та виконавця), відповідність кількості примірників кількості
адресатів.
Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям.
Оформлена поштова кореспонденція повинна бути передана у
департамент документального забезпечення до 15 - 30 для
відправлення.
Протягом дня приймаються для відправлення:
телеграми, термінова кореспонденція факсом;
документи, підписані Міністром і його заступниками,
адресовані у Верховну Раду України, Адміністрацію Президента
України і Кабінет Міністрів України.
Відправлення або передача документів без реєстрації не
допускається.
3.3.4. Проекти розпорядчих документів після підготовки і
погодження з підрозділами Міністерства, юридичним управлінням і
редактором подаються на підпис. Після підписання зазначені
документи реєструються і надсилаються для виконання або
ознайомлення у підрозділи Міністерства, а в необхідних випадках -
за його межі.
Доповідні записки на ім'я Міністра економіки, його
заступників, начальників підрозділів і їх заступників. довідки,
зведення та інші внутрішні документи оперативного характеру,
обов'язково зареєстровані у підрозділі, розглядаються службовою
особою, якій вони надіслані, після чого в загальному порядку
передаються для виконання (використання) у відповідні підрозділи
або поміщаються у справу відповідно до номенклатури справ.
3.4. Організація доставки документів
3.4.1. Доставка вхідних і внутрішніх документів у приймальні
Міністра економіки і його заступників здійснюється працівниками
департаменту документального забезпечення.
Термінові доручення Верховної Ради України, Адміністрації
Президента України, Кабінету Міністрів України, урядові телеграми
доставляються у приймальні керівництва Міністерства негайно.
3.4.2. Для забезпечення ритмічності роботи департаментом
документального забезпечення розроблено графік доставки і
отримання кореспонденції керівництвом і підрозділами Міністерства.
Доставка кореспонденції у приймальні керівництва провадиться
о 10-00, 12-00, 15-00 та 17-00 - щоденно, у п'ятницю - о 10-00,
12-00, 14-00 та 16-00.
Службову кореспонденцію для підрозділів одержують у
департаменту документального забезпечення представники підрозділів
з 11-00 до 12-00 і з 16-00 до 17-00 щоденно. У п'ятницю - з 11-00
до 12-00 і з 15-00 до 16-00.
У разі надходження термінової кореспонденції працівники
департаменту документального забезпечення негайно викликають
представників підрозділів, для яких призначаються службові
документи.
3.5. Порядок приймання і передачі документів
3.5.1. Приймання і передача вхідних і внутрішніх документів у
приймальні керівництва і підрозділи Міністерства здійснюється під
розписку, за реєстрами встановленої форми у департаменту
документального забезпечення.
3.5.2. Передача документів виконавцям у межах підрозділу
провадиться через секретаря підрозділу під розписку в
реєстраційній картці.
3.5.3. У разі необхідності внесення змін у попередній склад
виконавців документа готується нова фішка (доручення) з позначкою
"ПЕРЕПИСАНО" за підписом керівництва Міністерства. Секретарем
приймальної нова резолюція переноситься у реєстраційну картку, в
якій у правому верхньому куті також проставляється позначка
"ПЕРЕПИСАНО".
Передача "переписаних" документів з одного підрозділу в інший
здійснюється за реєстром, через департамент документального
забезпечення, приймальними керівництва Міністерства.
3.6. Облік обсягу документообігу
3.6.1. Обсяг документообігу Міністерства складається із
кількості вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний час.
Кількісному обліку підлягають всі вхідні, вихідні і внутрішні
документи Міністерства. При визначенні документообігу роздільно
підраховується кількість основних документів і кількість
примірників (копій), розмножених на копіювально-розмножувальних
машинах.
3.6.2. У всіх підрозділах Міністерства підлягає роздільному
обліку кількість вхідних і внутрішніх документів, а також
пропозицій, заяв і скарг громадян.
Зведення про документообіг за минулий місяць складають
секретарі підрозділів за встановленою формою (додаток 6) і подають
у департамент документального забезпечення до п'ятого числа
наступного за ним місяця.
4. РЕЄСТРАЦIЯ ДОКУМЕНТIВ I ПОБУДОВА
ОБЛIКОВО-ДОВIДКОВИХ КАРТОТЕК
4.1. Загальні правила реєстрації документів
4.1.1. Реєстрація документів (вхідних, вихідних і внутрішніх)
проводиться з метою їх обліку, контролю за виконанням та
оперативного використання наявної в них інформації.
4.1.2. Основним принципом реєстрації документів є
одноразовість. Кожний документ у Міністерстві реєструється лише
один раз. Вхідні документи реєструються в день їх одержання,
вихідні і внутрішні - в день підписання (затвердження).
4.1.3. Обов'язковій реєстрації підлягають:
вхідні документи - службові, що надходять з Адміністрації
Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів
України, звернення народних депутатів, листи міністерств,
інших центральних органів виконавчої влади, регіонів, пропозиції,
заяви і скарги громадян та ін., за винятком документів, що мають
інформаційний характер і не підлягають реєстрації (додаток 5);
вихідні і внутрішні документи - службова кореспонденція, що
надсилається вищим організаціям, накази, протоколи, положення,
інструкції, доповідні записки, висновки, акти, листи, довідки,
телеграми, телефоно-(факсо)грами та інші документи, які
складаються у Міністерстві.
4.2. Iндексація документів
4.2.1. Iндексація документів у діловодстві - це проставлення
їх реєстраційних номерів і необхідних умовних позначень при
реєстрації, що вказують місце виконання (складання) і зберігання.
4.2.2. Iндекс вхідного документа складається з номера
кореспондента (згідно зі списком постійних кореспондентів, який
щорічно уточнюється департаментом документального забезпечення) і
реєстраційного (порядкового) номера документа (за кожного
кореспондента окремо).
4.2.3. Iндекс внутрішнього (крім розпорядчих) і вихідного
документа складається з індексу підрозділу-відправника, справи за
номенклатурою і реєстраційного (порядкового) номера документа.
Iндекс вихідної кореспонденції, що надсилається через
департамент документального забезпечення на адресу Верховної Ради
України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів
України, складається з індексу підрозділу та індексу справи за
номенклатурою (проставляється підрозділом-відправником) і
порядкового номера вихідної урядової кореспонденції й номера
кореспондента (проставляється департаментом документального
забезпечення).
4.2.4. Iндекси наказів і протоколів складаються з їх
реєстраційних номерів, які щорічно присвоюються у межах кожного
виду документа.
4.3. Реєстраційні картки і порядок їх заповнення
4.3.1. Для реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх
документів застосовується єдина реєстраційна картка (додаток 7).
4.3.2. Кількість примірників реєстраційної картки на вхідні
документи визначається департаментом документального забезпечення.
Реєстраційна картка у департаменті документального
забезпечення складається:
на документи, які надсилаються на розгляд Міністра економіки
та його заступників - у трьох примірниках;
на документи, які надсилаються безпосередньо на адресу
начальників підрозділів, - у двох примірниках;
на пропозиції, заяви і скарги громадян, які надійшли у
Міністерство, - у чотирьох примірниках (департаменту
документального забезпечення, приймальній керівництва
Міністерства, відділу контролю за строками та дисципліною
виконання доручень органів державної влади і підрозділу, якому
документ надсилається для виконання).
4.3.3. Реєстрація наказів Міністерства з основної діяльності
провадиться на реєстраційних картках у департаменті
документального забезпечення.
Реєстрацію наказів з особового складу провадить відділ
кадрів.*
_______________
* Управління кадрів - далі - відділ кадрів.
4.3.4. Реєстрація протоколів засідань колегії Міністерства
провадиться на реєстраційних картках у відділі контролю за
строками та дисципліною виконання доручень органів державної
влади, а протоколів нарад у керівництва - у департаменті
документального забезпечення секретарем наради.
4.3.5. Секретар підрозділу, одержавши від виконавця повністю
оформлений вихідний внутрішній документ, заповнює реєстраційні
картки у двох примірниках, на картках і документі проставляє дату
реєстрації та індекс (вихідний N), після чого документ і копія
реєстраційної картки передаються у департамент документального
забезпечення для відправки.
4.3.6. На оформлені вихідні документи (у міністерства та інші
центральні органів виконавчої влади) секретар заповнює
реєстраційну картку в одному примірнику, проставляє на картці і
документі дату реєстрації та індекс.
Зареєстровані вихідні документи обробляються секретарем
підрозділу; заадресовані і заклеєні конверти передають у
департамент документального забезпечення для відправки адресатам.
4.3.7. Вартість поштового збору за відправлену кореспонденцію
визначається працівниками департаменту документального
забезпечення за спеціальною таблицею і відбивається на конверті за
допомогою маркувальної машини.
Періодично працівники департаменту документального
забезпечення перевіряють правильність оформлення вихідної пошти,
що надійшла для відправлення.
4.4. Побудова обліково-довідкової картотеки
4.4.1. Реєстраційні картки на вхідні, вихідні і внутрішні
документи у підрозділах і департаменті документального
забезпечення групуються в обліково-довідкові картотеки, які
створюються окремо на кожний календарний рік:
на вхідні документи - за кореспондентами, а в
кореспондентах - за порядковими номерами;
на вихідні і внутрішні документи - в одній картотеці за
порядковими номерами.
У підрозділах Міністерства довідкові картотеки поділяються на
дві частини: на невиконані і виконані документи. Перша частина
картотеки використовується для пошуку документа в процесі його
виконання, друга - для пошуку виконаних документів.
У підрозділах Міністерства в окремі розділи картотеки
виділяються реєстраційні картки:
на вхідну і вихідну урядову кореспонденцію і систематизуються
за вхідними і окремо вихідними номерами Міністерства;
на постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;
накази Міністерства з основної діяльності, особового складу
та протоколи систематизуються за порядковими номерами, окремо
кожний вид документа;
реєстраційні контрольні картки систематизуються за термінами
виконання.
5. ОРГАНIЗАЦIЯ КОНТРОЛЮ ЗА
ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТIВ
5.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
5.1.1. Контроль за виконанням встановлюється з метою
забезпечення своєчасного розгляду та належного вирішення доручень,
пропозицій і питань, які містяться в документах, що надходять у
Міністерство. Контролю підлягають також найважливіші вихідні і
внутрішні документи. Дії з контролю за виконанням документів
полягають у безпосередній перевірці ходу їх виконання керівництвом
і начальниками підрозділів Міністерства, обліку і аналізу
наслідків виконання контрольованих документів у встановлені
терміни.
5.1.2. Здійснення контролю за виконанням документів і
доручень забезпечується керівництвом Міністерства та структурних
підрозділів. Саме цими відповідними посадовими особами згідно із
законодавством, рішенням керівництва вищого рівня чи за своїм
власним рішенням документи або доручення беруться на контроль та
визначається його рівень. Ними ж може бути і знято контроль за
виконанням.
Контроль виконання документів, доручень буває трьох рівнів:
особливий;
контроль керівництва;
низький.
Особливий рівень контролю мають:
документи, строки виконання яких визначено законодавством
(звернення громадян, запити і звернення народних депутатів,
комітетів і тимчасових комісій Верховної Ради України, що
надходять безпосередньо до Міністерства чи через Кабінет Міністрів
України, тощо);
доручення, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів
України, протоколи засідань Кабінету Міністрів України та урядових
комітетів, закони України, постанови Верховної Ради України, акти
та доручення Президента України з установленими строками
виконання;
супровідні листи міністерств та інших установ до проектів
нормативно-правових актів України, які підготовлені на виконання
доручень Кабінету Міністрів України і надсилаються до Міністерства
на погодження.
Контролю керівництва підлягають документи, у текстах яких
зазначено про необхідність здійснення особисто керівництвом
Міністерства контролю за виконанням або доповісти про виконання
доручення керівництву вищого рівня, а також ті, що беруться на
контроль згідно з рішенням самого керівника, окремі доручення
керівництва Міністерства, накази Міністерства з визначеними
строками виконання завдань.
Низький рівень контролю мають документи, строк виконання яких
не встановлено ні законодавством, ні самими документами, ні
особисто керівництвом Міністерства. Документи з низьким рівнем
контролю розглядаються, як правило, протягом місяця.
Документи, що надсилаються до Міністерства в порядку
інформування, для врахування в роботі, до відома, на контроль не
беруться і щодо їх виконання рівень контролю відсутній.
Розгляд і встановлення строків виконання завдань, визначених
законами України, постановами Верховної Ради України, рішеннями
Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України,
актами Президента України, здійснюються Міністром особисто
(відразу після реєстрації документа).
{ Пункт 5.1.2 розділу 5 в редакції Наказу Міністерства економіки
N 226 ( v0226665-07 ) від 18.07.2007 }
5.1.3. Безпосереднє ведення контролю здійснюється:
за виконанням доручень вищих органів, наказів Міністерства,
протокольних рішень колегії Міністерства - відділом контролю за
строками та дисципліною виконання доручень органів державної
влади, та контролю та помічниками керівництва Міністерства;
за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян -
відділом контролю за строками та дисципліною виконання доручень
органів державної влади;
за виконанням документів і доручень, взятих на контроль
безпосередньо керівництвом підрозділів - працівниками, на яких ця
робота покладена начальниками підрозділів;
за ходом розгляду і своєчасним виконанням доручень
Мінекономіки, надісланих у міністерства, інші центральні органи
виконавчої влади, регіони та інші організації й установи, -
виконавцями цих документів і начальниками підрозділів.
У підрозділах Міністерства безпосередній контроль за
виконанням документів здійснює секретар, який один раз на тиждень
доповідає начальнику підрозділу про стан виконання контрольних
доручень та інших документів, на які потрібна відповідь.
Щотижня відділ контролю за строками та дисципліною виконання
доручень органів державної влади надає керівництву Міністерства
інформацію про стан виконання доручень вищих органів влади, що
перебувають у Міністерстві на контролі, із зазначенням контрольних
строків виконання. { Підпункт 5.1.3 доповнено абзацом сьомим
згідно з Наказом Міністерства економіки та з питань європейської
інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від 01.09.2003 }
Порядок здійснення контролю за виконанням документів з грифом
"Таємно" визначається режимно-секретним відділом.
5.1.4. Начальники підрозділів не рідше одного разу на тиждень
особисто перевіряють стан виконання доручень, а також розгляд
листів, що потребують відповідей, і вживають необхідних заходів,
які забезпечують їх виконання у встановлені терміни.
5.1.5. Обов'язково контролюється виконання: законів України,
постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень
Президента України, постанов, розпоряджень та протоколів засідань
Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України і
вищих органів державної влади із зазначеними термінами виконання,
запитів та звернень народних депутатів України, наказів
Міністерства, доручень у протоколах засідань колегії Мінекономіки,
протоколах робочих нарад у Міністра економіки, пропозицій, заяв і
скарг громадян.
За вказівкою керівництва Міністерства на контроль можуть
братися також інші документи, не включені в Перелік (додаток 8).
5.1.6. Відповідальність за своєчасне і якісне виконання
документа несуть особи, вказані в тексті внутрішнього розпорядчого
документа (наказі, протокольному рішенні), і особи, вказані в
резолюції Міністра економіки, його заступників і начальників
підрозділів Міністерства, а також безпосередні виконавці.
У разі, коли документ виконується кількома виконавцями,
відповідальним за організацію виконання (скликання) є виконавець,
який у резолюції вказаний першим. Йому надсилається оригінал, а
співвиконавцям - копії документа, виготовлені департаментом
документального забезпечення. Відповідальному виконавцю надається
право скликання співвиконавців.
Підрозділи-співвиконавці зобов'язані подавати свої пропозиції
підрозділу, визначеному відповідальним, не пізніше ніж за два дні
до закінчення встановленого терміну, а також всі необхідні
матеріали, що стосуються питання, яке розглядається, або даного
доручення. Співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність
за своєчасну і якісну підготовку проектів документів.
Підрозділи, відповідальні за виконання доручень, подають
листи на підпис Міністру економіки не пізніше ніж за день до
закінчення встановленого терміну, за винятком доручень з позначкою
"Терміново".
5.1.7. При розгляді пропозицій, заяв і скарг громадян
начальники підрозділів зобов'язані:
приймати обгрунтовані рішення за пропозиціями, заявами або
скаргами і забезпечувати своєчасне та правильне виконання цих
рішень;
повідомляти громадян про рішення, прийняті за їх
пропозиціями, заявами або скаргами, а в разі їх відхилення
вказувати мотиви;
систематично перевіряти стан виконання пропозицій, заяв і
скарг громадян у підрозділах і своєчасно вживати необхідних
заходів щодо поліпшення цієї роботи.
5.1.8. Забороняється направляти скарги громадян для розгляду
до тих органів або тим посадовим особам, дії чи рішення яких
оскаржуються.
5.1.9. Пропозиції, заяви і скарги громадян вважаються
виконаними лише після відповіді автору про прийняте рішення.
5.1.10. Журнал обліку громадян, що приходять на прийом до
керівництва Міністерства, веде секретар відповідної приймальної.
5.2. Терміни виконання документів
5.2.1. Доручення Президента України та його Адміністрації,
Голови Верховної Ради України, Верховної Ради України,
Прем'єр-міністра України і Кабінету Міністрів України, накази,
доручення в протоколах засідань колегії Міністерства, протоколах
робочої наради у Міністра економіки - у терміни, встановлені у цих
документах.
Проекти рішень або інформація про виконання актів та
доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів
України до Міністерства, подаються Кабінету Міністрів України за
10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання
відповідного на них доручення Кабінету Міністрів України, якщо
інший строк не зазначено в документі. { Підпункт 5.2.1 доповнено
абзацом згідно з Наказом Міністерства економіки та з питань
європейської інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від 01.09.2003 }
Датою виконання завдань, визначених законами України,
постановами Верховної Ради України, актами, дорученнями Президента
України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями
Прем'єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектів
рішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються до
Секретаріату Кабінету Міністрів України. { Підпункт 5.2.1
доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства економіки та з
питань європейської інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від
01.09.2003 }
5.2.2. Доручення без визначеного терміну повинні бути
виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з дня підписання
вищою посадовою особою, з позначкою "терміново" - протягом семи
робочих днів від дати підписання доручення вищою посадовою особою.
У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один
день. { Абзац перший підпункту 5.2.2 із змінами, внесеними згідно
з Наказом Міністерства економіки та з питань європейської
інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від 01.09.2003 }
Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом
Міністрів України Міністерству як розробнику, проводиться не
пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного
доручення, якщо в дорученні не зазначено інше. { Підпункт 5.2.
доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства економіки та з
питань європейської інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від
01.09.2003 }
Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або
доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів
України, подається Міністерством до Секретаріату Кабінету
Міністрів України разом з проектом листа Главі Адміністрації
Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.
{ Підпункт 5.2.2 доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства
економіки та з питань європейської інтеграції N 237
( v0237569-03 ) від 01.09.2003 }
5.2.3. Доручення керівництва Мінекономіки за зверненнями
міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, регіонів
та інших органів, що надходять на ім'я Міністра економіки і його
заступників - у терміни, встановлені керівництвом Мінекономіки.
5.2.4. Запити народних депутатів України, що надсилаються
Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів,
розглядаються в 10-денний строк після реєстрації в Секретаріаті
Кабінету Міністрів України.
Запити народних депутатів, що надходять безпосередньо до
Міністерства, розглядаються не більше 15 днів з дня їх реєстрації
в Міністерстві.
У разі коли запит з об'єктивних причин не може бути
розглянуто в установлений строк, письмово повідомляється про це
Голова Верховної Ради України та народний депутат, який вніс
запит, і пропонується інший строк, який при цьому не повинен
перевищувати місяць після одержання запиту. Відповідь на
депутатський запит надсилається Голові Верховної Ради України та
депутату, який його вніс, про що повідомляється Кабінет Міністрів
України.
{ Підпункт 5.2.4 в редакції Наказу Міністерства економіки та з
питань європейської інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від
01.09.2003 }
5.2.5. Звернення, народних депутатів, що надсилаються
Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів,
розглядаються в 5-денний строк після реєстрації їх у Секретаріаті
Кабінету Міністрів України.
Звернення народних депутатів та депутатів місцевих рад
народних депутатів, що надходять безпосередньо до Міністерства,
розглядаються протягом не більше 10 днів з дня їх реєстрації в
Міністерстві.
У разі неможливості проведення розгляду звернення з
об'єктивних причин у визначений строк про це повідомляється
депутатові офіційним листом з викладенням мотивів продовження
строку розгляду. Максимальний строк розгляду депутатського
звернення з урахуванням продовження не може перевищувати 30 днів з
часу його одержання.
{ Підпункт 5.2.5 в редакції Наказу Міністерства економіки та з
питань європейської інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від
01.09.2003 }
5.2.6. Пропозиції, заяви, скарги громадян повинні
вирішуватись згідно з Iнструкцією з діловодства за зверненнями
громадян у Міністерстві, розробленою на підставі постанови
Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348
( 348-97-п ) та затвердженою наказом Мінекономіки від 03.06.97
N 62, у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а
ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не
пізніше 15 днів від дня їх отримання.
5.2.7. Якщо у зверненні порушено питання, що не належать до
компетенції міністерства, то підрозділ-виконавець надсилає його до
відповідного органу чи посадовій особі в термін не більше п'яти
днів, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
5.2.8. При визначенні термінів виконання окремих видів
документів необхідно керуватись Переліком документів із
зазначенням термінів виконання (додаток 8).
5.2.9. Якщо у вхідному документі вказано термін, до якого
необхідно подати відповідь, він, як правило, має дотримуватись.
5.2.10. Термін виконання може бути змінений лише за вказівкою
посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності -
того, хто її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено
за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не менше ніж
за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а для
доручень без визначеного терміну - до закінчення 30-денного
терміну від дати його одержання.
5.2.11. Контроль за виконанням документів здійснюється з
моменту взяття документа або доручення на контроль.
5.3. Здійснення контролю за виконанням документів
5.3.1. Контроль за виконанням документів і доручень у
відділах Міністерства здійснюється за реєстраційними
(контрольними) картками (додаток 7).
5.3.2. На контрольних картках і документах, що контролюються,
ставиться штамп "Контроль", який поміщається у правому куті
першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) і в графі
два реєстраційної (контрольної) картки.
Всі документи, взяті на контроль керівництвом Міністерства і
начальниками підрозділів, повинні мати конкретні терміни
виконання.
5.3.3. Всі контрольні картки систематизуються в приймальних
керівництва Міністерства, підрозділах і відділі контролю за
строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади
у спеціальних картотеках:
у приймальних керівництва Міністерства і відділі контролю за
строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади
- за підрозділами, а в самому підрозділі - за термінами виконання.
5.3.4. Дані про хід виконання документів вносяться до графи
"Контрольні відмітки" реєстраційної (контрольної) картки.
5.3.5. Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирішено
порушені у ньому питання і кореспонденту дано відповідь по суті.
Якщо виконання не документувалося, відмітка про виконання робиться
на самому документі - запиті і контрольній картці.
Датою виконання завдань, визначених рішеннями Кабінету
Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Першого
віце-прем'єр-міністра, віце-прем'єр-міністра, які надаються
відповідно до вимог законів, постанов Верховної Ради України,
актів і доручень Президента України, вважається дата реєстрації у
Секретаріаті Кабінету Міністрів України документів, які містять
інформацію про їх виконання, або проектів відповідних
нормативно-правових актів. { Підпункт 5.3.5 доповнено абзацом
згідно з Наказом Міністерства економіки N 345 ( v0345665-05 ) від
17.10.2005 }
5.3.6. Після виконання документи знімаються з контролю.
Зняття з контролю документів провадиться працівниками підрозділів
Міністерства, про що у той же день робиться відповідна позначка у
відділі контролю за строками та дисципліною виконання доручень
органів державної влади. ( Пункт 5.3.6 в редакції Наказу
Міністерства економіки N 115 ( v0115200-99 ) від 23.09.99 )
5.3.7. Про результати виконання документів, взятих на
контроль, відділ контролю за строками та дисципліною виконання
доручень органів державної влади щомісячно готує зведення.
6. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУР I
ФОРМУВАННЯ СПРАВ
6.1. Складання номенклатур справ
6.1.1. Номенклатура справ (додаток 9) - це систематизований
перелік найменувань справ, які заводяться у діловодстві
підрозділів Міністерства, з зазначенням термінів їх зберігання.
Номенклатура складається з метою встановлення єдиної системи
формування справ, обгрунтованого розподілу документів,
забезпечення їх пошуку і обліку, відбору документів на державне
зберігання у процесі діловодства.
6.1.2. Основними принципами побудови номенклатури справ є:
одностайність у підході до обліку, систематизації, описання і
розшуку документів; застосування індексації документів, яка
забезпечує внесення у відповідні розділи номенклатури змін,
доповнень і виправлень; стабільність індексів справ.
6.1.3. Кожний підрозділ Міністерства повинен мати
номенклатуру справ, що розробляється керівництвом підрозділів із
залученням провідних спеціалістів.
Номенклатура справ підписується начальником підрозділу,
головою експертної комісії і секретарем підрозділу, погоджується з
працівником архіву Міністерства і затверджується керівником
адміністративного департаменту. Три примірники номенклатури справ
підрозділи щорічно, до 15 грудня, передають у департамент
документального забезпечення.
Громадські організації Міністерства (профком та ін.)
розробляють і погоджують із департаментом документального
забезпечення свої номенклатури справ.
6.1.4. Номенклатура справ розробляється на основі вивчення і
аналізу діяльності підрозділу. При складанні номенклатури справ
користуються Положенням про Мінекономіки, положеннями про головні
управління, управління, відділи і підвідділи, штатним розписом,
номенклатурою і описом справ за минулі роки, списком
кореспондентів, обліково-реєстраційними картотеками, Переліком
типових документів, що утворюються в діяльності органів державної
влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і
підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, Київ,
1997 (далі - Перелік).
6.1.5. У номенклатуру справ включаються всі без винятку
справи і документи, які утворюються у діяльності підрозділів
Міністерства.
У номенклатуру вносяться також незакінчені діловодством
справи, які надійшли від інших підрозділів для їх продовження, а
також всі реєстраційні картки до цих документів.
Справи з питаннями, вирішення яких триває більше одного року
(перехідні), вносяться в номенклатуру щорічно протягом всього
періоду вирішення питань із зазначенням попереднього номера
справи. Ведення справ, не врахованих у номенклатурі,
забороняється.
6.1.6. У номенклатуру справ не включаються друковані видання,
відомості Верховної Ради України, збірники указів і розпоряджень
Президента України, зібрання постанов Кабінету Міністрів України,
довідники та інші подібні документи.
6.1.7. Кожна справа, включена в номенклатуру справ
підрозділу, повинна мати індекс. Iндекси справ складаються із
позначення присвоєних підрозділам індексів і порядкових номерів
справ у межах підрозділу.
Протягом усього періоду дії номенклатури у ній необхідно
своєчасно проставляти позначки про заведення справ, передачу їх у
архів, перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування
справ.
Терміни зберігання справ у номенклатурі визначаються
відповідно до Переліку.
6.1.8. Розділами номенклатури справ підрозділу є назви
відділів та підвідділів. Першим зазначається секретаріат
підрозділу, потім відділи (підвідділи), відповідно до затвердженої
структури.
В середині розділів справи розміщуються за ступенем їх
важливості, з урахуванням взаємозв'язку документів. Як правило,
першою розміщується група справ, що включає документи вищих
органів, потім - документація Міністерства: накази, протоколи,
положення, статути, далі - програмна, звітна документація (проекти
прогнозів, програм, інше) і в кінці - листування. У групі
листування першими розміщуються справи, які містять листування з
вищими органами.
Заголовки справ зазначаються у відповідних розділах
номенклатури. Формулювання заголовків справ у номенклатурі повинні
бути стислими, конкретно відображати склад і зміст документів, що
групуються в справу, і відповідати на питання: чиї документи і про
що?
6.1.9. Якщо протягом року у підрозділах виникають нові
документовані ділянки роботи і питання діяльності, не передбачені
раніше справи, вони, за пропозицією спеціалістів підрозділів і за
погодженням з департаментом документального забезпечення,
додатково вносяться в номенклатуру. З цією метою у кожному розділі
номенклатури залишаються резервні номери.
6.1.10. Після закінчення діловодного року в номенклатурі
справ обов'язково робиться підсумковий запис, у якому вказується
кількість фактично сформованих за рік справ (томів).
Підсумковий запис скріплює підписом секретар підрозділу. Для
контролю за повною передачею документів підрозділи у зведеній
номенклатурі Міністерства роблять позначки про фактично сформовані
справи.
6.1.11. Департаментом документального забезпечення
складається зведена номенклатура справ (додаток 10), що відображає
документи всього Міністерства. Зведена номенклатура справ
складається на основі номенклатур справ підрозділів, підписується
начальником департаменту документального забезпечення, працівником
архіву, погоджується з Центральною експертною комісією
Міністерства (ЦЕК), Центральним державним архівом вищих органів
влади та управління України, і затверджується керівником
адміністративного департаменту.
Зведена номенклатура справ, як і номенклатури справ
підрозділів щорічно (не пізніше листопада - грудня)
переглядається, уточнюється. Після внесення змін номенклатура
справ передруковується і затверджується в установленому порядку.
Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню
і перепогодженню з відповідним державним органом один раз на п'ять
років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи
установи.
Зведена номенклатура справ складається у двох примірниках, на
кожному з яких повинен бути гриф погодження з архівним органом.
Установлюється такий порядок розподілу примірників номенклатури:
1-й примірник - передається в архів Міністерства для контролю
за формуванням справ у підрозділах;
2-й примірник - залишається в архівному органі, з яким
погоджується номенклатура.
Після затвердження зведеної номенклатури справ з неї
робляться виписки для використання у роботі підрозділів.
6.1.12. Розділами зведеної номенклатури справ є назви
головних управлінь, управлінь, відділів, підрозділами
номенклатури - найменування відділів в управліннях, підвідділів -
у відділах.
Як перший розділ зведеної номенклатури зазначається
адміністративно-управлінський департамент, потім - підрозділи
Міністерства відповідно до затвердженого штатного розпису. Після
підрозділів за значенням розміщуються органи і підрозділи, що
діють на громадських засадах, громадські організації.
6.2. Формування справ
6.2.1. Усі виконані документи формуються у справи відповідно
до номенклатури. Формування справ у підрозділах, як правило,
здійснюється секретарями підрозділів за безпосередньою участю
спеціалістів, які відповідають за ведення відповідних справ.
6.2.2. При формуванні справ необхідно додержуватися таких
вимог: групувати справи з документами постійного, тривалого (понад
10 років), тимчасового (до 10 років включно)* термінів зберігання;
_______________
* Постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10
років включно) - далі - постійного і тимчасового.
розміщувати документи всередині справи в порядку вирішення
питань, хронології, алфавіту, індексації (нумерації). Ці принципи
можуть комбінуватися. При цьому документ-відповідь розміщується
після документа-запиту.
Переважне значення має питальний принцип систематизації, що
передбачає розміщення документів у логічній послідовності
вирішення того чи іншого питання. Така систематизація, в основі
своїй, співпадає з розміщенням документів за їх датами
(підписання, надходження, виконання).
При хронологічному порядку розміщення документів постійного
терміну зберігання найбільш ранні документи розміщуються на
початку справи; далі необхідно:
групувати в справи документи одного діловодного року, за
винятком справ, продовження яких більше одного року викликається
необхідністю (перехідні);
перевіряти правильність оформлення кожного документа, що
підшивається до справи (наявність підписів, дати, індексу,
позначок "До справи N", засвідчувального підпису копії та ін.).
Недооформлені і неправильно оформлені документи повертаються
безпосереднім виконавцям на доопрацювання, після чого передаються
