
Кожний документ повинен мати позначку про безпосереднього
виконавця. Прізвище виконавця (укладача) і номер його службового
телефону проставляються у нижньому лівому куті лицьового боку
останнього аркуша документа.
Наприклад:
Петров
293-40-01
2.4. Порядок підготовки і оформлення проектів законів
України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень
Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів
України
2.4.1. Проекти законів України, постанов Верховної Ради
України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і
розпоряджень Кабінету Міністрів України (далі - проекти рішень)
вносяться до Кабінету Міністрів України разом із супровідним
листом за підписом Міністра економіки, а в разі його відсутності -
особою, що його заміщає, до яких додається копія проекту, виконана
в електронному вигляді (комп'ютерний файл).
При узгодженні проектів рішень їх візують керівники вказаних
органів і організацій, а в разі їх відсутності - особи, які їх
заміщають.
2.4.2. Проекти рішень подаються до Кабінету Міністрів України
разом з пояснювальною запискою, в якій даються необхідні
обгрунтування і прогнози очікуваних соціально-економічних та інших
наслідків їх реалізації.
2.4.3. Проекти рішень підлягають обов'язковому узгодженню із
заінтересованими міністерствами, іншими центральними органами
виконавчої влади, громадськими та іншими організаціями, а проекти
рішень нормативного характеру - з Мін'юстом України.
Узгодження проектів рішень на всіх стадіях їх розробки
забезпечується в першочерговому порядку.
За наявності розбіжностей щодо проекту підрозділ
Міністерства, який його готує, і відповідний заступник Міністра
зобов'язані провести обговорення із заінтересованими сторонами з
метою пошуку взаємоприйнятного рішення. Якщо такого рішення не
знайдено, то проект візується із зауваженнями, зміст яких
викладається в окремій довідці, яка, разом з переліком
розбіжностей і оригіналом зауважень, додається до супровідного
листа за підписом відповідного керівника.
2.4.4. Проекти рішень всебічно обгрунтовуються, редагуються,
погоджуються з відповідними підрозділами Міністерства, візуються в
юридичному управлінні і редактором.
2.4.5. Міністр економіки і керівники заінтересованих
міністерств та інших центральних органів виконавчої влади візують
проекти на лицьовому боці останньої сторінки першого примірника
або на аркуші погодження встановленої форми. Віза заступників
Міністра, начальників підрозділів, юридичного управління і
редактора ставиться на лицьовому боці останньої сторінки другого
примірника.
Особи, які візують документи, повинні розписуватись
розбірливо і проставляти дату візування (з обов'язковою
розшифровкою віз).
2.4.6. Проекти рішень повинні відповідати чинному
законодавству, в них необхідно точно зазначати найменування
міністерств, інших центральних органів виконавчої влади,
організацій, населених пунктів.
2.4.7. У текстах проектів постанов Кабінету Міністрів України
пишуться повні найменування міністерств, інших центральних органів
виконавчої влади, а в проектах розпоряджень, додатках до проектів
постанов і розпоряджень - скорочені (якщо вони передбачені).
2.4.8. Додатки до проектів постанов і розпоряджень Кабінету
Міністрів України візують: на першому примірнику - заступник
Міністра економіки, на другому - начальник підрозділу або його
заступник, виконавець та редактор.
2.4.9. Проекти рішень друкуються на одному боці аркуша паперу
формату А4 за формами, які встановлює Кабінет Міністрів України.
2.4.10. При підготовці проектів нормативно-правових актів
(рішень) необхідно у повному обсязі використовувати можливості
інформаційно-пошукових правових комп'ютерних програм, ураховуючи
при цьому, що вони мають допоміжний характер, а офіційними
джерелами нормативно-правової бази залишаються друковані видання:
Зібрання законодавства України, Зібрання постанов Уряду України,
Відомості Верховної Ради України, "Офіційний вісник України",
газети "Голос України", та "Урядовий кур'єр". { Пункт 2.4
доповнено підпунктом 2.4.10 згідно з Наказом Міністерства
економіки N 97 ( v0097557-00 ) від 26.05.2000 }
2.5. Підготовка та оформлення матеріалів до засідань колегії
Мінекономіки
2.5.1. Засідання колегії Міністерства проводяться відповідно
до розробленого і затвердженого наказом Міністерства плану та в
міру необхідності.
У плані проведення засідань колегії зазначаються питання,
назви підрозділів, міністерств та інших центральних органів
виконавчої влади, які готують матеріали, термін подання і дата їх
розгляду, прізвище, ініціали та посади доповідачів.
2.5.2. З метою своєчасної розробки плану проведення засідань
колегії начальники підрозділів і керівники підвідомчих
Міністерству організацій систематично готують за встановленою
формою і за місяць до кінця поточного кварталу подають до
відділу контролю за строками та дисципліною виконання доручень
органів державної влади (у двох примірниках) перелік питань, які
доцільно внести на розгляд колегії Міністерства у наступному
кварталі, завізований начальником підрозділу та відповідним
заступником Міністра.
2.5.3. Матеріали на розгляд колегії Міністерства подають
підрозділи у надрукованому вигляді не пізніше ніж за сім днів до
дня засідання.
Ці матеріали обов'язково містять:
доповідну записку, адресовану колегії Міністерства, у якій
обгрунтовано викладено питання, з висновками і пропозиціями. Обсяг
записки не повинен перевищувати чотирьох сторінок (без урахування
додатків). Доповідну записку підписує начальник підрозділу,
відповідальний за підготовку даного питання, та візує відповідний
заступник Міністра на першій сторінці у лівому верхньому куті з
написом "На колегію". У кінці доповідної записки зазначається
прізвище та номер телефону виконавця;
проект протокольного рішення (у випадку потреби - проект
наказу) з питання, що подається на розгляд, з візами на першому
примірнику відповідного начальника підрозділу та заступника
Міністра, які відповідають за підготовку цього питання;
довідку про погодження проекту протокольного рішення із
заінтересованими міністерствами, іншим центральним органів
виконавчої влади, організаціями і підрозділами Міністерства (у
разі необхідності);
список осіб, які запрошуються на засідання колегії для участі
у розгляді питання, від Мінекономіки - із зазначенням прізвища та
ініціалів (в алфавітному порядку), а від інших міністерств,
інших центральних органів виконавчої влади і організацій -
прізвища, імені та по батькові, посади, поштової адреси
організації і службового телефону. Список осіб подається за
підписом начальника підрозділу, відповідального за підготовку
питання, та погоджується з відповідним заступником Міністра.
2.5.4. Про кожне засідання колегії Міністерства складається
протокол.
2.5.5. Матеріали, підготовлені до засідання колегії (порядок
денний, проекти протокольних рішень, доповідні записки, довідки,
списки запрошених осіб), зберігаються у відділі контролю за
строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади
Міністерства з кожного засідання в окремій папці.
2.5.6. При проведенні закритих засідань колегії Міністерства
(закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів,
оформлення протокольних рішень, що приймаються, здійснюються з
дотриманням встановлених правил роботи з документами обмеженого
доступу.
2.5.7. Після засідань колегії Міністерства відповідальні за
підготовку питання начальники підрозділів, керівники підвідомчих
організацій в обов'язковому порядку беруть участь у доопрацюванні
протокольних рішень засідань колегії з питань, які були подані
ними на розгляд колегії.
2.5.8. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку
матеріалів до засідань колегії Міністерства покладається особисто
на заступників Міністра, начальників відповідних підрозділів та
керівників підвідомчих організацій, зазначених у плані проведення
засідань колегії.
2.5.9. Відділ контролю за строками та дисципліною виконання
доручень органів державної влади Міністерства здійснює контроль за
своєчасним поданням усіх необхідних матеріалів до засідань
відповідно до плану проведення засідань колегії, перевіряє
наявність і правильність їх оформлення.
При порушенні встановленого порядку підготовки матеріалів до
засідань відділ контролю за строками та дисципліною виконання
доручень органів державної влади Міністерства повертає матеріали
на доопрацювання та у разі необхідності доповідає Міністру.
2.6. Стенографування матеріалів
2.6.1. Стенографи виконують стенографування матеріалів тільки
службового характеру.
2.6.2. Стенографи обслуговують засідання колегії
Міністерства, а в разі необхідності - засідання робочих та інших
нарад, які проводить Міністр економіки.
2.6.3. Стенографи копії надрукованих стенограм передають
замовнику. Перший примірник стенограм зберігається у відділі
контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів
державної влади Міністерства.
2.6.4. Стенографи ведуть облік усіх виконаних ними
стенографічних робіт у спеціальному журналі, в якому записується,
кому і коли передано стенограму, її обсяг.
2.7. Порядок друкування документів у друкарському бюро
2.7.1. У друкарському бюро департаменту документального
забезпечення, у підрозділах Міністерства друкуються документи
тільки службового характеру.
2.7.2. У друкарське бюро приймаються для друкування документи
розбірливо написані чорнилом, уважно перевірені і відредаговані
виконавцем. Щоб не допустити повторного передруковування, тексти
службових документів, що підлягають друкуванню, мають бути
попередньо погоджені з керівництвом підрозділів (завізовані
виконавцем і начальником підрозділу).
Неохайно підготовлені рукописи та інші матеріали, написані
нечітко, нерозбірливо, дрібним почерком, олівцем, кольоровим (крім
синього та чорного) чорнилом, а також з великою кількістю
вклеювань і виправлень, для друкування не приймаються.
Матеріали передаються у друкарське бюро разом із замовленням
встановленої форми.
2.7.3. Керівник друкарського бюро організовує друкування
документів у порядку їх надходження, в першу чергу друкуються
термінові документи на виконання контрольних доручень.
Виправлення раніше надрукованих документів провадиться
позачергово.
2.7.4. Надрукований текст перевіряють виконавці. Якщо будуть
виявлені друкарські помилки, пропуски, виконавці повертають у
друкарське бюро надруковані аркуші разом з рукописом для
виправлення. Виправлення тексту допускається тільки друкарським
засобом, без помарок.
2.7.5. У друкарському бюро друкуються матеріали тиражем не
більше трьох примірників. Документи, що підлягають друкуванню
більшим тиражем, розмножуються у необхідній кількості на
розмножувальних апаратах.
2.7.6. У разі виконання термінових робіт друкарським бюро
друкування службових документів поточної роботи проводять, як
правило, секретарі підрозділів Міністерства.
2.7.7. Вимоги до документів, що виготовляються друкарським
способом, викладені в додатку 3.
2.8. Порядок розмноження документів на
копіювально-розмножувальних машинах
2.8.1. На копіювально-розмножувальних машинах розмножуються
тільки документи, що безпосередньо стосуються службової діяльності
Міністерства.
Службові документи (накази, протоколи, доповіді, інструкції,
положення, довідки, листи тощо), що розробляються у підрозділах і
підлягають розмноженню, повинні бути ретельно підготовлені,
відредаговані, надруковані з використанням якісної красильної
стрічки такої насиченості, яка забезпечує відтворення документа на
розмножувальних апаратах.
2.8.2. Документи для розмноження передаються одночасно з
замовленням установленої форми, підписаним начальником підрозділу
або його заступником.
2.8.3. Подаючи документи для розмноження, виконавець повинен
ретельно перевірити їх, не допускаючи в них таємних відомостей і
відомостей, що не підлягають відкритій публікації. За зміст
документів, що здаються для розмноження, відповідальність несуть
виконавці і керівники підрозділів.
Оригінали документів після виготовлення з них копій
повертаються виконавцю разом з розмноженими примірниками
документів.
2.8.4. Матеріали великого обсягу можуть розмножуватись на
розмножувальних апаратах тільки з дозволу начальника департаменту
документального забезпечення.
2.8.5. Порядок розмноження законів України, постанов
Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України,
постанов, розпоряджень, протокольних рішень Кабінету Міністрів
України, необхідних для використання в роботі документів з грифом
"Для службового користування", визначається начальником
департаменту документального забезпечення.
2.8.6. Порядок розмноження таємних документів визначається
режимно-секретним відділом.
3. ОРГАНIЗАЦIЯ ДОКУМЕНТООБIГУ
3.1. Загальні правила організації документообігу
3.1.1. Рух документів з часу їх одержання або складання до
завершення виконання або відправлення формує документообіг
Міністерства.
3.1.2. Організація документообігу має відповідати таким
вимогам:
у процесі проходження і обробки основних категорій документів
слід домагатися оперативності, цілеспрямованості, максимальної
одноманітності;
інстанції проходження і дії з документами, не обумовлені
діловою необхідністю, потрібно вилучати, максимально обмежувати
зворотні переміщення документів (додаток 4).
3.2. Порядок проходження і виконання вхідних документів
3.2.1. Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради
України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету
Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України та інших
документів, що надходять до Міністерства, здійснюється тільки
централізовано. Така реєстрація може здійснюватися в
автоматизованому режимі. { Абзац перший підпункту 3.2.1 в редакції
Наказу Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції
N 237 ( v0237569-03 ) від 01.09.2003 }
Працівникам Міністерства, незалежно від їх службового
становища, забороняється приймати кореспонденцію від представників
міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, регіонів
та інших організацій.
Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.
Початкова обробка кореспонденції, що надходить, полягає в
перевірці правильності доставки і цілості вкладень, фіксації факту
надходження документів і підготовці кореспонденції до передачі за
призначенням.
3.2.2. Всі конверти, за винятком тих, що мають напис
"особисто", розкриваються. При розкритті конвертів перевіряється
їх цілість, наявність вкладених у них документів. При виявленні
пошкодження, відсутності документів або додатків до них,
невідповідності номера на конверті номеру документа департаментом
документального забезпечення повідомляється відправнику.
Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені) і надіслані не
за призначенням документи повертаються відправнику або
пересилаються за належністю. Конверти, в яких надійшли службові
документи, знищуються, за винятком випадків, коли на документах
немає дати і адреси відправника або дата відправлення
кореспонденції значно розходиться з датою одержання, і поштові
штемпелі є доказом часу відправлення та одержання кореспонденції.
Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, листів,
заяв і скарг громадян.
На всіх вхідних документах на нижньому полі першого аркуша
документа, у правому куті, проставляється реєстраційний штамп, що
фіксує факт одержання документа в Міністерстві.
3.2.3. Документи, які не реєструються (додаток 5), а також
документи з позначкою "особисто" передаються за призначенням.
3.2.4. Усі документи, що надходять до Міністерства,
підлягають попередньому розгляду.
Попередній розгляд документів здійснюється працівниками
департаменту документального забезпечення.
Метою попереднього розгляду документів є визначення
необхідності реєстрації документів, розподіл їх для розгляду між
Міністром, його заступниками та структурними підрозділами
відповідно до розподілу обов'язків та компетенції.
На розгляд Міністрові подаються документи згідно з додатком
17.
Заступникові Міністра, що здійснює керівництво центральним
апаратом Міністерства, на розгляд подаються, як правило, звернення
та запити народних депутатів, адресовані Міністерству, документи,
що стосуються роботи центрального апарату Міністерства, а також у
яких порушуються питання, що належать до компетенції безпосередньо
підпорядкованих йому структурних підрозділів.
Iншим заступникам Міністра на розгляд передаються документи,
що надійшли від вищих, центральних та місцевих органів влади, у
яких порушуються питання, що належать до їх компетенції згідно з
розподілом обов'язків чи компетенції підпорядкованих їм
структурних підрозділів, а також документи, у яких звертаються
особисто до заступників Міністра, чи запрошення щодо особистої їх
участі в нарадах, конференціях інших зібраннях.
Кореспонденція, виконання якої не потребує рішення
керівництва Міністерства, а також інформаційного характеру
направляється безпосередньо до департаментів.
Безпосередньо до відділів направляються листи - відповіді на
листи-запити Міністерства, на номери яких є посилання у
листах-відповідях, листи, безпосередньо адресовані відділам, а
також що містять інформацію щодо доручення Кабінету Міністрів
України, головного виконавця якого у Міністерстві уже визначено на
рівні відділів.
Міністром при розгляді кореспонденції, як правило,
визначається відповідний заступник Міністра, до компетенції якого
згідно з розподілом обов'язків належить порушене в документі
питання, чи структурний підрозділ, безпосередньо підпорядкований
Міністрові.
Заступники Міністра, одержавши доручення від Міністра, при
його розгляді дають доручення безпосередньо підпорядкованим їм
структурним підрозділам, а також залучають, як співвиконавців, до
виконання доручення не підпорядковані їм безпосередньо структурні
підрозділи.
Директори департаментів при розгляді кореспонденції дають
доручення підпорядкованим їм відділам/секторам щодо опрацювання
документа та за згодою директорів інших департаментів у разі
потреби можуть залучати як співвиконавців доручень не
підпорядковані їм відділи/сектори.
{ Пункт 3.2.4 в редакції Наказу Міністерства економіки N 277
( v0277665-07 ) від 23.08.2007 }
3.2.5. Документи, які підлягають реєстрації, після
попереднього розгляду реєструються у департаменті документального
забезпечення, після чого передаються керівництву Міністерства і
підрозділам для розгляду суті питань, порушених у документах.
3.2.6. Документи, які одержані до 15-00, реєструються,
обробляються і доставляються за призначенням у той же день,
одержані після 15-00 - на другий день, термінові - негайно.
3.2.7. Всю кореспонденцію, яка надійшла на розгляд Міністра
економіки і його заступників, попередньо розглядають їх помічники
і готують проекти доручень.
3.2.8. Наслідки розгляду документів відображаються у
резолюціях керівництва Міністерства і начальників підрозділів. У
резолюціях має бути зрозуміла і вичерпна вказівка про порядок і
характер виконання документів та виконавця. У резолюціях, як
правило, зазначаються: прізвище та ініціали виконавців і
співвиконавців; пропонована дія; термін виконання (у необхідних
випадках); особистий підпис, дата. Резолюції (доручення) Міністра
економіки і його заступників пишуться на фішках Міністерства
встановленої форми. Начальники підрозділів резолюцію пишуть
розбірливо у правому верхньому куті самого документа або на
вільному від тексту місці (крім поля, призначеного для
підшивання), а не на окремому аркуші.
У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам,
головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в
документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається
право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
Як правило, на документі має бути не більше однієї резолюції.
Наступні резолюції необхідні тоді, коли в них деталізується
порядок виконання документа.
Розгляд документів повинен провадитись у найкоротший термін
(як правило, в день надходження документа).
3.2.9. Після розгляду документів керівництвом Міністерства
секретарі приймальних* переносять резолюції вищих органів і
керівництва Міністерства в реєстраційні картки, залишають останній
примірник реєстраційної картки для обліково-довідкової картотеки
приймальної, а решту карток разом з документами повертають за
реєстром у департамент документального забезпечення для передачі
виконавцям.
_______________
* Старші інспектори, спеціалісти I категорії приймальних
керівництва - далі пишуться секретарі приймальних.
Резолюції начальників підрозділів у реєстраційні картки
переносять секретарі підрозділів.
3.2.10. Виконані документи підшиваються до справи згідно з
затвердженою номенклатурою.
Документи, що мають позначку "Підлягає поверненню",
повертаються виконавцями до департаменту документального
забезпечення.
На документі з позначкою для ознайомлення ставиться підпис
особи, яка з ним ознайомилась, і дата ознайомлення. Ніякі інші
позначки на них не робляться.
3.3. Порядок проходження вихідних і внутрішніх документів та
процес їх підготовки
3.3.1. Порядок проходження вихідних документів полягає у
складанні проекту документа, його виготовленні, погодженні,
візуванні (у необхідних випадках), підписанні (затвердженні),
реєстрації та відправленні.
До передачі підготовленого документа на підпис виконавець
повинен перевірити його зміст, правильність оформлення, наявність
необхідних розшифрованих віз і додатків до документа. Документ
подається на підпис разом із матеріалами, на підставі яких він
готувався.
3.3.2. Вихідні документи, підписані Міністром економіки, його
заступниками або керівництвом підрозділів, передаються секретарю
підрозділу для реєстрації та відправлення.
Обробка вихідної кореспонденції у підрозділі полягає в її
реєстрації на картці, адресуванні і вкладанні у конверти,
заклеюванні, складанні реєстру на рекомендовану пошту і передачі у
департамент документального забезпечення.
Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж
адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються
реєстраційні номери всіх документів, що знаходяться у конверті.
Вся кореспонденція, що надсилається за межі України,
відправляється за спеціальним реєстром (міжнародним списком), який
складається у трьох примірниках секретарем підрозділу, та
підписується керівництвом підрозділу і передається до департаменту
документального забезпечення для відправки у відкритих конвертах.
3.3.3. Для реєстрації і відправки документи передаються
виконавцем повністю оформленими, з позначкою про категорію
поштового відправлення (крім простих відправлень). Надсилати
документи рекомендованою поштою без особливої необхідності
непотрібно.
Секретар підрозділу перевіряє правильність оформлення
документів, наявність підписів на документах і додатках до них,
прізвища та номер телефону виконавця, правильність зазначення
адрес кореспондентів, розшифрованих віз на копіях документів, що
залишаються у справах (начальника підрозділу або його заступника
та виконавця), відповідність кількості примірників кількості
