|п/п|поступ-| и N, дата |копиро-|фондов|описей| дел, |страховом | фонде |чание |
| | ления |документа, |вания | | |включенных| фонде |пользования| |
| | или |по которому| | | |в единицу | (кол-во | (кол-во | |
| |выбытия| поступили | | | |хранения | ед. хр.) | ед. хр.) | |
| |ед. хр.| или выбыли| | | |страхового|-----------+-----------| |
| | | ед. хр. | | | | фонда |посту-|вы- |посту-|вы- | |
| | | | | | | | пило |было| пило |было| |
|---+-------+-----------+-------+------+------+----------+------+----+------+----+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
-----------------------------------------------------------------------------------------
Итого поступило в __________ год _________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
страхового фонда, ____________________ ед. хр. фонда пользования;
(цифрами и прописью)
выбыло __________________________________ ед. хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
и ______________________________________ ед. хр. фонда пользования
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую итоговую
запись Подпись Расшифровка
подписи
Заведующий Подпись Расшифровка
ведомственным архивом подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма книги учета поступления и
выбытия страхового фонда и
фонда пользования
Приложение 21
к п.п. 5.7.7, 8.2.2
Гриф ограничения допуска
Наименование государственного архива*
___________________
* Заполняется в государственном архиве.
ОПИСЬ N __________
страхового фонда
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа описи
страхового фонда
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя организации подписи
Дата
---------------------------------------------------------------------
| N п/п | Дата | Кол-во |Кол-во | Сведения о делах, |Приме-|
| ед. хр. |копиро-| кадров | дел |входящих в единицу |чание |
|страхового|вания |в ед. хр. | вклю- |хранения страхового | |
| фонда |доку- |страхового|ченных | фонда | |
| |ментов | фонда |в ед. хр.|--------------------| |
| | | | |номера|номера|номера| |
| | | | |фондов|описей| дел | |
|----------+-------+----------+---------+------+------+------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
---------------------------------------------------------------------
Всего на 01.01. __________ года в опись включено _________________
(цифрами и прописью)
ед. хр., с N __________ по N __________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________ кадров м/ф страхового фонда
(цифрами и прописью)
скопировано ___________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника ведомственного
архива, составившего
итоговую запись Подпись Расшифровка
подписи
Заведующий ведомственным Подпись Расшифровка
архивом подписи
Дата
ОДОБРЕНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного
учреждения
от ______________ N ___________ от _____________ N ____________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма описи страхового фонда
Приложение 22
к п. 7.1.6, 8.2.2, 11.2.9
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя организации подписи
Дата
Фонд N _____________
ОПИСЬ N ____________
дел постоянного хранения
за ____________ год
__________________________________________________________________
Название раздела (структурного подразделения организации)
------------------------------------------------------------------
| N |Индекс|Заголовок дела| Дата дела |Кол-во листов|Примечание|
|п/п| дела |(тома, части) |(тома, части)| в деле | |
| | | | |(томе, части)| |
|---+------+--------------+-------------+-------------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N ________________ по N ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Заведующий ведомственным Подпись Расшифровка
архивом (лицо, подписи
ответственное за архив)
Дата
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)
учреждения Наименование организации
от ___________ N ___________ от ___________ N ___________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма годового раздела сводной
описи дел постоянного хранения
Приложение 23
к пп. 7.1.14, 7.2.4
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ N _____________ (ф. N ___________)
Всего в настоящей описи пронумеровано ____________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера: _______________
пропущенные номера: _____________
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника ведомственного подписи
архива, ответственного за учет
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа-заверителя описи
дел
Приложение 24
к пп. 7.2.5, 7.4.7
__________________________________________________________________
(название государственного архива*),
___________________
* Заполняется в государственном архиве.
__________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд N __________
ОПИСЬ N ________
__________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел ________________________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа законченной описи дел
постоянного хранения
Приложение 25
к пп. 7.3.3, 7.3.6, 8.2.2
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя организации подписи
Дата
Фонд N __________
ОПИСЬ N __________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения
за ________________ год
---------------------------------------------------------------------
| Название раздела (структурного подразделения организации) |
|-------------------------------------------------------------------|
| N |Индекс|Заголовок дела| Дата дела |Срок хранения|Кол-во|Приме-|
|п/п| дела |(тома, части) |(тома, части)| дела (тома, |листов|чание |
| | | | | части) |в деле| |
| | | | | |(томе,| |
| | | | | |части)| |
|---+------+--------------+-------------+-------------+------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
---------------------------------------------------------------------
В данный раздел описи внесено _____________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N ________________ по N ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя подписи
Дата
Заведующий архивом (лицо, Подпись Расшифровка
ответственное за архив) подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ N ___________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма годового раздела сводной
описи дел временного (свыше 10
лет) хранения
Приложение 26
к пп. 5.6.7, 7.4.3, 8.2.2
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя организации подписи
Дата
Фонд N _____________
ОПИСЬ N ___________
дел по личному составу
за _____________ год
---------------------------------------------------------------------
| Название раздела |
|-------------------------------------------------------------------|
| N |Индекс|Заголовок дела| Дата дела |Срок хранения|Кол-во|Приме-|
|п/п| дела |(тома, части) |(тома, части)| дела (тома, |листов|чание |
| | | | | части) |в деле| |
| | | | | |(томе,| |
| | | | | |части)| |
|---+------+--------------+-------------+-------------+------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
---------------------------------------------------------------------
В данный раздел описи внесено_______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N ________________ по N ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя подписи
Дата
Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка
(инспектор по кадрам) подписи
Дата
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного
учреждения
от ______________ N ___________ от ______________ N __________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма годового раздела сводной
описи дел по личному составу
Приложение 27
к пп. 8.2.2, 8.2.4
__________________________________________________________________
(наименование организации)
__________________________________________________________________
(название ведомственного архива)
КНИГА
учета поступления и выбытия
документов
Том N _____________
Начат ______________
Окончен ____________
Формат А3 (297 х 420 мм)
Форма титульного листа к книге
учета поступления и выбытия
документов
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата |Наимено- |Название,|Название|Крайние|Поступление описанных| Выбытие описанных | Неописанных |Приме-|
|п/п|поступ-| вание | номер |и номер | даты | документов | документов | дел, доку- |чание |
| |ления |органи- | и дата |фонда, |посту- |---------------------+--------------------|ментов, листов| |
| | или | зации | доку- |описи и |пивших | количество дел | количество дел | | |
| |выбытия|(струк- | мента, |посту- |или вы-|---------------------+--------------------+--------------| |
| | |турного |подтверж-|пивших |бывших |постоя-|времен-|по |постоя-|времен-|по |посту-|вы- | |
| | |подраз- |дающего |или вы- |доку- |нного | ного |лич- |нного | ного |лич-|пило |было | |
| | |деления, |поступ- |бывших |ментов,| хра- | хра- |ному | хра- | хра- |ному| | | |
| | | лица, |ление | доку- |вклю- |нения |нения |сос- |нения |нения |сос-| | | |
| | |архива), | или |ментов |ченных | | |таву | | |таву| | | |
| | | от |выбытие | |в опись| | | | | | | | | |
| | |которой | доку- | | | | | | | | | | | |
| | | посту- |ментов | | | | | | | | | | | |
| | | пили | | | | | | | | | | | | |
| | | (или | | | | | | | | | | | | |
| | |выбыли) | | | | | | | | | | | | |
| | |документы| | | | | | | | | | | | |
|---+-------+---------+---------+--------+-------+-------+-------+-----+-------+-------+----+------+-------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Итого в _______________ году поступило _______________________ дел
(цифрами и прописью)
(+ документов, листов), в том числе:
показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;
выбыло __________________ дел (+ документов, листов), в том числе:
(цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.
Наименование должности
лица, составившего
итоговую годовую
запись Подпись Расшифровка
подписи
Заведующий ведомственным
архивом Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А3 (297 х 420 мм)
Форма книги учета поступления и
выбытия документов
Приложение 28
к пп. 5.6.8, 8.2.2, 8.2.5
Наименование организации
Название ведомственного архива
СПИСОК ФОНДОВ
Том N _____________
Начат ______________
Окончен ____________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа списка
фондов
------------------------------------------------------------------
| N |Название |Дата первого | Отметка о выбытии | Примечание |
|фонда| фонда |поступления | фонда | |
| | |документов |-------------------| |
| | | фонда | Куда | Дата и N | |
| | | | выбыл| доку- | |
| | | | | мента, на | |
| | | | | основании | |
| | | | | которого | |
| | | | | выбыл | |
|-----+----------+-------------+------+------------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
На 01.01. ____ года в список включены фонды с N ______ по N ______
Всего хранится в архиве __________________________ фондов, из них:
(цифрами и прописью)
_______________________ содержат особо ценные дела.
(цифрами и прописью)
Номера свободные:
Наименование должности
работника ведомственного
архива, составившего годовую Подпись Расшифровка
итоговую запись подписи
Заведующий ведомственным Подпись Расшифровка
архивом (лицо, ответственное подписи
за архив)
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма списка фондов
Приложение 29
к пп. 5.6.6, 5.6.9, 8.2.2, 8.2.7
ЛИСТ ФОНДА N __________
__________________________ __________________________ ______________________
(местонахождение фонда (дата первого поступления (дата посылки карточки
(наименование организации, документов фонда) фонда в архивное
где хранится фонд) учреждение)
--------------------------------------------------------------------------------
| Крайние даты | Название фонда |
|каждого названия | |
| фонда | |
|-------------------------+----------------------------------------------------|
| 1 | 2 |
--------------------------------------------------------------------------------
1. Учет неописанных документов
--------------------------------------------------------------------------------
| Дата |Название, N и | Поступление | Выбытие | Наличие (остаток) |
|записи|дата документа, |----------------+----------------+-------------------|
| | по которому |Кол-во |Крайние |Кол-во |Крайние | Всего дел, |
| | поступили или | дел, | даты | дел, | даты | документов, |
| |выбыли документы |доку- | дел и |доку- | дел и | листов |
| | |ментов,| доку- |ментов,| доку- | |
| | |листов |ментов |листов |ментов | |
|------+-----------------+-------+--------+-------+--------+-------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
--------------------------------------------------------------------------------
2. Учет описанных документов
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Дата |Номер|Крайние|Название |Посту-| Выбыло | Наличие (остаток) |Замикро-|
|записи|описи| даты | описи |пило |------------------------+------------------------------------------|фильми- |
| | дел | дел | или |дел |Дел| Осно- |В том числе |Всего| В том числе |ровано |
| | |описи |аннотация | | | вание | по описям, |дел в|------------------------------------| дел |
| | | |документов| | |выбытия|утвержденным|фонде|постоянного хранения | по л/с |постоя- |
| | | | | | |(назва-| ЭПК | |------------------------+-----------|нного |
| | | | | | | ние, |------------| |дел|крайние| из них по |дел|крайние|хранения|
| | | | | | |дата, N|дел|крайние | | | даты | описям, | | даты | |
| | | | | | | доку- | | даты | | | дел |утвержденным| | дел | |
| | | | | | |мента) | | дел | | | | ЭПК | | | |
| | | | | | | | | | | | |------------| | | |
| | | | | | | | | | | | |дел|крайние | | | |
| | | | | | | | | | | | | | даты | | | |
| | | | | | | | | | | | | | дел | | | |
|------+-----+-------+----------+------+---+-------+---+--------+-----+---+-------+---+--------+---+-------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11| 12 | 13| 14 | 15| 16 | 17 |
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа фонда
Приложение 30
к пп. 8.2.3, 8.2.8
КАРТОЧКА ФОНДА N
__________________________________________________________________
(место хранения фонда - наименование организации, в архиве
которой хранится фонд)
__________________________________________________________________
(дата первого поступления документов фонда в архив)
------------------------------------------------------------------
|Крайние даты каждого названия | Название фонда |
| фонда | |
|-------------------------------+--------------------------------|
------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148 х 210 мм)
Форма карточки архивного фонда
(лицевая сторона)
Учет изменений в составе и объеме фонда
---------------------------------------------------------------------------------
| |на 01.01.__г.|на 01.01.__г.|на 01.01.__г.|на 01.01.__г.|
|-----------------------+-------------+-------------+-------------+-------------|
|Всего дел в фонде | | | | |
|-----------------------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| | |Всего | | | | |
| | |дел | | | | |
| |Посто- |--------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| |янного |Крайние | | | | |
| |хранения |даты дел| | | | |
| | |--------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| | |Внесено | | | | |
| | |в описи,| | | | |
| | |утверж- | | | | |
| | |денные | | | | |
| | |ЭПК, в | | | | |
| | |том | | | | |
| | |числе | | | | |
| | |ОЦД | | | | |
| | |(знаме- | | | | |
| | |натель) | | | | |
| | |--------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| | |Крайние | | | | |
|из | |даты дел| | | | |
|них|----------+--------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| | |Всего | | | | |
| | |дел | | | | |
| | |--------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| | |Крайние | | | | |
| | |даты дел| | | | |
| |По личному|--------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| |составу |Внесено | | | | |
| | |в описи,| | | | |
| | |согласо-| | | | |
| | |ванные | | | | |
| | |с ЭПК | | | | |
| | |(крайние| | | | |
| | |даты | | | | |
| | |дел) | | | | |
| | |--------+-------------+-------------+-------------+-------------|
| | |Наличие | | | | |
| | |неопи- | | | | |
| | |санных | | | | |
| | |доку- | | | | |
| | |ментов | | | | |
| | |(дел, | | | | |
| | |доку- | | | | |
| | |ментов, | | | | |
| | |листов) | | | | |
|-----------------------+-------------+-------------+-------------+-------------|
|Замикрофильмировано дел| | | | |
---------------------------------------------------------------------------------
Заведующий ведомственным Подпись Расшифровка
архивом (лицо, ответственное подписи
за архив)
Дата
Форма карточки архивного фонда
(оборотная сторона)
Приложение 31
к пп. 10.2.4, 10.2.7
Наименование организации 630082, Новосибирск,
ул. Жуковского,
105/2, кв. 5.
т. Петрову Б.И.
АРХИВНАЯ СПРАВКА
31.06.83 N 04-5/173
Москва
На N 310 от 25.06.83
В документах архивного фонда Всероссийского объединения
хлебопродуктов "Росхлебопродукт", в ведомостях на выдачу
заработной платы рабочим и служащим за апрель - декабрь 1962 г.,
значится Петров Борис Иванович в должности инженера.
Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105 - 106.
Справка выдана для предоставления по месту работы.
Наименование должности
руководителя (структурного
подразделения, в состав
которого входит архив)
организации Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом (лицо,
ответственное за архив
организации) Подпись Расшифровка подписи
Формат А4 (210 х 297 мм)
или А5 (148 х 210 мм)
Образец архивной справки
Приложение 32
к п. 10.5.5
Наименование организации
Название ведомственного архива
АНКЕТА ИССЛЕДОВАТЕЛЯ
Фамилия __________________________________________________________
Имя __________________________ Отчество _________________________
Год рождения _________________ Национальность ____________________
Партийность ______________________________________________________
Место работы и должность _________________________________________
__________________________________________________________________
Образование, ученая степень, звание ______________________________
Тема, хронологические границы исследования _______________________
__________________________________________________________________
Адрес, телефон служебный _________________________________________
Адрес, телефон домашний __________________________________________
__________________________________________________________________
Серия и N паспорта, когда, кем выдан _____________________________
С правилами работы в читальном зале архива ознакомлен, даю
обязательство их выполнять _______________________________________
(подпись исследователя)
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма анкеты исследователя
Приложение 33
к п. 10.6.4
Наименование организации
Название ведомственного архива
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ
ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ И ИХ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
Начат _______________
Окончен _____________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа журнала
регистрации исследователей и их
личных дел
------------------------------------------------------------------
| N |Фамилия, имя, отчество| N личного | N личного |
|п/п| исследователя | дела | дела исследователя, |
| | | исследователя| ранее работавшего |
| | | | в читальном |
| | | | зале архива |
|---+----------------------+--------------+----------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
------------------------------------------------------------------
Итого в _________ году в читальном зале архива работало __________
(цифрами и
____________________ исследователей.
прописью)
Наименование должности
сотрудника ведомственного
архива, составившего запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма журнала регистрации
