Форма журнала регистрации
исследователей и их личных дел
Приложение 34
к п. 10.5.4
Наименование организации
Название ведомственного архива
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ
ИССЛЕДОВАТЕЛЯМИ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА
Начат ________________
Окончен _____________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа журнала
регистрации посещений
исследователями читального зала
------------------------------------------------------------------
| N | Дата посещения | Фамилия, инициалы |
|п/п| | исследователя* (разборчиво) |
|---+-------------------------+----------------------------------|
| 1 | 2 | 3 |
------------------------------------------------------------------
___________________
* Графа заполняется исследователем.
Итого в ____________________ году количество посещений читального
зала исследователями составило __________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
сотрудника ведомственного
архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма журнала регистрации
посещений исследователями
читального зала
Приложение 35
к пп. 5.5.5, 10.6.5
Наименование организации
Название ведомственного архива
КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА
Начата _________________
Окончена _______________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа книги
выдачи дел из хранилища
-------------------------------------------------------------------
| N | Дата |Фонд|Опись|Дело| Кому |Расписка в| Дата |Расписка в |
|п/п|выдачи| N | N | N |выдано|получении |возврата|возвращении|
| | дел | | | | | дела | дела | дела |
|---+------+----+-----+----+------+----------+--------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
-------------------------------------------------------------------
Итого в ______ году выдано из хранилища N _____________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника, составившего
итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма книги выдачи дел из
хранилища
Приложение 36
к п. 11.1
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ
Директор государственного Наименование должности
архива руководителя организации
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
СПИСОК ЛИЦ,
архивы которых подлежат учету в
ведомственном архиве
---------------------------------------------------------------------
| N |Фамилия, |Основные | Ученая | Наличие | Адрес |Приме-|
|п/п| имя, | места | степень, |документов | места |чание |
| |отчество, |работы и | ученое |и сведений | хранения | |
| |годы жизни|занимаемые|(почетное)| об их | архива; | |
| | |должности | звание, | передаче | сведения | |
| | | |правитель-|на государ-|о владельце| |
| | | | ственные |ственное | архива | |
| | | | награды |(ведомст- | (адрес, | |
| | | | | венное) | телефон | |
| | | | |хранение | и т. д.) | |
|---+----------+----------+----------+-----------+-----------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
---------------------------------------------------------------------
Итого в список включено ______ лиц - владельцев архивов. ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Заведующий от ________ N _________
ведомственным
архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма списка лиц, архивы
которых подлежат учету в
ведомственном архиве
Приложение 37
к п. 11.1
В __________________________________________________________
(наименование организации и ведомственного архива)
от ________________________________________________________,
(фамилия, имя, отчество)
ей
проживающ --- _____________________________________________,
его (домашний адрес)
_________________________ телефон __________________________
паспорт серии _________________ N __________________________
выдан "_______" ________________________ __________________
(число) (месяц) (год)
отд. милиции _______________________________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять на временное хранение документы _______________
_________________________________________ согласно сдаточной описи
(фамилия, имя, отчество владельца документов)
с последующей передачей их на постоянное государственное хранение
в ________________________________________________________________
(наименование госархива)
Подпись (разборчиво) ______________________
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма заявления владельца документов личного
происхождения о передаче их на хранение в ведомственный архив
Приложение 38
к п. 11.1
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Название ведомственного архива Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
АКТ подписи
_____________ N ____________
____________________________ Дата
(место составления) Гербовая печать организации
приема-передачи документов
личного происхождения на
временное хранение в
ведомственный архив
Основание: заявление владельца документов личного
происхождения ________________________________________ от "______"
(Ф.И.О. владельца документов)
__________________ г. о приеме документов на временное хранение в
__________________________________________________________________
(наименование организации и название ведомственного архива)
с последующей передачей их на постоянное государственное хранение
в ________________________________________________________________
(название госархива)
В соответствии с заявлением _____________________________ передает
(Ф.И.О. владельца документов)
лично ему(ей) принадлежащие документы, а ________________________
(наименование организации
_________________________________ принимает на временное хранение
и название ведомственного архива)
на срок ___________________ документы ____________________________
(Ф.И.О. владельца документов)
согласно сдаточной описи N ______ в количестве________ документов.
По истечении указанного срока хранения ___________________________
(наименование организации и
_____________________________________ обязуется передать документы
название ведомственного архива)
______________________________ в полном составе на государственное
(Ф.И.О. фондообразователя)
хранение в _______________________________________________________
(название госархива)
С момента подписания настоящего акта документы являются
государственной собственностью и входят в состав Государственного
архивного фонда СССР.
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
владельца подписи заведующего подписи
документов ведомственным
архивом
Подпись председателя Расшифровка
ЦЭК (ЭК) организации подписи
Дата
В книге учета поступления и выбытия документов произведена
запись N __________, документы отнесены к фонду N _________
Наименование должности
работника архива, сделавшего
запись в книге учета
поступления и выбытия Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта приема-передачи документов личного
происхождения на временное хранение в ведомственный архив
Приложение 39
к п. 11.1
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ
документов _______________________________
(Ф.И.О. владельца документов)
Фонд N _____________
------------------------------------------------------------------
|N п/п|Заголовки временных дел|Количество документов| Примечание |
| | | в деле | |
|-----+-----------------------+---------------------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
------------------------------------------------------------------
ИТОГО в сдаточной описи учтено _______________________ документов,
(цифрами и прописью)
составляющих __________________________ временных дел.
(цифрами и прописью)
Опись составил:
Наименование должности
работника архива,
составившего опись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Председатель ЦЭК (ЭК)
организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма сдаточной описи документов личного
происхождения
Приложение 40
к п. 11.3.1
АКТ УТВЕРЖДАЮ
________________ N ____________ Наименование должности
_______________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
описания документов личного подписи
происхождения
Дата
Фонд N ___________________________________________________________
(название фонда)
по состоянию на ____________________________ в фонде N ________ по
(дата начала работы)
учетным данным числилось ____________________ описей, ____________
временных дел (единиц хранения), _____________________ документов.
В процессе описания сформировано ____________________ дел (единиц
хранения), выделено не подлежащих хранению _________________
документов (листов), ___________________ дел; возвращено владельцу
_____________________ документов (листов), ___________________ дел
(единиц хранения).
Вновь составлена опись N ________________ на ________________ дел.
По состоянию на ____ ______________________ в фонде N ____________
(дата завершения работ)
числится __________________ описей, __________________ дел (единиц
хранения) за ________________ годы.
Проведены следующие виды работ ___________________________________
(перечисляются виды проведенных
__________________________________________________________________
работ, кроме описания документов)
в объемах: _______________________________________________________
__________________________________________________________________
(каталогизация; выявление дел, требующих реставрации)
К описи составлен следующий научно-справочный аппарат ____________
__________________________________________________________________
(предисловие, оглавление, указатели)
Работу выполнили _______________________ Подписи Расшифровка
(наименования должностей) подписей
Работу принял заведующий
ведомственным архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата
Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации
протокол N __________ от _________________________________
Опись утверждена ЭПК архивного учреждения
протокол N __________ от _________________________________
Изменения в учетные документы внесены
Заведующий ведомственным
архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата
Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве
_________ дел (документов) на л.
Подпись владельца архива Расшифровка подписи
Дата
Председатель ЦЭК (ЭК) организации
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта описания документов
личного происхождения
Приложение 41
к пп. 11.3.2, 13.2.4, 14.2.4
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Директор
руководителя организации государственного архива
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Гербовая Дата Гербовая
печать печать
организации организации
АКТ
_______________ N _______________
_________________________________
(место составления)
приема-передачи документов
на государственное хранение
Основание: Положение о Государственном архивном фонде СССР,
утвержденное постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля
1980 г. N 274.
В связи с ___________________________________________________
(истечением срока хранения документов
__________________________________________________________________
(название фонда) в организации, ликвидацией
организации и т. д.)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а ______________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии
за ______________ и справочный аппарат к ним:
(годы)
------------------------------------------------------------------
| N | Название,| Кол-во | Кол-во дел| Кол-во | Примечание|
|п/п | N описи |экземпляров | (ед. хр.)| страховых| |
| | | описи |-----------| копий | |
| | | | Кол-во ОЦД| | |
|----+----------+------------+-----------+-----------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Итого принято _______________________________ ед. хр. (в том числе
(цифрами и прописью)
страховых копий)
В государственном архиве фонд N _____________
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименования должностей лиц, Наименования должностей лиц,
производивших передачу производивших прием
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта приема-передачи документов на
государственное хранение
Приложение 42
к п. 12.3.4
Наименование организации, в УТВЕРЖДАЮ
составе или при которой Наименование должности
функционирует ведомственный руководителя организации*
архив
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
___________________
* Или директора ведомственного архива, если последний является
самостоятельным учреждением.
ПЛАН
работы _____________________________________ на __________ год
(название ведомственного архива)
-------------------------------------------------------------------------
| N |Название раздела| Единица |Объем | Бюджет | Срок |Испол-|Приме-|
|п/п| и наименование |измерения|работы|рабочего|исполнения|нитель|чание |
| | вида работы | работы | |времени | | | |
|---+----------------+---------+------+--------+----------+------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
-------------------------------------------------------------------------
Заведующий ведомственным
архивом (лицо, ответственное
за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма годового плана работы
ведомственного архива
Приложение 43
к п. 12.4.6
КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ
1. Общие сведения об организации
Наименование организации и ее
непосредственная подчиненность ___________________________________
___________________________________
Адрес организации ________________________________________________
Название архива ________________________________________________
Адрес архива ________________________________________________
Название, дата и N документа
Об образовании организации ______________________________________
О реорганизации организации ______________________________________
О ликвидации организации ______________________________________
Фамилия, имя, отчество, N телефона
Руководителя организации _________________________________________
Начальника управления делами
(Управляющего делами, начальника
общего или 1-го отдела) _________________________________________
Начальника канцелярии _________________________________________
Председателя ЦЭК (ЭК) _________________________________________
Заведующего архивом или лица,
ответственного за архив _________________________________________
Дата и N приказа о назначении
лица, ответственного за архив ____________________________________
2. Дата согласования или утверждения нормативнометодических и
плановых документов
Положения об архиве ______________________________________________
Инструкции по ведению делопроизводства ___________________________
Номенклатуры дел организации _____________________________________
Плана-графика передачи дел
в ведомственный архив _____________________________________
Положения о ЦЭК (ЭК) организации _________________________________
Плана-графика рассмотрения описей
ЭПК архивного учреждения _________________________________________
Плана-графика передачи дел в госархив ____________________________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма карточки учета работы с организацией
(лицевая сторона)
3. Сведения о проверках работы ведомственного архива
------------------------------------------------------------------
| Дата |Организация, | Основные | Результаты | Примечание |
|проверки |осуществившая |предложения| реализации | |
| | проверку | по итогам | предложений| |
| | | проверки | | |
|---------+--------------+-----------+------------+--------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
4. Сведения об упорядочении и передаче дел в госархив
---------------------------------------------------------------------------------------------
|Дата и N | Кол-во |Крайние|Утверждение | Одобрение описей ЭПК |Согласование с |
|протокола| дел | даты |описей ЭПК | | ЭПК описей на |
| ЭПК или |(ед. хр.),| дел |------------+---------------------------------|дела по личному|
| акта |переданных| | дела |особо ценных| копий страхового | составу |
|о приеме-|в госархив| |постоянного | дел | фонда | |
|передаче | | | хранения | | | |
| дел | | |------------+------------+--------------------+---------------|
| | | |кол-во|край-|кол-во|край-|кол-во|кол-во |край-|кол-во |край- |
| | | |дел |ние | дел |ние | ед. |ед. хр.|ние |дел |ние |
| | | | |даты | |даты |учета | |даты | |даты |
| | | | |дел | |дел | | |дел | |дел |
|---------+----------+-------+------+-----+------+-----+------+-------+-----+-------+-------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
---------------------------------------------------------------------------------------------
Форма карточки учета работы с организацией
(оборотная сторона)
Приложение 44
к п. 14.1.1
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
_____________ N _____________ Наименование должности
_____________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
приема-передачи при смене подписи
заведующего архивом (лица,
ответственного за архив) Дата
Дата
В соответствии с приказом от __________________ N ________________
___________________________ передал, а ___________________________
(Ф.И.О. передающего) (Ф.И.О. принимающего)
принял в присутствии комиссии (третьего лица), образованной на
основании данного приказа, в составе председателя
_______________________ и членов _______________________ документы
(Ф.И.О.) (Ф.И.О.)
архива, страховые копии документов за _____________________ годы и
учебно-справочный аппарат к ним;
-----------------------------------------------------------------
| N |Название|Количество |Количество |Количество| Примечание |
|п/п|и номер |экземпляров|принятых | ед. хр. | |
| | описи | описи | дел - |страхового| |
| | | |числитель, | фонда | |
| | | |знаменатель - | | |
| | | |количество | | |
| | | | ОЦД | | |
|---+--------+-----------+--------------+----------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
-----------------------------------------------------------------
ИТОГО принято _______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе ____________________________________ особо ценных дел;
(цифрами и прописью)
______________________________________ ед. хр. страхового фонда и
(цифрами и прописью)
_____________________________ описей в ___________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
экземплярах.
Состояние документов, страхового фонда и описей:
__________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются __________________________________________
(виды НСА и их объемы, состояние)
Состояние помещения архива:
__________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Наличие и состояние оборудования и инвентаря:
__________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Передал: Подпись Расшифровка подписи
Принял: Подпись Расшифровка подписи
Председатель комиссии
(Третье лицо) Подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии: Подписи Расшифровка подписей
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта приема-передачи при смене заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
