У супровідному листі повинні точно вказуватись заголовок,
індекс і дата документа, що надсилається.
9. Доповідна записка - документ, адресований керівництву
Міністерства України або керівництву вищих органів, який містить
детальний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями
укладача.
Формуляр доповідної записки (форма 10) має такі реквізити:
Державний Герб України, найменування установи - Міністерство
економіки та з питань європейської інтеграції України, назву виду
документа (доповідна записка), дату, вихідний, індекс, місце
складання, заголовок до тексту, посада, підпис, прізвище і телефон
виконавця.
Текст доповідної записки складається з двох основних частин.
У першій викладаються факти, що стали приводом для складання
документа, у другій - висновки і пропозиції автора.
10. Телеграма - узагальнена назва різних за змістом
документів, що виділяються у зв'язку з особливим способом передачі
тексту (телеграфом).
Складати телеграми (форма 11) треба з додержанням таких
правил:
телеграми повинні складатись коротко і зрозуміло;
у телеграмі зазначають точне найменування адресата з
обов'язковим проставленням номера поштового відділення зв'язку;
текст телеграми друкують через півтора інтервала великими
літерами без абзаців;
телеграми однакового змісту, що надсилаються кільком
адресатам, підписують на першому примірнику. Засвідчені печаткою
копії готують у кількості примірників, що відповідає кількості
адресатів;
у телеграмах-відповідях перед текстом обов'язково зазначають
номер або назву того документа, на який дають відповідь;
розділові знаки в тексті телеграм проставляють скороченими
позначеннями; в кінці останнього рядка тексту телеграми
проставляють вихідний номер;
через 2 - 4 інтервали після тексту телеграми зазначають
посаду і прізвище особи, яка підписала телеграму;
у нижній частині телеграми під рискою пишуть поштову адресу
Міністерства і номер авансу. Підпис і дата підписання телеграми
проставляється під рискою;
телеграми на одну адресу друкують у трьох примірниках, один
із яких передається у відділення зв'язку, один залишається у
справах підрозділу, один - у департаменті документального
забезпечення. Телеграму на багато адрес для відділення зв'язку
готують у стількох примірниках, скільки в ній зазначено адрес;
при оформленні телеграм на відправку секретарем відділу
складається реєстр у двох примірниках.
11. Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом
документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі
тексту (передається телефоном і записується одержувачем).
Телефонограма застосовується у необхідних випадках для
оперативного вирішення службових питань з установами і
організаціями.
Телефонограми, підписані керівництвом Міністерства, передають
телефоном секретарі приймальних, а телефонограми, підписані
начальниками підрозділів або їх заступниками, передають секретарі
підрозділів. На телефонограмі позначається час її передачі,
прізвище працівника, який передав телефонограму, прізвище і номер
телефону працівника, який прийняв телефонограму.
Телефонограми, адресовані керівництву Міністерства і
начальникам підрозділів, приймають, відповідно, секретарі
приймальних або секретарі підрозділів.
12. Довідка - документ, що містить опис і підтвердження тих
чи інших фактів або подій.
Формуляр довідки має такі реквізити: Державний Герб України,
найменування установи - Міністерство економіки та з питань
європейської інтеграції України, назву виду документа (довідка),
дату, номер, місце складання, заголовок до тексту, підпис,
прізвище виконавця і номер його телефону.
13. Договір - документ, що фіксує угоду сторін про
встановлення будь-яких відносин і регулює ці відносини.
14. Доповідь - документ, що містить виклад певних питань,
висновків, пропозицій і призначений для усного виступу (форма 12).
{ Пункт 14 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства
економіки N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007 }
15. Пояснювальна записка (форма 13, 14) - документ, що
пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту,
проекту). { Пункт 15 із змінами, внесеними згідно з Наказом
Міністерства економіки N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007 }
16. Державне прогнозування економічного і соціального
розвитку - це система науково обгрунтованого передбачення напрямів
економічного і соціального розвитку, можливого стану економіки
держави у майбутньому, альтернативних шляхів і термінів його
досягнення у разі прийняття тієї чи іншої стратегії економічного
розвитку.
17. Програма економічного і соціального розвитку - визначає
цілі та стратегію вирішення економічних і соціальних проблем
розвитку, є комплексною системою ефективних шляхів і конкретних
заходів у досягненні зазначених цілей, узгоджених за термінами їх
реалізації.
18. Звіт - документ, що містить відомості про виконання
плану, завдання, підготовку і здійснення доручень та заходів, який
подається вищій установі або службовій особі.
19. Зведення - документ, який містить узагальнені відомості з
якогось питання (зведення пропозицій, зауважень, вимог тощо).
20. Список - документ, що містить перелік осіб або предметів
у певному порядку, складений з метою інформації або реєстрації.
21. Особова картка - документ, який служить для аналізу
складу і обліку руху кадрів.
22. Окреме доручення - внутрішній документ, що видається
керівництвом Міністерства для розв'язання нагальних питань
діяльності Міністерства (форма 14). { Додаток 1 доповнено пунктом
22 згідно з Наказом Міністерства економіки N 150 ( v0150665-07 )
від 29.05.2007 }
23. Зауваження і пропозиції - внутрішній, а також зовнішній
документ, що є додатком до супровідного листа Міністерства чи
доповідної записки його структурного підрозділу і стосується
позиції Міністерства чи його структурного підрозділу щодо проекту
нормативно-правового акта, що погоджується Міністерством чи його
структурним підрозділом (форма 16). Друкується на окремому чистому
аркуші паперу. { Додаток 1 доповнено пунктом 23 згідно з Наказом
Міністерства економіки N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007 }
Додаток 2
до п. 2.3.2
СКЛАД РЕКВIЗИТIВ,
які використовуються при складанні службових
документів у Мінекономіки
Формуляр-зразок установлює такий склад реквізитів:
Державний Герб України;
найменування Міністерство економіки та з питань європейської
інтеграції України;
найменування структурного підрозділу;
адресат;
резолюція;
гриф затвердження;
індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси,
номер телефону, номер телефаксу;
назва виду документа;
дата;
індекс;
посилання на індекс і дату вхідного документа;
місце складання або видання;
відмітка про контроль;
заголовок до тексту;
текст;
позначка про наявність додатків;
підпис;
гриф погодження;
позначка про засвідчення копій;
візи;
відмітка про виконання документа і направлення його до
справи;
позначка про надходження;
прізвище виконавця і номер його телефону.
У конкретних документах окремі реквізити можуть бути
відсутні.
Додаток 3
до п. 2.7.7
ВИМОГИ
до документів, що виготовляються
друкарським способом
Всі організаційно-розпорядчі документи друкуються на бланках
або на папері формату А4 (210 х 297), А5 (148 х 210) і А3 (297 х
420).
На бланку формату А4 виготовляються тільки документи великого
обсягу. Якщо друкарський текст не перебільшує семи рядків, то
документ друкується на бланку формату А5 незалежно від того, кому
він адресований.
На бланку друкується перша сторінка документа, наступний
текст розміщується на чистих аркушах паперу однакового формату і
якості з бланком.
У документах, що оформляються на двох і більше аркушах,
другий і наступні аркуші нумеруються посередині верхнього поля на
віддалі не менше 10 мм від верхнього зрізу арабськими цифрами без
слова "сторінка" та розділових знаків.
Для зручності обробки документа з усіх боків аркуша
залишаються вільні поля. Поле з лівого краю становить 20 - 35 мм,
верхнє і нижнє - не менше 10 - 20 мм, праве - не менше 8 мм.
Текст документів повинен друкуватись через півтора
міжрядкових інтервала. Допускається друкування через один
міжрядковий інтервал текстів документів формату А5. З двома
інтервалами друкуються тільки документи, призначені для усного
читання (доповіді) або для видання друкарським способом.
Окремі закінчені думки виділяються в абзаци. Перший рядок
кожного абзацу тексту друкують, відступивши п'ять знаків від межі
лівого поля, тобто текст на початку абзацу друкується з нового
рядка.
Реквізити (крім тексту), що складаються з кількох рядків,
друкуються через один міжрядковий інтервал. При цьому складові
частини реквізитів "адресат", "гриф затвердження", "позначка про
наявність додатків", "гриф погодження" слід відділяти один від
одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами.
ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра
економіки України
(Підпис) (Iніціали, прізвище)
Дата
Реквізити розділяють між собою 2-3 міжрядковими інтервалами.
Назва виду документа друкується великими літерами.
Реквізит "Підпис" друкується від шостого положення табулятора
без пропуску між ініціалами і прізвищем.
Розшифровка підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні
останнього рядка найменування посади. За наявності кількох
підписів, що розміщуються один під одним, найменування посад і
розшифровка підписів розділяються 2 - 3 міжрядковими інтервалами.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів -
28 знаків.
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків),
його дозволяється продовжувати за межі правого поля. Крапка в
кінці заголовка не ставиться.
При друкуванні використовують 8 стандартних положень
табулятора:
0 - від межі лівого поля - для реквізитів "Заголовок до
тексту", Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка",
"Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про
виконання документа і направлення його до справи", найменування
посади в реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження",
засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ",
"ВИСТУПИЛИ", "ВИРIШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";
1 - після 5 друкарських знаків від межі лівого поля - для
початку абзаців у тексті;
2 - після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і
трафаретних текстів;
3 - після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і
трафаретних текстів;
4 - після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";
5 - після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф
затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
6 - після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в
реквізиті "Підпис";
7 - після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і
трафаретних текстів.
Якщо в тексті документа є примітки або виділене в самостійний
абзац посилання на документ, що став підставою для його видання,
то слова "Примітка" і "Підстава" друкуються від нульового
положення табулятора, а текст, що до них відноситься, - через один
міжрядковий інтервал.
Найменування адресата друкується малими літерами, крім
заголовної.
Примітки: 1) Реквізити "назва виду документа" і "місце складання і
видання" на бланках з центральним розміщенням
реквізитів друкуються центровано;
2) За наявності кількох грифів погодження їх розміщують
двома вертикальними рядами. Перший ряд друкується від
нульового положення табулятора, другий - від п'ятого.
При зазначенні в адресаті прізвища особи, якій надсилається
документ, його слід друкувати малими літерами, крім заголовної.
Після прізвища перед ініціалами робиться пропуск в один
друкарський знак.
У розпорядчих документах, а також у протоколах і актах, які
не мають грифів затвердження і оформляються на основі поздовжнього
варіанта розміщення реквізитів, заголовок слід продовжувати до
межі правого поля документа.
Заголовок до тексту друкується малими літерами (крім
заголовних) через один міжрядковий інтервал.
Позначка про наявність додатка друкується через один
міжрядковий інтервал. Після слова "Додаток", яке пишеться малими
літерами, крім заголовної, ставиться двокрапка. Слова "аркуші" і
"примірники" друкуються скорочено -"арк." і "прим.".
Найменування посади в реквізиті "Підпис" друкується через
один інтервал малими літерами, крім заголовної. Якщо документ
друкується на бланку, то в найменуванні посади не зазначається
назва установи.
Слово ПОГОДЖЕНО в реквізиті "гриф погодження" друкується
великими літерами без лапок, після слова ПОГОДЖЕНО двокрапка не
ставиться. Найменування посади в цьому реквізиті розміщують через
один інтервал, причому в одному рядку може бути не більше
28 знаків. Розшифрування підпису розміщується так, щоб остання
його літера була приблизно під останньою літерою в найменуванні
посади.
Додаток 4
до п. 3.1.2
СХЕМА
документообігу в Мінекономіки
--------------------------
¦ Міністр економіки, ¦
¦ заступники Міністра ¦
¦ економіки ¦
--------------------------
¦ * *
¦ ¦ * ¦ * *
¦ ¦ ¦ * * *
¦ * *
------------ ----------- ----------------------- -------------
¦Відділення¦------¦Загальний¦----------¦ Помічники Міністра ¦-*-*-*-*-*¦ ¦-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*
¦ зв'язку ¦***** ¦ відділ ¦----------¦ економіки і його ¦********* ¦Начальники ¦******************************* ¦
------------ ----------- ¦ заступників, ¦**********¦підрозділів¦************************* * *
¦ * ¦секретарі приймальних¦*-*-*-*-*-¦ ¦*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-* * * ¦
¦* ¦ * ----------------------- ------------- ¦ *
¦* * ¦ ¦ -----------------
¦* ¦ * ¦ ¦ ¦ Виконавці ¦
¦* * ¦ ¦ -----------------
¦* ¦ *-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*--------------- * ¦
¦* *-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-¦ ¦-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-* * ¦ * *
¦******************************************************¦Секретарі ¦************************ ¦ * ¦
------------------------------------------------------¦підрозділів¦--------------------------- * *
¦ ¦****************************** ¦
¦ ¦-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*
-------------
Условні позначення
------------- вхідні документи
*-*-*-*-*-*-* внутрішні
************* вихідні
Додаток 5
до п. п. 3.2.3, 4.1.3
ПЕРЕЛIК ДОКУМЕНТIВ,
що не підлягають реєстрації службою
діловодства Мінекономіки
------------------------------------------------------------------
¦N п/п¦ Найменування видів документів ¦
¦-----+----------------------------------------------------------¦
¦ 1. ¦Повідомлення про засідання, наради, збори, ¦
¦ ¦порядок денний засідань Кабінету Міністрів України ¦
¦-----+----------------------------------------------------------¦
¦ 2. ¦Поздоровчі листи, телеграми і запрошення ¦
¦-----+----------------------------------------------------------¦
¦ 3. ¦Зведення та інформації, надіслані до відома ¦
¦-----+----------------------------------------------------------¦
¦ 4. ¦Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, ¦
¦ ¦конференцій тощо ¦
¦-----+----------------------------------------------------------¦
¦ 5. ¦Друковані видання (книги, журнали, бюлетені) ¦
¦-----+----------------------------------------------------------¦
¦ 6. ¦Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки ¦
¦-----+----------------------------------------------------------¦
¦ 7. ¦Наукові звіти за темами ¦
¦-----+----------------------------------------------------------¦
¦ 8. ¦Місячні, квартальні, піврічні звіти ¦
¦-----+----------------------------------------------------------¦
¦ 9. ¦Навчальні плани, програми (копії) ¦
¦-----+----------------------------------------------------------¦
¦ 10. ¦Графіки, наряди, заявки, рознарядки ¦
------------------------------------------------------------------
Примітка. Документи, зазначені у пунктах 5, 7, 8, 9, 10,
підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних
підрозділах Міністерства.
Додаток 6
до п. 3.6.2
Iндекс підрозділу _____
ЗВЕДЕННЯ
обліку обсягу документообігу
по _________________________ за ____________ 199_ р.
(найменування підрозділу) (місяць)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
¦ Кількість вхідної кореспонденції ¦ Кількість вихідної кореспонденції ¦
¦-------------------------------------------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------¦
¦Всього¦ доручень ¦ законів,¦ листів ¦ листів від ¦пропозицій, ¦ внутрішніх¦документів,¦Всього¦ листів до ¦у підрозділи¦ до Адміністрації ¦
¦ ¦Адміністрації ¦ указів, ¦ народних¦міністерств,¦заяв, скарг,¦ документів¦ що не ¦ ¦міністерств,¦Мінекономіки¦ Президента України, ¦
¦ ¦ Президента ¦ постанов¦депутатів¦інших цент- ¦ громадян ¦ (наказів, ¦ підлягають¦ ¦відомств та ¦ України ¦ Верховної Ради ¦
¦ ¦ України, ¦та розпо-¦ України ¦ ральних ¦ ¦протоколів,¦ реєстрації¦ ¦ інших ¦ ¦України, її комітетів,¦
¦ ¦Верховної Ради¦ ряджень ¦ ¦ органів ¦ ¦ листів та ¦ ¦ ¦організацій ¦ ¦ Кабінету Міністрів ¦
¦ ¦ України, ¦ ¦ ¦ виконавчої ¦ ¦ ін.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ України ¦
¦ ¦ Кабінету ¦ ¦ ¦ влади та ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ Міністрів ¦ ¦ ¦ інших ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ України ¦ ¦ ¦організацій ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦----------------------¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦листів ¦ листів з ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ проектами ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ законів, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ указів, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ постанов та ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ розпоряджень ¦
¦------+--------------+---------+---------+------------+------------+-----------+-----------+------+------------+------------+-------+--------------¦
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Примітка: 1. В гр. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 у чисельнику - кількість
основних документів, у знаменнику - кількість
примірників (копій) документів.
2. В гр. 9, 10, 11 у чисельнику - кількість вихідних
документів, а й знаменнику - тираж (кількість
адресатів).
3. Зведення подаються у відділ діловодства до 5 числа за
минулий місяць (кімната 436).
Секретар (Підпис) (Iніціали та прізвище)
Додаток 7
до п. п. 4.3.1, 5.3.1
------------------------------------------------------------------------------
¦МIНIСТЕРСТВО ЕКОНОМIКИ ТА З ПИТАНЬ ЄВРОПЕЙСЬКОЇ ¦2. ¦
¦ IНТЕГРАЦIЇ УКРАЇНИ ¦ ¦
¦ 1. РЕЄСТРАЦIЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА ¦---------------------------¦
¦обліку вхідних, вихідних і внутрішніх документів¦ (Контрольний термін) ¦
¦ ¦---------------------------¦
¦ ¦ (знято з контролю, ¦
¦ ¦ підпис, дата) ¦
¦------------------------------------------------+---------------------------¦
¦3. Дата надходження та індекс¦4. Кореспондент ¦6. Дата та індекс документа¦
¦документа ¦ ¦ ¦
¦------------------------------------------------+---------------------------¦
¦5. Короткий зміст ¦7. На N ¦
¦ ¦---------------------------¦
¦ ¦8. Кому направлено ¦
¦ ¦---------------------------¦
¦Лист ___ дод. ___ арк. ¦Дата ¦Iндекс ¦
¦------------------------------------------------+-----------+---------------¦
¦9. Резолюція та її автор ¦ ¦ ¦
¦ ¦-----------+---------------¦
¦ ¦-----------+---------------¦
¦ ¦-----------+---------------¦
¦ ¦-----------+---------------¦
¦ ¦-----------+---------------¦
¦ ¦-----------+---------------¦
------------------------------------------------------------------------------
Зворотний бік
10. Хід виконання
-----------------------------------------------------------------------------------
¦Дата передачі¦ Виконавець (прізвище та ¦Розписка про¦ Записи про продовження ¦
¦для виконання¦ ініціали, N телефону) ¦ одержання ¦терміну, попередню відповідь¦
¦ ¦ ¦ документа ¦ або додаткові питання ¦
¦-------------+-------------------------+------------+----------------------------¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-------------+------------------+------+------------+----------------------------¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-------------+------------------+------+------------+----------------------------¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---------------------------------------------------------------------------------¦
¦11. Контрольні відмітки ¦
¦---------------------------------------------------------------------------------¦
¦12. Дата та індекс відповіді ¦13. Адресат ¦
¦---------------------------------------------------------------------------------¦
¦14. Зміст відповіді ¦
-----------------------------------------------------------------------------------
15. З контролю зняв _________ __________________ __________
підпис прізвище дата
16. Справа Том ________ Аркушів __________ Фонд ___________
Опис _____________ Справа _________
ПОЯСНЕННЯ
до заповнення реєстраційно-контрольної
картки вхідних, вихідних і внутрішніх документів
1. Реєстраційно-контрольна картка заповнюється друкарським
способом.
2. У графі 2 зазначається термін виконання.
3. У графі 3 "Дата надходження та індекс документа" -
зазначається дата надходження документа та індекс (вхідний N),
який йому присвоєно в департаменті документального забезпечення.
4. У графі 4 "Кореспондент" пишеться назва організації,
звідки надійшов або куди надсилається документ. При реєстрації
внутрішніх документів зазначається найменування підрозділу.
5. У графі 5 "Короткий зміст" зазначається вид документа,
його заголовок або короткий зміст. При реєстрації вихідної і
внутрішньої кореспонденції також вказується, хто з керівництва
Міністерства підписав документ, виконавець і номер його телефону.
6. У графі 6 "Дата та індекс документа" проставляється дата
та індекс (вихідний N), присвоєний документу організацією-автором
документа.
7. У графі 7 "На N" при реєстрації вихідної кореспонденції
вказується, який номер документа виконується.
8. У графі 8 "Кому направлено" зазначається дата та індекс
приймальних керівництва або підрозділів Міністерства.
9. У графі 9 "Резолюція та її автор" пишеться резолюція
доручень вищих органів і керівництва Міністерства (секретарями
приймальних) і начальників підрозділів Міністерства (секретарями
підрозділів).
10. У графі 10 "Хід виконання" зазначається дата, прізвище та
ініціали виконавця, розпис про одержання або повернення документа,
записи про продовження терміну, попередню відповідь або додаткові
питання.
11. У графі 11 "Контрольні відмітки" фіксуються дані про хід
виконання доручень, які повинні мати дату перевірки і конкретні
причини затримки у виконанні документа.
12. У графі 12 "Дата та індекс відповіді" зазначається дата
та індекс (N) вихідного документа.
13. У графі 13 "Адресат" пишеться назва організації, куди
надсилається відповідь.
14. У графі 14 "Зміст відповіді" запис повинен відображати
вирішення питання по суті. Якщо письмової відповіді непотрібно,
робиться конкретний запис про те, коли, ким і як вирішено питання,
порушене в ініціативному документі.
19. У графі 15 "З контролю зняв" позначки робляться
працівниками відділу контролю за строками та дисципліною виконання
доручень органів державної влади.
Додаток 8
до п. 5.2.8
ПЕРЕЛIК
документів із зазначенням термінів виконання
Депутатський запит - не пізніше ніж у 15-денний термін з дня
його одержання або інший термін, встановлений Верховною Радою
України.
Звернення народного депутата України та депутата місцевої
ради народних депутатів - протягом не більше ніж 10 днів з дня
одержання.
Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до
зазначеного в них терміну або протягом 30 днів, а документи з
позначкою "терміново" - протягом семи робочих днів від дати
підписання документа.
Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують
термінового вирішення - до двох днів, решта - протягом 10 днів.
Термін виконання документа може бути змінений лише за
вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її
відсутності - особи, яка її заміщає. У разі потреби термін може
бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке
подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення
встановленого терміну, а щодо документа без зазначення терміну -
до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.
Підрозділи-співвиконавці зобов'язані подати свої пропозиції
підрозділу, визначеному відповідальним, не пізніше ніж за два дні
до закінчення встановленого терміну.
Підрозділи, відповідальні за виконання доручень, подають
листи на підпис Міністру економіки не пізніше ніж за день до
закінчення встановленого терміну, за винятком доручень з позначкою
"Терміново".
Додаток 9
до п. 6.1.1
МIНIСТЕРСТВО ЕКОНОМIКИ ТА З ПИТАНЬ ЗАТВЕРДЖЕНО
ЄВРОПЕЙСЬКОЇ IНТЕГРАЦIЇ УКРАЇНИ Керівник адміністративного
(Мінекономіки України) департаменту Мінекономіки України
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ (Підпис) (Iніціали, прізвище)
_____ N _______________ Дата
на ____________ рік
_________________________________________________
_________________________________________________
(Назва підрозділу)
-------------------------------------------------------------------------------------
¦N п/п¦Iндекс¦Найменування справи¦ Кількість ¦Термін зберігання¦ Примітка ¦
¦ ¦справи¦ (тому, частини) ¦справ (томів,¦ (тому, частини) ¦(відповідальний за¦
¦ ¦ ¦ ¦ частин) ¦ та стаття за ¦ ведення справ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Переліком ¦ та ін.) ¦
¦-----+------+-------------------+-------------+-----------------+------------------¦
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
-------------------------------------------------------------------------------------
ОСТАННЯ СТОРIНКА
Начальник підрозділу (Підпис) (Iніціали та прізвище)
Відповідальний за ведення
діловодства у підрозділі
(Посада) (Підпис) (Iніціали та прізвище)
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Голова ЕК підрозділу Працівник архіву
(Посада) (Підпис) департаменту документального забезпечення
(Iніціали та прізвище) (Посада) (Підпис)
(Iніціали та прізвище)
Підсумковий запис про кількість та категорії справ:
----------------------------------------------------------------------
¦ За термінами зберігання ¦Всього¦ У тому числі ¦
¦----------------------------------+------+--------------------------¦
¦ ¦ ¦перехідних¦з позначкою ЕПК¦
¦----------------------------------+------+----------+---------------¦
¦Постійного ¦ ¦ ¦ ¦
¦----------------------------------+------+----------+---------------¦
¦Тимчасового (понад 10 років) ¦ ¦ ¦ ¦
¦----------------------------------+------+----------+---------------¦
¦Тимчасового (до 10 років, включно)¦ ¦ ¦ ¦
¦----------------------------------+------+----------+---------------¦
¦До того, як мине потреба ¦ ¦ ¦ ¦
¦----------------------------------+------+----------+---------------¦
¦Всього ¦ ¦ ¦ ¦
----------------------------------------------------------------------
Підсумкові відомості, передані до архіву департаменту
документального забезпечення
Найменування посади того,
хто передав зведення
(Дата) (Підпис) (Iніціали та прізвище)
