карандашом).
Архивные шифры на обложках дел временного (свыше 10 лет)
срока хранения и по личному составу проставляются чернилами после
включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК
(ЭК) организации, согласованных с ЭПК соответствующего архивного
учреждения (для описей дел по личному составу) и утвержденных
руководителем организации.
4.1.26. При оформлении обложки дел наименование организации
указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного
наименования организации, которой она непосредственно подчинена
(также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая
организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то
они указываются в скобках после полного наименования.
Пример: Главное архивное управление при Совете Министров СССР
(Главархив СССР)
Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения
и архивного дела (ВНИИДАД) Главархива СССР.
При изменении наименования организации (структурного
подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела,
или при передаче дела в другую организацию (структурное
подразделение), на обложке дописывается новое наименование этой
организации или организации-преемника (структурного
подразделения), а прежнее заключается в скобки.
4.1.27. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры
дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного
учреждения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся
дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера
приказов, протоколов и т. п.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов
(частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий
заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Пример: Перспективный план социально-экономического развития
Московской области до 1990 года.
Том. 1. Промышленность.
Перспективный план социально-экономического развития
Московской области до 1990 года.
Том 2. Сельское хозяйство.
4.1.28. В заголовках дел, содержащих копии документов,
указывается их копийность.
Пример: Приказы с N 1 по N 125 Института по основной
деятельности за 1985 год. Копии.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
Дата дела
4.1.29. На обложке дела обязательно указывается дата дела -
год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если в дело включены документы (например, приложения и т.
п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой
строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ...
год(ы).
Дата дела может не указываться только на обложках дел,
содержащих годовые планы и отчеты, т. к. их даты отражаются в
заголовках дел.
4.1.30. Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и
иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т. д.), для
которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел,
состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты
документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации
(составления) самого раннего и самого позднего документов,
включенных в дело.
4.1.31. Если делом является журнал приказов, распоряжений и
т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и
последней записи в журнале.
4.1.32. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются
даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и
последнего протокола, составляющих дело.
4.1.33. Датой личного дела являются даты подписания приказов
о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
4.1.34. При обозначении даты документа сначала указывается
число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими
цифрами, название месяца пишется словами.
Пример: 9 мая 1945 года.
При обозначении даты документа допускается ее сокращенное
цифровое написание, в том случае если это не приводит к
неоднозначности толкования даты.
Пример: 09.05.45.
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются
приблизительно, на основании анализа содержания документа, то
пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы
заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы,
не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.
Пример: (не ранее 1961 г.); (не ранее апреля - не позднее мая
1940 г.); (не ранее 25) июня 1958 г.; 15 (января) 1964 г.;
16 августа (1980 г.); (22 сентября 1952 г.?).
4.1.35. Обязательными реквизитами обложки дела является
указание количества листов в деле, которое проставляется на
основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на
делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"), который
переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел
организации после сверки его по ведомственному перечню документов
с указанием сроков их хранения.
4.2. Составление и оформление описей
дел в делопроизводстве организации
4.2.1. На все завершенные в делопроизводстве организации дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному
составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и
оформленные в соответствии с требованиями ЕГСД и подразделов 2.2 и
4.1 настоящих Правил, составляются описи дел.
4.2.2. Опись дел - это архивный справочник, представляющий
собой систематизированный перечень заголовков дел и
предназначенный для раскрытия состава и содержания дел,
закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Одновременно опись дел является учетным документом и основным
видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим
оперативный поиск дел.
4.2.3. Описи составляются отдельно на:
- дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу и иные однотипные дела;
- на дела, состоящие из специфических, характерных только для
данной организации, документов (рационализаторские предложения,
судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.);
- служебные ведомственные издания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с
самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Составление описи дел структурного подразделения
4.2.4. В делопроизводстве описи указанных категорий дел
составляются на дела каждого структурного подразделения
организации (в бесструктурной организации - на все дела,
образовавшиеся в процессе ее деятельности) и каждой общественной
организации*, заведенные в каждом календарном году или за выборный
срок (на дела общественных организаций и выборных органов).
___________________
* В дальнейшем вместо слов "описи дел структурных подразделений и
общественных организаций" будут употребляться для краткости слова
"описи дел структурных подразделений".
Примечание. При наличии в структурных подразделениях
неописанных дел за несколько лет по согласованию с ведомственным
архивом на них может составляться одна опись (внутри же дела
располагаются по годам их заведения).
4.2.5. Описи дел структурных подразделений составляются в
зависимости от порядка, устанавливаемого инструкцией по
делопроизводству организации, работниками службы делопроизводства
организации или лицами, ответственными за ведение делопроизводства
в структурных подразделениях под методическим руководством
ведомственного архива.
4.2.6. Описи дел структурных подразделений составляются по
установленной форме (Приложение 6) и представляются в
ведомственный архив через год после завершения дел в
делопроизводстве, за исключением описей дел структурных
подразделений министерств и ведомств СССР, которые представляют в
ведомственный архив описи дел через 2 года.
Ответственность за своевременное и качественное составление
описей дел структурных подразделений несут руководители этих
подразделений.
4.2.7. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются
качество формирования и оформления дел, соответствие количества
дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре
дел организации.
При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела
содержанию документов в деле; правильность оформления и
группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или
переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в
деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее
правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и
правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения
установленных правил формирования и оформления дел они должны быть
устранены.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по
номенклатуре дел организации, структурным подразделением
принимаются меры по их розыску*. Обнаруженные дела включаются в
опись. Если принятые меры не дали результатов, то на
необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия
дел, которая подписывается руководителем структурного
подразделения и передается вместе с описью дел структурного
подразделения в ведомственный архив.
___________________
* При наличии ЭК структурного подразделения поиск необнаруженных
дел организуется совместно с ЭК.
4.2.8. Описательная статья описи дел структурного
подразделения включает в себя следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его
заголовку на обложке дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
4.2.9. При составлении описи дел структурного подразделения
необходимо соблюдать следующие требования:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый
том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
- систематизация дел в описи и присвоение номера описи
структурного подразделения устанавливается ведомственным архивом.
Как правило, систематизация дел в описи структурного
подразделения соответствует их систематизации в номенклатуре дел
организации, а номер описи структурного подразделения состоит из
цифрового обозначения структурного подразделения по штатному
расписанию с добавлением прописной начальной буквы наименования
категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр
года, в котором заведены дела, включенные в опись.
Так, описи дел постоянного, временного хранения и по личному
составу структурного подразделения N 5, числящихся по номенклатуре
и заведенных в 1981 г., будут иметь номера: 5п-81, 5в-81 и
5л/с-81;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные
однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие
сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе
описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи "Примечание" используется для отметок об
особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим
структурным подразделениям организации, о наличии копий и т. п.
Оформление описи дел структурного подразделения
4.2.10. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и
прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний
номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации
дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).
4.2.11. Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием его должности, согласовывается с
руководителем службы делопроизводства организации и утверждается
руководителем структурного подразделения. При наличии в
структурном подразделении организации экспертной комиссии (ЭК),
опись до ее утверждения должна быть рассмотрена и одобрена ЭК. По
требованию ведомственного архива к описи могут составляться
отдельные виды научно-справочного аппарата (оглавление, список
сокращений, указатели).
4.2.12. Опись дел структурного подразделения организации
составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе
с делами в ведомственный архив, а второй остается в качестве
контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в
структурном подразделении ЭК, опись составляется в трех
экземплярах, так как один экземпляр описи должен быть приложен в
качестве основания к протоколу заседания ЭК, на котором она была
рассмотрена и одобрена.
4.2.13. На обложках дел, внесенных в опись структурного
подразделения, по согласованию с ведомственным архивом, мягким
черным графитным карандашом производится временная шифровка дел.
4.2.14. Описи структурных подразделений служат основой для
составления годового раздела сводной описи дел организации,
подготовка которого возлагается на ведомственный архив (лицо,
ответственное за архив).
4.3. Передача дел в ведомственный архив
4.3.1. В ведомственный архив передаются дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их
передача производится только по описям.
4.3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они
хранятся централизованно службой делопроизводства или в
структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке (см. подраздел 3.3). Они могут
передаваться в архив только в исключительных случаях по решению
руководителя организации. Передача их может осуществляться по
усмотрению ведомственного архива или по описям или по
номенклатурам дел.
4.3.3. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по
графику, составленному архивом, согласованному с руководителями
структурных подразделений (общественных организаций) и
организаций, передающих документы в архив, и утвержденному
руководителем организации (см. п. 12.3.1).
4.3.4. В период подготовки дел структурным подразделением
(общественной организацией) к передаче в ведомственный архив
сотрудником архива предварительно проверяется правильность их
формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных
в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой
дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в
формировании и оформлении дел работники структурного подразделения
(общественной организации) обязаны устранить. При обнаружении
отсутствия дел составляется справка (см. п. 4.2.7).
4.3.5. Прием каждого дела производится заведующим
(специальным сотрудником) ведомственного архива (лицом,
ответственным за архив) в присутствии работника структурного
подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого
дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце
каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество
фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата
приема-передачи дел, а также подписи сотрудника ведомственного
архива и лица, передавшего дела.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в
делах.
4.3.6. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками
структурных подразделений увязанными в связки.
Вместе с делами в ведомственный архив канцелярией
(секретариатом) передаются регистрационно-контрольные картотеки на
документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Раздел 5.
Обеспечение сохранности документов ведомственного архива
Для обеспечения сохранности документов в ведомственном архиве
должен проводиться следующий комплекс работ, включающий:
- создание оптимальных условий хранения документов;
- размещение документов в хранилищах и их топографирование;
- соблюдение порядка выдачи дел из архива;
- учет документов (см. разд. 8), проверка их наличия и
состояния;
- определение состава особо ценных документов и создание на
них страхового фонда;
- обеспечение физико-химической сохранности документов.
5.1. Создание оптимальных условий хранения документов
5.1.1. Оптимальные условия хранения документов
обеспечиваются:
- предоставлением для ведомственного архива помещения и
проведением планово-предупредительного ремонта помещений;
- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения,
охранной и противопожарной сигнализацией;
- применением специального оборудования для хранения
документов (стеллажей, сейфов, коробок и т. д.);
- созданием оптимального температурно-влажностного и
светового режима в помещении архива, проведением
санитарно-гигиенических мероприятий.
Требования к помещению архива
5.1.2. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел
ведомственному архиву предоставляется отдельное здание (или часть
здания), специально построенное и оборудованное или
приспособленное для хранения документов.
5.1.3. Строительство специального здания ведомственного
архива может проводиться как по типовым проектам зданий
государственных архивов, так и по индивидуальным проектам,
согласованным с заинтересованными организациями.
5.1.4. Специальные помещения для ведомственного архива должны
предусматриваться при строительстве административных зданий для
организаций, в структуре которых действует ведомственный архив.
При отсутствии специального помещения для ведомственного архива
выделяется приспособленное помещение в административных зданиях
организаций.
5.1.5. Оптимальные условия хранения документов и работы с
ними предусматривают предоставление следующих помещений для
ведомственного архива:
- хранилище для хранения документов*;
___________________
* Особо ценные документы хранят в специальных помещениях с
усиленной охраной и противопожарным режимом.
- помещения для приема, временного хранения, акклиматизации
документов;
- помещения для работы исследователей (читальный зал);
- рабочих комнат для сотрудников архива.
Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы
исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от
помещений хранилищ.
Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат,
изолируются специально установленными перегородками. Посторонние
лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего
ведомственным архивом и в присутствии сотрудника архива.
5.1.6. Хранилища ведомственного архива должны быть удалены от
лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений,
связанных с хранением или применением пищевых продуктов или
химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных
каналов.
5.1.7. Хранилища ведомственного архива должны быть
безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и
иметь запасный выход.
В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных,
канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка
труб немагистрального характера допускается при условии их
изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих
проникновение выбросов из них в хранилище.
5.1.8. Наружные двери помещения ведомственного архива должны
быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В
нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или
пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в
установленном правилами внутреннего распорядка месте.
Помещения ведомственного архива оборудуются охранной
сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ
извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками,
опечатанными пломбиром.
5.1.9. Помещение ведомственного архива до размещения в нем
документов принимается комиссией, которая назначается
руководителем организации. В комиссию должны входить представители
структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный
архив, профсоюзной организации, соответствующего учреждения
государственной архивной службы, пожарной охраны и
санитарно-эпидемиологической станции.
Комиссия проверяет исправность технического оснащения
помещений и состояние температурно-влажностного режима в
хранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается
руководителем организации. Осмотр состояния помещения
ведомственного архива проводится в дальнейшем по требованию
заведующего архивом, но не реже одного раза в 5 лет.
Электро- и противопожарное оборудование
5.1.10. В помещениях хранилищ ведомственного архива
прокладывается скрытая электропроводка; допускается
электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура
применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и
распределительные устройства должны быть закрытого исполнения.
Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные
электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только
вне хранилищ.
В целях противопожарной защиты все электрооборудование
обеспечивается заземлением.
5.1.11. По пожарной опасности помещения архивов относятся к
категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже
второй степени огнестойкости.
5.1.12. Основным противопожарным оборудованием архивов
являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые
устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров
площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.
Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением.
Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый
пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до
крайней точки хранилища.
5.1.13. Хранилища и помещения для работы с документами должны
быть оборудованы пожарной сигнализацией.
5.1.14. В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о
мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план
эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный
расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически,
но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам
пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.
При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в
его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.
В хранилищах запрещается:
- курение;
- применение электронагревательных приборов;
- хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и
взрывоопасных предметов.
Температурно-влажностный и световой режимы
5.1.15. Температурно-влажностный режим хранения документов
должен соответствовать следующим данным:
------------------------------------------------------------------
| Виды документов | Помещения с | Помещения с |
| | регулируемым | нерегулируемым |
| | климатом | климатом |
| |---------------------+--------------------|
| |темпе- |влажность, |темпе- |влажность,|
| |ратура, | % |ратура, | % |
| |град. C | |град. C | |
| | | | | |
|---------------------+---------+-----------+---------+----------|
|Документы на бумажной|+17 - +19| 50 - 55 |+14 - +20| 45 - 60 |
|основе | | | | |
|---------------------+---------+-----------+---------+----------|
|Кинодокументы (ч/б), |+12 | 50+-5 | не выше | 40 - 55 |
|страховые копии | | | +15 | |
|---------------------+---------+-----------+---------+----------|
|Фотодокументы |+15 - +20| 40 - 50 |+15 - +25| 30 - 60 |
|---------------------+---------+-----------+---------+----------|
|Фонодокументы |+18+-2 | 60+-5 | не выше| 40 - 70 |
| | | | +20 | |
------------------------------------------------------------------
5.1.16. В целях улучшения режима хранения в помещениях
хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания,
установка дополнительных источников увлажнения воздуха или
дополнительных приборов для просушивания помещений и т. п.
5.1.17. Температурно-влажностный режим хранения документов
контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не
реже двух раз в неделю в одно и то же время.
Показания контрольных измерительных приборов (термометр,
гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных
журналах (Приложение 7). В регистрационных журналах в графе
"Примечание" отражаются также проверка правильности показания
приборов и меры, принятые по нормализации режима в хранилищах в
случае его отклонения от установленных норм.
5.1.18. Установка контрольных измерительных приборов
производится в главных проходах на стеллажах, вдали от
отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4 +
0,1 метра от пола монтируются на одном контрольном щитке.
Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в каждом
хранилище: при комнатной системе - один щиток на комнату; при
многоярусной - один на ярус.
Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному
психрометру не реже одного раза в 3 месяца с обязательной
регулировкой и заменой неисправных.
5.1.19. Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и
сейфах контролируют самопишущими приборами.
Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают
не реже одного раза в неделю.
5.1.20. Освещение в хранилищах может быть естественным и
искусственным.
Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.
С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных
лучей хранилища следует располагать в здании с окнами на северную
сторону.
Защита документов от действия света обеспечивается:
- хранением документов в коробках, папках и переплетах, а
также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;
- применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров
и т. п.
5.1.21. В качестве источников искусственного освещения
применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой
наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных
ламп, с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
5.1.22. Защита документов от разрушающего действия
естественного и искусственного света должна предусматриваться не
только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах
работ.
Санитарно-гигиенический режим
5.1.23. Помещения архива должны содержаться в образцовом
порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени,
насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/куб. м).
5.1.24. Для защиты документов от пыли необходимо:
- обеспечить максимально возможную герметичность помещения
хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и
вредных газообразных примесей;
- не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с
документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью
электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными
раствором формалина;
- проводить систематическую влажную уборку помещений
хранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы,
подоконники водными растворами соответствующих химических средств;
- следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели
щелей и были окрашены масляной краской;
- периодически проветривать помещения хранилища. Вопрос о
целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной
влажности наружного и внутреннего воздуха.
5.1.25. При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов
немедленно принимаются меры к их уничтожению. Документы,
пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции.
При поражении значительного количества документов насекомыми
и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, в
щелях пола, под плинтусами и т. д., необходима дезинсекция всего
хранилища.
5.1.26. При обнаружении в хранилищах документов и коробок,
пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по
обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные
плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию.
Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились пораженные плесенью
документи, протираются водным раствором формалина (3 - 5 %) и
просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится
поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина
(3 - 5 %).
5.1.27. Для проведения санитарно-гигиенических работ в
хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т. п.) в плане работы
ведомственного архива предусматриваются санитарные дни (не реже
одно раза в месяц).
Оборудование архива
5.1.28. Хранилища должны быть оборудованы стационарными
стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их
размещения:
- ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;
- ширина проходов между стеллажами - 75 см;
- расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене -
75 см;
- расстояние между полками по высоте - 40 см;
- расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
- расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее
15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.
Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при
условии обработки их огнезащитными составами.
Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для
документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с
микрофильмами и т. п.) определяются размерами этих документов.
5.1.29. Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам,
имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы
расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.
Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях
рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два
яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные
лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами
для обеспечения безопасной работы.
5.1.30. Чертежи и кальки могут храниться в шкафах с
выдвижными ящиками в развернутом виде или в папках. Микрофильмы и
кинодокументы - на стеллажах ДЖЭ.4.393.001 (для хранения фильмовых
коробок). Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных
штангах.
Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов
ведомственного архива используются сейфы или металлические шкафы*.
___________________
* При большом объеме этих видов документов для них выделяются
отдельные хранилища или отдельная изолированная часть хранилища.
Для размещения справочных картотек к документам в хранилище
или рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.
5.1.31. Для перемещения документов в хранилище и работы у
стеллажей используются библиотечные тележки (ТБ-1), легкие
устойчивые стремянки.
5.1.32. Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить
рациональную организацию рабочих мест сотрудников архива и создать
все необходимые условия для их производительного труда. Рабочие
комнаты оборудуются телефоном, канцелярской мебелью, пишущей
машинкой, другими средствами оргтехники, рекомендуемыми ЕГСД.
При наличии в ведомственном архиве фонда пользования, в
читальном зале устанавливается аппарат для чтения микрофильмов.
Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и
помещения ведомственного архива может использоваться бытовой
электропылесос.
5.1.33. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара,
наводнения, при обнаружении злоумышленного проникновения в архив
посторонних лиц и т. д.) принимаются меры по спасению и охране
документов.
О происшествии составляется акт при участии соответствующих
органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т. д.).
5.1.34. Для выяснения причин происшествия, определения
физического состояния документов и проверки их наличия
руководителем организации назначается комиссия. Результаты работы
комиссии оформляются актом.
5.1.35. Ведомственным архивом разрабатывается план
мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных
происшествиях, в котором должно быть предусмотрено:
- порядок и место эвакуации и укрытия документов;
- перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и
укрытию в 1, 2, 3-ю очереди;
- списки работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;
- меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.
План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения
чрезвычайного происшествия должен быть согласован с
соответствующими службами и утвержден руководителем организации.
С планом эвакуации и укрытия документов должны быть
ознакомлены все сотрудники архива.
5.1.36. Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также
возникновение ситуаций, которые могут к ним привести,
рассматриваются как чрезвычайные происшествия и о них немедленно
ставится в известность руководитель организации.
5.2. Размещение документов в хранилище. Топографирование
Размещение документов в хранилище
5.2.1. Размещение в хранилищах дел ведомственного архива
должно быть рациональным и проводиться с учетом:
- создания оптимальных условий хранения для документов ГАФ
СССР;
- ежегодного движения дел (прием и передача дел);
- оперативного использования документов.
В необходимых случаях ведомственный архив составляет план
(схему) размещения документов в хранилищах.
5.2.2. Все поступающие в ведомственный архив документы
размещаются в хранилищах на стеллажах или шкафах так, чтобы
документы каждой организации (структурного подразделения)
хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных
поступлений.
5.2.3. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от
документов временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу.
5.2.4. Документы ликвидированных организаций хранятся
отдельно.
5.2.5. Документы постоянного хранения хранятся в картонных
коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из
безвредных для документов материалов; дела с документами
временного (свыше 10 лет) хранения - в связках*.
___________________
* Дела временного (до 10 лет включительно) хранения разрешается
хранить на полках, поставленными вертикально, без связок.
Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки
(связки), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее
5 см.
К коробкам приклеиваются ярлыки, а к связкам прикрепляются
ярлыки, в которых указываются: название организации и структурного
подразделения, номер фонда и описи, год (годы) и крайние номера
дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки)
нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда или
описи.
Связки формируются толщиной не более 20 см.
5.2.6. Заключенные в коробки (связки) дела могут размещаться
на стеллажах горизонтально или вертикально. Порядок размещения дел
устанавливается в зависимости от условий хранения.
Газеты и другие документы нестандартных размеров, превышающие
по высоте 0,41 м, хранят в горизонтальном положении.
Коробки и связки не должны выступать за пределы полок
стеллажей.
Не допускается хранить документы в транспортной таре, в
штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и
других, не предназначенных для этих целей местах.
Топографирование
5.2.7. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки
нумеруются. Помещения рекомендуется нумеровать буквенными
индексами (хранилище А), а стеллажи, шкафы, полки - арабскими
цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо
от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева
направо.
Номера должны быть проставлены четкими, выделяющимися на фоне
окраски стеллажа цифрами.
5.2.8. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого
нахождения документов в архиве составляются топографические
указатели: постеллажные (Приложение 8), а при большом количестве
фондов - пофондовые (Приложение 9).
Карточки постеллажного топографического указателя
составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров
стеллажей в пределах каждого отдельного помещения. Карточки
пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд
и располагаются в порядке номеров фондов. При необходимости
ведомственным архивом может проводиться топографирование
хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений
организации.
5.2.9. Изменения, происходящие в размещении документов,
должны своевременно отражаться в топографических указателях.
5.3. Порядок выдачи дел из хранилищ,
транспортирование и упаковка дел
5.3.1. Дела выдаются из хранилищ:
- для использования (работникам структурных подразделений;
исследователям; организациям во временное пользование);
- для проведения архивных работ с документами;
- для проведения работ по созданию страхового фонда,
