утверждается руководителем организации. Первый экземпляр
номенклатуры дел на каждый год хранится не менее 10 лет.
Требования к заполнению формы номенклатуры дел
2.1.33. Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел
проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.
Индекс состоит из установленного в организации цифрового
обозначения структурного подразделения (направления деятельности),
общественной организации и порядкового номера заголовка дела по
номенклатуре в пределах структурного подразделения (общественной
организации) или организации в целом. Этот порядок индексирования
закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы дел
обозначаются арабскими цифрами. Например: 12 - 05, где 12 -
обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела
по номенклатуре.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
При наличии в организации классификатора вопросов
деятельности индекс дела состоит из цифрового обозначения
структурного подразделения, условного цифрового обозначения
вопроса по классификатору и порядкового номера заголовка дела в
пределах структурного подразделения (общественной организации) или
организации в целом. Например: 12 - 25 - 05, где 12 обозначение
структурного подразделения, 25 - условное обозначение вопроса по
классификатору, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений
(направлений деятельности).
2.1.34. Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел. В
графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки
дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций,
располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя
организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих
плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по
корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по
алфавиту корреспондентов или географических названий.
2.1.35. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании
календарного года.
2.1.36. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера
статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его
отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру дел или другое
основание для установления срока хранения дела.
При включении в номенклатуру заголовков, содержащих
документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или
ведомственным перечнями документов, срок их хранения
устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по
представлению ведомственного архива и ЦЭК (ЭК) организации.
2.1.37. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия
номенклатуры службой делопроизводства указываются названия
перечней документов с указанием сроков их хранения, использованных
при определении сроков хранения дел при составлении номенклатуры
дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о
выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за
формирование дел, о передаче дел в другую организацию для
продолжения и др.
В этой же графе при переносе информации с традиционного
носителя на машинный делается пометка с указанием индекса
машиночитаемого документа. При пользовании организацией
вычислительным центром (ВЦ) коллективного пользования или другим
сторонним ВЦ пометка дополняется сведениями о местонахождении
машиночитаемого документа.
2.1.38. По окончании календарного года службой
делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей),
отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся
в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном
порядке сообщаются ведомственному архиву, о чем в номенклатуре
делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку,
его подписи и расшифровки подписи.
2.2. Основные требования к формированию дел в
делопроизводстве организации
2.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию
соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в
дела черновые и дублетные экземпляры документов*, а также
документы, подлежащие возврату.
___________________
* В дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры особо
ценных документов.
2.2.2. Дела формируются в организациях при централизованном
ведении делопроизводства - службой делопроизводства организации;
при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами,
ответственными за делопроизводство), так и службой
делопроизводства организации.
Формирование дел осуществляется под непосредственным
методическим руководством ведомственного архива, а при
необходимости и соответствующего государственного архива.
2.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
основные требования:
- документы постоянного и временного хранения необходимо
группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа*;
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в
соответствии с требованиями государственных, республиканских,
отраслевых стандартов и других нормативных актов;
- группировать в дело документы одного календарного года;
исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные
дела, которые формируются в течение всего периода работы данного
лица в организации; документы Советов народных депутатов и других
выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп,
которые группируются за период их созыва; документы учебных
заведений, которые формируются за учебный год; документы театров,
характеризующие сценическую деятельность, - в пределах
театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней и
др.;
- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не
более 4 см.
2.2.4. Внутри дела документы должны быть расположены так,
чтобы они по своему содержанию последовательно освещали
определенные вопросы. При этом документы располагаются в
хронологическом порядке (входящие - по датам поступления,
исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов или
корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения
или составления, присоединяются к документам, к которым они
относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют
отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Группировка отдельных категорий документов
2.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по
видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
2.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные
распорядительными документами, являются приложениями к ним и
группируются вместе с указанными документами. Если же они
утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют
в самостоятельные дела.
2.2.7. Приказы по основной деятельности группируются отдельно
от приказов по личному составу.
2.2.8. Приказы по личному составу группируются в дела в
соответствии с установленными сроками их хранения.
Целесообразно при больших объемах документов приказы по
личному составу, касающиеся различных сторон деятельности
организации (прием на работу, увольнение и перемещение,
командировки, премирование и т. д.), группировать в
самостоятельные дела.
2.2.9. Поручения вышестоящих организаций и документы по их
исполнению группируются в дела по направлениям деятельности
организации.
2.2.10. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные
списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
2.2.11. Документы в личных делах располагаются в
хронологическом порядке по мере их поступления.
2.2.12. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате
группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в
порядке алфавита по фамилиям.
2.2.13. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам
работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению
группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.
2.2.14. Переписка группируется, как правило, за период
календарного года и систематизируется в хронологической
последовательности; документ-ответ помещается за
документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу,
начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего
года с указанием индекса дела предыдущего года.
В зависимости от специфики деятельности организации переписка
может группироваться также в пределах учебного года, срока созыва
и т. д.
2.2.15. Машиночитаемые документы, присланные из
вычислительного центра в структурные подразделения, группируются в
дела в соответствии с номенклатурой дел.
Раздел 3.
Экспертиза ценности документов в организации
Экспертизой ценности документов называется изучение
документов на основе принципов и критериев их ценности в целях
определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.
3.1. Принципы и критерии ценности документов
3.1.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе
принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности
оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми
критериями происхождения, содержания, внешних особенностей
документов.
3.1.1.1. К критериям происхождения относятся:
- роль и место организации (лица) в системе государственного
управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею
функций;
- время и место образования документов.
3.1.1.2. К критериям содержания относятся:
- значимость события (явления, предмета), отраженного в
документах;
- значение содержащейся в документе информации, ее повторение
в других документах, целевое назначение, вид и разновидность
документа.
3.1.1.3. К критериям внешних особенностей документа
относятся:
- юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат,
печатей);
- наличие резолюций, помет;
- особенности передачи текста;
- особенности материальной основы документа;
- особенности физического состояния документа.
Нормативно-методическая основа проведения
экспертизы ценности документов
3.1.2. Экспертиза ценности документов проводится в
соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными
Главархивом СССР и другими учреждениями государственной архивной
службы СССР.
3.1.3. Состав документов, включаемых в состав ГАФ СССР и
подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки
хранения документов определяются перечнями документов, подлежащих
передаче на государственное хранение, с указанием сроков их
хранения.
В этих целях составляются типовые и ведомственные
(отраслевые) перечни.
Типовые перечни документов, подлежащих передаче на
государственное хранение, и типовые перечни документов с указанием
сроков хранения составляются и утверждаются Главархивом СССР. На
основе этих перечней союзные, союзно-республиканские и
республиканские (при отсутствии союзных) министерства и ведомства
разрабатывают ведомственные перечни документов с указанием сроков
хранения и утверждают их совместно с Главархивом СССР или
Главархивом соответствующей союзной республики.
3.2. Организация экспертизы ценности документов
3.2.1. Экспертиза ценности документов в организации
проводится:
- в делопроизводстве: при составлении номенклатур дел; при
формировании дел и проверке правильности отнесения документов к
делам; при подготовке дел к последующему хранению.
- в ведомственном архиве: в процессе подготовки дел к
передаче на государственное хранение.
3.2.2. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а
также для контроля и оказания методической помощи в проведении
экспертизы ценности документов в организациях отрасли (системы) в
министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие
центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
3.2.3. Экспертиза ценности документов, отбор их для хранения
осуществляется в остальных организациях, а также в структурных
подразделениях министерств и ведомств постоянно действующими
экспертными комиссиями (ЭК)*.
___________________
* По согласованию с соответствующим учреждением государственной
архивной службы СССР ЦЭК может быть создана в организациях
краевого и областного подчинения.
3.2.4. ЦЭК (ЭК) организации является совещательным органом,
работает в постоянном контакте с ЭПК соответствующего архивного
учреждения и получает от ЭПК необходимые
организационно-методические указания.
3.2.5. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее
работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемого
на основании соответствующего типового положения, утвержденного
Главархивом СССР. Положение о ЦЭК (ЭК) организации утверждается
руководителем организации по согласованию с соответствующим
учреждением государственной архивной службы СССР.
Основные функции ЦЭК (ЭК) организации
3.2.6. Основными функциями ЦЭК (ЭК) организации являются:
- организация ежегодного отбора документов для хранения;
- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного
хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том
числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению
документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
- рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов
постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих
передаче на государственное хранение;
- рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение
документов личного происхождения;
- подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего
учреждения государственной архивной службы СССР предложений об
установлении и изменении сроков хранения документов;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных
документов и методических пособий по вопросам организации
документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и
отбору их на государственное хранение (перечней документов с
указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по
делопроизводству и т. п.);
- рассмотрение перечней особо ценных дел описей особо ценных
дел;
- методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК
структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций*;
___________________
* Функция ЦЭК (ЭК) организации, имеющей подведомственную сеть.
- организация и проведение совместно со службой
делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению
квалификации членов ЭК структурных подразделений и ЭК
подведомственных организаций*.
3.2.7. В своей работе ЦЭК (ЭК) организации руководствуется
Положением о Государственном архивном фонде СССР, требованиями
ЕГСД, приказами и указаниями Главархива СССР,
нормативно-методическими документами других учреждений
государственной архивной службы, типовыми и ведомственными
перечнями документов с указанием сроков их хранения, положениями о
ЦЭК (ЭК).
При возникновении каких-либо затруднений в экспертизе
ценности отдельных категорий документов привлекаются в качестве
консультантов работники соответствующих учреждений государственной
архивной службы СССР, а также специалисты из других организаций.
Организация работы ЦЭК (ЭК)
3.2.8. Экспертная комиссия создается приказом руководителя
организации (структурного подразделения) из числа наиболее
квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В
состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке
включается заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное
за архив), а в состав ЦЭК - представитель соответствующего
учреждения государственной архивной службы СССР. В состав ЭК
организации, по согласованию с соответствующим государственным
архивом, может включаться его представитель.
Председателем ЦЭК (ЭК) организации назначается один из
руководящих работников организации.
3.2.9. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планами
работы, утверждаемыми руководителем организации, по мере
необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЦЭК (ЭК)
принимаются большинством голосов. Заседания экспертной комиссии
протоколируются. Протоколы подписываются председателем и
секретарем комиссии и утверждаются руководителем организации.
3.2.10. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения:
- об одобрении описей на дела постоянного хранения и по
личному составу;
- об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;
- об изменении сроков хранения документов, установленных
типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков
их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;
- об установлении сроков хранения документов, не
предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями
документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и
примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем
организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК
соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР.
Документирование деятельности ЦЭК (ЭК) организации и
формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности,
возлагается на секретаря комиссии.
3.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов в
организации
Проведение экспертизы ценности
документов в делопроизводстве организации
3.3.1. Экспертиза ценности документов постоянного и
временного хранения осуществляется в делопроизводстве организации
ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК)
организации и ЭК структурных подразделений под непосредственным
методическим руководством ведомственного архива.
3.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в
структурных подразделениях осуществляется отбор документов
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в
ведомственный архив, отбор документов с временными сроками
хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных
подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы,
сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется
качество и полнота действующей номенклатуры дел организации,
правильность определения сроков хранения дел, заведенных в
соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного
порядка оформления документов и формирования дел.
3.3.3. Отбор документов постоянного хранения проводится на
основании ведомственного (а при его отсутствии - типового) перечня
документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел
организации путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор
документов для хранения и выделения к уничтожению только на
основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного
хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,
черновики*, неоформленные копии документов и документы с
временными сроками хранения.
___________________
* См. примечание к п. 2.2.1.
Дела с отметкой "ЭПК"* подвергаются также полистному
просмотру с целью определения и выделения из их состава
документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой
"ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат
переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного
хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в
самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся
документы временного хранения, определяются по ведомственному (при
его отсутствии - по типовому) перечню документов с указанием
сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка
вновь сформированных дел производится только после завершения
экспертизы ценности документов.
___________________
* Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных
статьях перечней документов со сроками хранения означает, что
среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое,
народнохозяйственное, научное, социально-культурное или
историческое значение.
3.3.4. Одновременно с отбором документов постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный
архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и
документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками
хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел
организации, как "до минования надобности", "при условии
проведения (завершения) ревизии" и т. п.
Проведение экспертизы ценности
документов в ведомственном архиве
3.3.5. Ведомственный архив проводит экспертизу ценности
документов при отборе их на государственное хранение под
непосредственным методическим руководством соответствующего
государственного архива.
3.3.6. При проведении экспертизы ценности документов в
ведомственном архиве используются типовые и ведомственные перечни
документов с указанием сроков их хранения, типовые перечни
документов, подлежащих передаче на государственное хранение,
перечень документов организации, подлежащих приему в конкретный
государственный архив, номенклатура дел организации, утвержденная
в установленном порядке. Для установления приемов и методов работы
по определению ценности документов используются
нормативно-методические документы по данному вопросу,
разработанные и утвержденные Главархивом СССР, другими
учреждениями государственной архивной службы СССР, а также
министерствами (ведомствами), самой организацией.
3.3.7. Проведение экспертизы ценности в ведомственном архиве
базируется на анализе состава документации организации, в первую
очередь на анализе организационно-распорядительной документации
(постановлений, приказов, указаний, решений, протоколов основных
совещательных органов и т. п.), а также плановой и отчетной
документации. При этом уточняется, где (в каких структурных
подразделениях) должны быть оставлены на хранение основные
экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры, как правило,
выделяются к уничтожению*. Состав дублетных документов,
оставляемых на хранение, должен согласовываться с соответствующим
государственным архивом.
___________________
* См. примечание к п. 2.2.1.
3.3.8. При проведении экспертизы ценности документов в
ведомственном архиве уточняется также характер повторения
содержащейся в них информации в других документах; вид, форма и
полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся
информацией к уничтожению проводится только после сверки их с
документами, оставляемыми на государственное хранение, под
методическим руководством соответствующего государственного
архива.
3.3.9. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы
ценности документов в ведомственном архиве недостачи документов
постоянного хранения соответствующими структурными подразделениями
организации должны быть приняты меры по розыску этих документов.
Решения ЦЭК (ЭК) и требования ведомственного архива и службы
делопроизводства организации о необходимости переформирования дел,
розыске недостающих дел и документов доводятся до сведения
руководителей структурных подразделений, как правило, в форме
приказа или указания руководителя организации.
3.4. Оформление результатов экспертизы ценности документов
3.4.1. По результатам экспертизы ценности документов в
организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении
дел к уничтожению. Оформление и описание дел производится в
соответствии с требованиями разделов 4 и 7 настоящих Правил.
3.4.2. Отбор документов за соответствующий период к
уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению
(Приложение 3) производится после составления годовых разделов
сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК)
организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) организации акты
утверждаются руководителем организации только после утверждения
ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы,
описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет
право уничтожать дела, включенные в данные акты.
3.4.3. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению,
если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года,
в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком
хранения, законченные делопроизводством в 1976 г., могут быть
включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января
1980 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января
1982 года.
3.4.4. Акт о выделении к уничтожению документов составляется,
как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела
нескольких структурных подразделений, то название каждого
структурного подразделения указывается перед группой заголовков
дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для
уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием
количества дел, отнесенных к данной группе.
3.4.5. Учреждения государственной архивной службы СССР
проверяют правильность отбора документов на государственное
хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в
опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное
хранение или к уничтожению.
3.4.6. Организация, в процессе деятельности которой не
создаются документы, подлежащие передаче на государственное
хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в данные
акты, по истечении сроков их хранения, только после составления
годовых разделов сводных описей дел по личному составу за
соответствующий период и их утверждения руководителем организации.
Организация обязана систематически описывать документы по
личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет),
обеспечивать их сохранность и учет в соответствии с требованиями
настоящих Правил.
3.4.7. Дела, предназначенные для уничтожения, после
утверждения актов о выделении их к уничтожению, хранятся в
специально отведенном для них месте и сдаются работниками службы
делопроизводства или ведомственного архива в конторы Главного
управления "Союзглаввторресурсы" Госснаба СССР. Перед сдачей
документы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется
приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой
бумажной макулатуры.
Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются
на акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения
изменений в учетные документы ведомственного архива или службы
делопроизводства.
Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом
"ДСП" определяется специальными инструкциями.
Раздел 4.
Подготовка и передача дел в ведомственный архив
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в
котором они были заведены, для подготовки их к передаче в
ведомственный архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с
требованиями Единой государственной системы делопроизводства
(ЕГСД) и настоящих Правил.
4.1. Оформление дел
4.1.1. Оформление дел проводится работниками службы
делопроизводства организации и структурных подразделений, в
ведении которых находились заведение и формирование дел, при
методической помощи и под контролем ведомственного архива.
Полное или частичное оформление дел
4.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
4.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное
оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела*;
___________________
* За исключением случаев, указанных в пп. 4.1.5 и 4.1.6.
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи дела (Приложение 4);
- составление, в необходимых случаях (см. п. 4.1.21),
внутренней описи документов дела (Приложение 5);
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела
(уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и
заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях,
не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Подшивка (переплет) дела
4.1.4. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и
резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету)
металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов
удаляются.
4.1.5. Дела постоянного хранения, состоящие из документов
особой научно-исторической, художественной и иной ценности или
неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя
клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).
4.1.6. При наличии в деле отдельных особо ценных документов,
а также невостребованных личных документов (трудовых книжек,
паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который
затем подшивается в это дело. При наличии большого количества
таких документов они могут изыматься из дел и на них составляется
отдельная опись.
4.1.7. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм
для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях
(см. п. 4.1.21) - бланки форм для внутренней описи документов
дела.
Нумерация листов дела
4.1.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме
листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в
развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом
верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим
карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных
карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней
описи документов дела нумеруются отдельно.
4.1.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей,
нумеруются по каждому тому или части отдельно.
4.1.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие
иллюстративные и специфические документы, представляющие
самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в
левом верхнем углу.
4.1.11. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом
верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край,
нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину,
подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
4.1.12. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками,
выписками, фотографиями и т. п.) нумеруется как один лист. Если к
документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки
текста, переводы и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
4.1.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при
этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое
вложение в конверте.
4.1.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией
листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем
порядке или сохранять собственную нумерацию, если она
соответствует порядковому расположению листов в деле.
4.1.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в
нумерации листов дела в делопроизводстве проводится их
перенумерация. При перенумерации листов старые номера
зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер
листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при
этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в
деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при
подготовке их ведомственным архивом к передаче на государственное
хранение допускается по согласованию с государственным архивом
употребление литерных номеров листов.
Составление заверительной надписи дела
4.1.16. Для учета количества листов в деле и фиксации
особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
4.1.17. Заверительная надпись составляется в деле на
отдельном листе-заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне
последнего чистого листа, в картотеках на отдельном чистом листе
формата карточки. Заверительная надпись составляется по
установленной форме (Приложение 4). Запрещается выносить
заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа
последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка
листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней
стороне обложки дела.
4.1.18. В заверительной надписи дела указывается цифрами и
прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через
знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее
наличии).
4.1.19. В заверительной надписи оговариваются следующие
особенности нумерации документов дела:
- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
- номера листов с наклеенными фотографиями, документами,
вырезками из газет;
- номера крупноформатных листов;
- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них
листов.
4.1.20. Заверительная надпись подписывается ее составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела
(повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение
новых документов и т. д.) отмечаются в заверительной надписи со
ссылкой на соответствующий акт.
Составление внутренней описи документов дела
4.1.21. Для учета документов определенных категорий дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых
вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные,
судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и
присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и
патентные изобретения и т. д.), составляется внутренняя опись
документов дела.
Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных
по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают
конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела
определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении,
а также специальными инструкциями и положениями.
4.1.22. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме (Приложение 5), которая содержит сведения о
порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках
и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в
которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи
документов, то составленная по установленной форме опись
подклеивается к внутренней стороне лыцевой обложки дела.
4.1.23. При изменении состава документов дела (изъятии,
включении документов, замены их копиями и т. д.) эти изменения
отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие
акты внутренней описи и при необходимости составляются новая
итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Оформление обложки дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения
4.1.24. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На
обложке дела указываются:
- наименование организации и ее непосредственная
подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи
дел;
- заголовок дела;
- аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения,
содержащих особо ценные документы);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
4.1.25. На обложке дел постоянного хранения предусматривается
место для наименования государственного архива, в который они
будут переданы, кодов государственного архива и организации.
Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в
ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в
годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК
соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется
карандашом).
