шкафах.
8.2. Учетные документы ведомственного архива
8.2.1. Учет документов в ведомственном архиве ведется по
основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных
учетных документов обязательно для каждого ведомственного архива.
Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов
определяются ведомственным архивом.
8.2.2. Основными учетными документами в ведомственном архиве
являются:
- книга учета поступления и выбытия документов (Приложение
27) для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;
- книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда
пользования (Приложение 20) - для учета в архиве каждого
поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования*;
___________________
* Ведется в тех архивах, где создаются страховой фонд и фонд
пользования.
- список фондов (Приложение 28) - для суммарного и
индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров;
- лист фонда (Приложение 29) - для фиксации изменений в
названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета
документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;
- описи дел (Приложения 6, 22, 25, 26) - для поединичного и
суммарного учета дел;
Примечание. Учет документов со сроками хранения до 10 лет
включительно может осуществляться в архиве по номенклатурам дел.
- опись особо ценных дел (Приложение 19) - для поединичного и
суммарного учета особо ценных дел*;
- описи страхового фонда документов (Приложение 21) - для
поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных
документов*;
___________________
* Составляется в тех архивах, где (по согласованию с
соответствующим государственным архивом) проводится выявление
особо ценных документов.
- утвержденные ЦСУ СССР формы отчета о составе и объеме
фондов, хранящихся в архиве.
Кроме того, для учета количества листов в каждом деле
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу составляется лист-заверитель дела (Приложение 4), а для
учета документов в определенных категориях дел постоянного
хранения (см. пп. 4.1.21) и в делах по личному составу
составляются внутренние описи документов (Приложение 5). На каждый
фонд ведется дело фонда.
8.2.3. Документы Государственного архивного фонда СССР,
хранящиеся в ведомственных архивах, подлежат государственному
централизованному учету, формой которого является карточка
архивного фонда (Приложение 30).
Книга учета поступления и выбытия документов
8.2.4. Книга учета поступления и выбытия документов
(Приложение 27) предназначена для учета всех текущих и итоговых
(на 01.01. каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел
в ведомственном архиве, связанных с приемом, выделением дел, не
подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный
или другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов
служит основой для составления листов фондов, паспорта архива и
ежегодных сведений об изменениях в составе и объеме фондов в
ведомственном архиве, хранящем два и более фондов. Каждое
поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.
Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то
данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т. д.)
записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет
поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд,
ведется по листу фонда.
Примечание. Архив организации со сложной структурой может
учитывать в книге учета поступления и выбытия документов
самостоятельно поступление или выбытие документов каждого
структурного подразделения.
Если документы фонда поступают в архив впервые, то номер
фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов
после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие
документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в
соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому
фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в
графе 6 книги делается отметка: "не описаны", а сведения об объеме
даются в 13 и 14 графах книги.
Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов
подводится итог количества поступивших и выбывших за год
документов (дел.)
Список фондов
8.2.5. Список фондов (Приложение 28) ведется в ведомственном
архиве, хранящем документы двух и более фондов.
Фонд (объединенный фонд), коллекция вносятся в список фондов
при первом поступлении их документов в ведомственный архив.
Каждому вновь поступающему в архив фонду присваивается очередной
номер по списку фондов в хронологической последовательности его
поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на
государственное хранение, добавляется (через дробь) номер,
присвоенный соответствующим государственным архивом после первой
передачи ему части фонда.
Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру
добавляется индекс "ОЦ".
В случае передачи фонда в другой архив, включения его в
состав объединенного фонда или выбытия всех документов фонда
освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 -
5 списка фонда ("отметка о выбытии") указывается название архива,
в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на
основании которого фонд выбыл.
Название фонда вносится в список с титульного листа описи.
Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов
указывается: для действующих организаций - название, существующее
в момент поступления фонда, для ликвидированной организации -
последнее название. Все предыдущие и последующие названия
приводятся в листе фонда и карточке фонда. Объединенный фонд
вносится под обобщенным названием объединенного фонда.
Пример: "Внешкольные учреждения... отдела народного
образования". Названия организации, которые вошли в данный
объединенный фонд, приводятся в листе фонда и карточке фонда.
Между названиями фонда оставляется свободная строка. К списку
фондов составляется итоговая запись на 01.01. каждого года, в
которой указываются количество хранящихся фондов, количество
фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в
списке фондов, если такие имеются.
Описи дел
8.2.6. Описи дел, выполняя одновременно ряд функций, являются
первичным учетным документом для поединичного и суммарного учета
дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за
каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.
Суммарный учет дел достигается составлением итоговой записи к
описям (см. пп. 4.2.10 и 7.1.8).
Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием,
поступлением, объединением или расформированием дел, на основании
соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
Пример: "Дела с N 5 по N 10 выбыли по акту передачи от
05.07.81 N 7". Затем составляется новая итоговая запись к описи.
При выбытии дел из описи в графе "Примечание" на уровне строки
каждого выбывшего дела делается отметка "выбыло".
Законченная опись дел, состоящая из годовых разделов, должна
иметь общую итоговую запись по всем разделам (см. п. 7.2.4
настоящих Правил). По мере передачи дел на государственное
хранение или пополнения описи новым годовым разделом общая
итоговая запись пересоставляется. В ней указывается: "В опись N 2
за 1980 - 1985 гг. внесено 20 (двадцать) дел с N 250 по N 269.
Литерные номера 251-а, 256-а, пропущенные номера 258, 261".
Если опись состоит из нескольких томов (частей), итоговая
запись составляется к каждому тому (части), а к последнему тому
(части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем
томам (частям).
8.2.6.1. Описи дел структурных подразделений служат учетными
документами до составления соответствующего годового раздела
сводной описи дел организации, после чего подлежат хранению в деле
фонда до передачи документов за эти годы на государственное
хранение.
Описи дел структурных подразделений по личному составу
хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел
организации по личному составу с ЭПК архивного учреждения.
В переработанных описях структурных подразделений после
итоговой записи указывается: "Опись переработана, см. годовой
раздел сводной описи N 3 за 1979 г.". Запись подписывается лицом,
сделавшим отметку, с указанием должности и даты записи. Если при
переработке описи дела объединялись, то в графе "Примечание"
против таких дел указывается: "Объединено с N 16 оп. 3 за
1979 год".
Переработанные описи снимаются с учета в связи с выбытием из
них дел.
8.2.6.2. Каждой законченной описи по листу фонда
присваивается в валовом порядке номер описи.
Законченные описи дел постоянного хранения имеют обычную
порядковую нумерацию (см. п. 7.2.3). Если документы фонда уже
поступали на хранение в государственный архив, то номер
законченной описи согласовывается с этим архивом.
К номерам законченных описей дел по личному составу
прибавляется индекс "лс", к номерам законченных описей временного
(свыше 10 лет) хранения - индекс "в".
Порядковый номер описи структурного подразделения состоит из
номера структурного подразделения с добавлением индекса "сп"
(структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних
цифр календарного года, в течение которого образовались дела,
включенные в опись.
Пример: 1сп-81; 3сп-83.
При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер
другим описям не присваивается.
8.2.6.3. Учетным документом для поединичного учета дел
временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило,
является заменяющая опись сводная номенклатура дел организации, в
которой делается итоговая запись.
Номенклатуре присваивается номер, состоящий из индекса "Нв" с
добавлением через дефис двух последних цифр календарного года, на
который составлена номенклатура дел.
Пример: Нв-81; Нв-83.
8.2.6.4. Описи и заменяющие их номенклатуры дел хранятся
отдельно по каждому фонду; в пределах фонда описи располагаются
отдельно на документы постоянного, временного хранения и по
личному составу, а затем по номерам описей.
Лист фонда
8.2.7. Лист фонда (Приложение 29) заводится при первом
поступлении фонда.
Лист фонда заполняется с соблюдением следующих основных
требований:
- если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру
добавляется индекс "ОЦ";
- в графе "Местонахождение фонда" указывается название
организации, в архиве которой он хранится;
- в графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата
первого поступления дел фонда в данный архив; для объединенного
архивного фонда и коллекции - дата первого поступления или дата
его (ее) создания в архиве;
- в графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются
начальная и конечная даты функционирования организации под каждым
названием, независимо от наличия в фонде документов за этот
период.
Эта графа заполняется следующим образом:
- для объединенного архивного фонда, образованного по объекту
деятельности или подчиненности организации, указываются крайние
даты наименования объекта или руководящего органа, на базе
которого создан фонд;
- для объединенного архивного фонда, образованного из
документов однородных организаций или организаций, последовательно
сменявших друг друга, указываются самая ранняя дата образования
одной из них и дата ликвидации последней. Если организация
продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.
В графе "Название фонда" в хронологической последовательности
перечисляются все названия и подведомственность
организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне
зависимости от наличия документов за этот период.
Для объединенных архивных фондов в графе указывается
обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех
организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав
объединенного фонда за весь период их существования.
Все последующие изменения в названии и подведомственности
организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере
поступления в архив документов фонда.
8.2.7.1. В листе фонда фиксируются все поступления и выбытия
описанных и неописанных документов фонда. Изменения в учетные
данные листа фонда вносятся на основании:
- описи структурного подразделения и годового раздела сводной
описи дел организации;
- номенклатуры дел организации, заменяющей годовой раздел
сводной описи дел;
- акта приема-передачи дел в государственный или другой
ведомственный архив;
- акта о выделении к уничтожению дел;
- акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
- акта о неисправимом повреждении дел;
- акта проверки наличия и состояния дел.
Если дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10
лет) или по личному составу, включенные в описи структурных
подразделений, вошли в состав дел соответствующего годового
раздела сводной описи дел, то основанием для снятия с учета этих
дел является данный годовой раздел сводной описи дел. В таком
случае в графе 2 (2. Учет описанных документов) листа фонда
указывается номер переработанной описи, по которой документы были
учтены при поступлении (Пример: "4сп-79"), а в графе 7 - номер
описи, в которую включен годовой раздел сводной описи дел, в
который включены документы после переработки.
Пример: годовой раздел сводной описи N 3 за 1979 г.
8.2.7.2. Изменения, связанные с техническими ошибками,
вносятся в годовой раздел сводной описи дел или в законченную
опись, а затем в лист фонда в соответствии с актом проверки
наличия и состояния дел фонда только после утверждения его
руководителем организаций, а изменения, связанные с
необнаруженными и неисправимо поврежденными делами постоянного
хранения (см. пп. 2 и 8.6 акта) вносятся только после согласования
акта с соответствующим архивным учреждением (см. п. 5.5.15).
8.2.7.3. Лист фонда пересоставляется в исключительных
случаях:
- если он неисправимо поврежден;
- если объединенному архивному фонду присвоен номер одного из
фондов, вошедших в его состав.
В случае пересоставления листа фонда старый лист помещается в
дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда
делается отметка "Лист пересоставлен" и указывается дата
пересоставления листа.
Если на листе фонда не остается места для очередных записей,
заводится лист-продолжение, в правом верхнем углу которого
указывается: "продолжение, ф. N лист 2". На первом листе делается
ссылка "см. продолжение л. 2 (3, 4 и т. д.)". Листы-продолжения
подкладываются за основным листом.
8.2.7.4. Листы фондов хранятся в неподшитом виде в порядке
номеров фондов в папке с клапанами. Если листы хранятся в
нескольких папках, то они нумеруются в валовом порядке. В каждой
папке на отдельном листе составляется заверительная надпись по
форме: "В папке (N) хранятся листы 26 фондов с N 20 по N 45. Листы
фондов N имеют продолжения". Заверительная надпись подписывается
лицом, ее составившим, с указанием должности и даты. При изменении
состава листов фондов, хранящихся в папке, составляется новая
заверительная надпись, при этом предыдущая только зачеркивается,
но из папки не изымается.
Карточка архивного фонда
8.2.8. Карточка архивного фонда (Приложение 30) составляется
в двух экземплярах после заполнения списка фондов и листа фонда
при первом поступлении дел фонда постоянного хранения в
ведомственный архив. Один экземпляр представляется в
соответствующие учреждение государственной архивной службы, второй
- остается в организации для контроля.
Лицевая сторона карточки заполняется в ведомственном архиве.
Данные для заполнения карточки фонда берутся из листа фонда. Графа
"Место хранения фонда" не заполняется, если фонд хранится в архиве
организации-фондообразователя. В графах "Крайние даты каждого
названия фонда" и "Название фонда" указываются все переименования
и изменения в подчиненности организации.
На оборотной стороне в первой графе на 01.01. каждого года
приводятся данные о составе и объеме документов фонда на 01.01.
года, следующего за годом поступления фонда в архив.
Дата отправления карточки фонда в архивное учреждение
записывается в листе фонда.
Дело фонда
8.2.9. На каждый фонд ведется дело фонда. В дело фонда
включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда:
историческая справка (см. пп. 9.5.1 - 9.5.5), схема систематизации
фонда (см. подраздел 6.2), методические пособия по обработке
фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи
дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению
документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и
дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т. д.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и
объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении
изменений во все учетные документы ведомственного архива.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической
последовательности их составления. На документы дела фонда
составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда
составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда
заверительная надпись и внутренняя опись дополняются.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего
фонда. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.
Раздел 9.
Научно-справочный аппарат к документам
ведомственного архива
В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска
документов, а также наиболее полного использования содержащейся в
них информации в ведомственном архиве создается научно-справочный
аппарат к документам архива (НСА), который включает в себя
справочники по учету и содержанию фондов, создаваемые в
делопроизводстве и архиве организации. Состав научно-справочного
аппарата ведомственного архива определяется видом архива, составом
и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами
поиска и интенсивностью использования документов.
В состав НСА ведомственного архива входят архивные
справочники по объему, составу и содержанию документов.
Основной частью НСА являются архивные справочники по составу
и содержанию документов: описи дел и заменяющие их номенклатуры
дел, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки,
тематические и фондовые обзоры. Дополнением к этим архивным
справочникам могут служить информационные документы: тематические
перечни документов, информационные письма, справки о составе и
содержании документов, а также ведомственные печатные издания.
В многофондовых ведомственных архивах в целях организации НСА
может разрабатываться его схема, которая согласовывается с
соответствующим государственным архивом.
9.1. Описи дел
Опись дел является отправным документом для разработки других
видов справочников, так как их создание (кроме
учетно-регистрационных справочных картотек, составляемых в
делопроизводстве) начинается с изучения описей дел. Все виды НСА
связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными
описью дел. В состав поисковых данных входят номера: фонда, описи,
дела, а также листов дел, где это необходимо.
При создании этих видов НСА целесообразно пользоваться
описями, которые не будут перерабатываться: законченные описи дел
или годовые разделы дел постоянного хранения, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу.
В случае необходимости создания справочников к делам
временного (до 10 лет) хранения следует использовать
делопроизводственные картотеки, связанные поисковыми данными с
номенклатурами дел, заменяющими описи.
9.2. Картотеки. Каталоги
9.2.1. Картотека (каталог) является архивным справочником, в
котором сведения о содержании документов архива отражены на
карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел или
специально разработанной схемой построения картотеки (каталога).
9.2.2. Необходимость создания картотек и выбор их видов
определяются потребностями организации в информации о составе и
содержании документов архива.
Картотеки создаются на документы наиболее часто используемых
фондов или их частей (организационно-распорядительная
документация, документы по личному составу, научно-техническая
документация и т. д.).
9.2.3. Картотеки могут полностью создаваться в ведомственном
архиве или их основой могут служить учетно-регистрационные и
справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и
поступившие в ведомственный архив вместе с документами.
В последнем случае в ведомственном архиве производится
обработка поступивших в архив картотек*. Она включает: отбор
карточек из картотек на документы, вошедшие в дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения, а также на дела по личному
составу; проставление на карточках архивных шифров (вынесение на
карточку поисковых данных о деле или документе, на которые
составлена данная карточка); систематизацию отобранных карточек в
соответствии с принятой схемой систематизации.
___________________
* Передаваемые в ведомственный архив перфокартотеки и другие виды
машинночитаемых справочников обработке не подлежат. Они передаются
в архив со схемой перфорации, макетом перфокарт,
информационно-поисковым тезаурусом и дескрипторным словарем.
9.2.4. В зависимости от задач по использованию документов и
содержания документов ведомственного архива могут создаваться
предметные, предметно-тематические и другие картотеки.
В предметной картотеке карточки группируются по алфавиту
предметных понятий (фактов, событий, географических наименований)
и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или
хронологической последовательности.
Разновидностями предметной картотеки являются именная,
географическая картотеки, картотека по истории организаций и т. д.
Картотека по истории организаций создается, как правило, в
центральном, центральном отраслевом, объединенном ведомственном
архиве, имеющим большую сеть источников комплектования. Она
содержит информацию о создании, преобразовании, ликвидации
организаций отрасли (системы), передающих документы в данный
архив, со ссылками на соответствующие распорядительные документы,
являющиеся основанием для их создания, преобразования, ликвидации.
В предметно-тематической картотеке карточки группируются
внутри тем по предметному признаку.
В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой
схемой систематизации. Разделы, подразделы схемы отделяются друг
от друга карточками-разделителями. На ящиках, коробках с
картотекой указываются названия разделов, подразделов картотеки,
содержащихся в данной коробке (ящике).
9.2.5. Картотека по личному составу создается для поиска
сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных
социально-правового характера. Карточки должны содержать следующую
информацию: фамилия, имя, отчество работника, ссылка на номера
фонда, описей, дел и листов, в которых имеются сведения о нем.
Карточки систематизируются по фамилиям в порядке алфавита, в
пределах одинаковых фамилий - по алфавиту имен и отчеств.
9.2.6. В архивах, хранящих значительное количество фондов,
для быстрого поиска информации составляется картотека названий
фондов. На каждое название (переименование) фонда составляется
карточка с указанием его номера и крайних дат дел.
Карточки в картотеке располагаются в алфавитном порядке видов
организаций.
Пример: базы, заводы, конторы и т. д.
9.2.7. При наличии в ведомственном архиве нескольких картотек
они могут объединяться в каталоги (предметно-тематические,
систематические и др.).
9.3. Указатели
Указатели в ведомственном архиве составляются, как правило, к
описям фондов для облегчения поиска информации о документах,
содержащихся в них (см. пп. 7.1.11 и 7.2.10).
9.4. Обзоры документов
9.4.1. Обзор документов - архивный справочник информационного
характера о составе и содержании документов одного или нескольких
фондов. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.
Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и
содержании документов одного фонда.
Тематический обзор включает систематизированные сведения о
составе и содержании документов одного или нескольких фондов по
определенной теме.
9.4.2. Обзор состоит из характеристики
организаций-фондообразователей, характеристики документов и
справочного аппарата.
Схема построения обзора может быть: структурная, отраслевая
(функциональная), тематическая, хронологическая и др.
9.4.3. Информация о документах в обзоре дается в виде
групповых и индивидуальных аннотаций.
В групповых аннотациях информация представляется в обобщенной
форме с указанием разновидности документов, их авторов, краткого
описания содержания, хронологических рамок, подлинности и объема
документов.
Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в
которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных
и значительных документов.
Аннотации сопровождаются поисковыми данными, состоящими из
номеров фондов, описей, дел и листов.
9.4.4. В состав справочного аппарата обзора входят: титульный
лист, оглавление, список сокращений, указатели и для тематических
обзоров список фондов, информация о которых включена в обзор.
9.5. Историческая справка
9.5.1. При первом поступлении документов фонда в
ведомственный архив им составляется историческая справка о
фондообразователе и фонде.
Историческая справка состоит из трех разделов: истории
фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.
В первом разделе справки отражаются в хронологической
последовательности следующие сведения:
- распорядительные акты о создании, преобразовании и
ликвидации организации;
- крайние даты деятельности организации;
- задачи и функции организации и их изменения;
- масштаб деятельности организации, состав системы
подведомственных организаций;
- место организации в системе государственного аппарата,
народном хозяйстве или общественно-культурной жизни;
- изменения в названии и подчиненности организации;
- структура организации и ее изменения.
Во втором разделе:
- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;
- время поступления фонда в ведомственный архив;
- изменения в составе и объеме фонда и их причины;
- указание даты первой передачи документов на государственное
хранение;
- место передачи;
- степень сохранности документов.
В третьем разделе:
- обобщенная характеристика фонда как по разновидностям
документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих
за хронологические границы фонда;
- научно-справочный аппарат к фонду;
- использование документов фонда (в каких целях).
Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении
фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры,
функций организации и т. д. Историческая справка (часть ее)
представляется в государственный архив вместе с каждой законченной
описью.
9.5.2. В первом разделе исторической справки к архивной
коллекции указываются сведения по истории ее создания, о
составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в
архив (если она не была создана в архиве).
Второй и третий разделы исторической справки архивной
коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами
исторической справки архивного фонда организации.
9.5.3. Справки подписываются исполнителем и заведующим
архивом (лицом, ответственным за архив).
9.5.4. Историческая справка печатается в 4-х экземплярах: три
вместе с описями передаются в государственный архив при первой
передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в
ведомственном архиве. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех
экземплярах справки.
9.5.5. Историческая справка к небольшим по объему фондам,
имеющим хронологически-структурную систематизацию дел в описи,
может заменять предисловие к первому годовому разделу сводной
описи дел.
Раздел 10.
Использование документов ведомственного архива
10.1. Общие положения
10.1.1. Документы ведомственного архива используются
организацией, в структуре которой функционирует архив,
заинтересованными государственными и общественными организациями
при разработке планов экономического и социального развития, при
решении народнохозяйственных задач, вопросов развития науки и
культуры, в идейно-воспитательной и агитационно-пропагандистской
работе, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.
10.1.2. Порядок использования документов ведомственного
архива устанавливается организацией в соответствии с настоящими
Правилами и другими нормативными документами Главархива СССР.
10.1.3. Основными формами использования документов
ведомственного архива являются: информирование руководства и
структурных подразделений организации, в структуре которой
функционирует архив, других организаций и исполнение их запросов;
культурно-просветительная и агитационно-пропагандистская работа
архива, исполнение запросов социально-правового характера;
предоставление документов для изучения в читальном зале архива.
10.1.4. Для использования предоставляются документы
ведомственного архива, кроме тех, которые могут нанести ущерб
интересам государства или граждан.
10.1.5. Использование документов проводится только с
разрешения руководителя организации.
10.1.6. Организации и граждане при использовании документов
ведомственного архива обязаны делать ссылки на место хранения
документов.
10.1.7. Организации, а также граждане, использующие документы
ГАФ СССР, несут ответственность за правильность использования
документов и содержащейся в них информации.
10.1.8. Копирование документов по запросам организаций
производится, как правило, за их счет.
10.1.9. Разрешение на пользование документами ведомственного
архива, архивные справки, копии и выписки организациям и гражданам
иностранных государств выдаются в установленном порядке.
10.2. Информирование организаций, исполнение запросов
организаций и граждан
10.2.1. Информирование руководства и структурных
подразделений организации, организаций своей отрасли и других
заинтересованных государственных и общественных организаций
осуществляется ведомственным архивом по заданию руководства и
запросам организаций путем составления информационных документов:
информационного письма, тематического перечня документов,
тематического обзора, архивной справки, путем выдачи архивных
копий и архивных выписок, а также выдачи дел во временное
пользование.
Составление и оформление информационных документов
10.2.2. Информационное письмо (справка о составе и содержании
документов) содержит сведения об имеющихся архивных документах по
определенному вопросу. Содержание излагается в виде кратких
аннотаций на группы документов или отдельные документы. В письме
могут быть даны рекомендации по использованию документов.
Информационное письмо как внутренний документ организации
подписывается заведующим архивом, а направляемое в другие
организации - руководителем организации.
10.2.3. Тематический перечень документов содержит перечень
заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их
дат и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.
Заголовки документов или дел располагаются в перечне
независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии,
вопросно-предметному или номинальному признакам, по значимости
документов и т. д. Перечень подписывается заведующим архивом. В
другие организации он направляется с письмом за подписью
руководителя организации.
Порядок выдачи, составление и оформление архивных справок
10.2.4. Архивная справка (Приложение 31) - официально
заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая
сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива
сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых
данных документов.
10.2.5. Архивные справки выдаются на основании запросов
организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности;
гражданам СССР - на основании их заявлений по вопросам, связанным
с обеспечением их прав и законных интересов.
10.2.6. Архивные справки составляются на основании документов
(подлинников и заверенных копий), хранящихся в ведомственном
архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование
незаверенных копий документов оговаривается в тексте справки
("незаверенная копия").
При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по
запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана на
основании имеющихся в архиве печатных материалов, если в них
содержатся необходимые сведения.
10.2.7. Архивные справки составляются по установленной форме
на бланке для письма организации, в состав которой входит архив с
обозначением названия документа: "Архивная справка" (Приложение
31).
В справке приводятся названия документов, их даты и
излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом
изложение дается в хронологической последовательности событий, а
не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в
справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия
организаций в тексте справки при первом упоминании должны
приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается
применение их официально принятых сокращенных названий.
После текста справки помещаются архивные шифры документов,
послуживших основанием для составления архивной справки (номера
фондов, описей дел и листов дел).
10.2.8. Архивная справка подписывается руководителем
организации или структурного подразделения, в состав которого
входит ведомственный архив, и заведующим архивом. Справка
заверяется гербовой печатью организации. Копия архивной справки
без печати, заверенная составителем, остается в деле.
10.2.9. К архивной справке могут прилагаться копии документов
и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной
справке.
10.2.10. При отсутствии в ведомственном архиве документов, а
также печатных материалов, необходимых для подтверждения
запрашиваемых сведений, составляется письмо на бланке организации
для писем. В ответе указываются причины отсутствия документов,
даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой. При
необходимости письмо, содержащее сведения об отсутствии в архиве
документов вследствие их гибели или утраты, может быть заверено
гербовой печатью организации.
Порядок выдачи и оформление архивных копий
и выписок из документов
10.2.11. Ведомственный архив на основании хранящихся
документов выдает организациям архивные копии и выписки из
документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из
документов, содержащих сведения социально-правового характера,
необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.
Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным,
электрографическим, фото- и другим способом всего текста
документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу,
официально заверенное архивом.
Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен
порядку выдачи архивных справок.
10.2.12. Машинописные архивные копии (выписки) составляются
на бланке письма организации с обозначением названий: "Архивная
копия", "Архивная выписка".
Название документа, его номер и дата воспроизводятся
полностью. Содержание архивной копии документа должно отвечать
вопросу заявления.
В архивной выписке связность содержания и точный смысл
каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В
начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах
пропуска отдельных слов ставится многоточие.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие
сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: "так в
документе".
После текста архивной копии (выписки) указывается архивный
шифр документа.
10.2.13. Архивные копии (выписки) заверяются подписью
заведующего архивом и гербовой печатью организации.
На архивных копиях, изготовленных фото- или
электрографическим способом, поисковые данные проставляются на
обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте
последнего листа документа.
10.2.14. Подготовленные архивом информационные документы,
архивные копии и выписки направляются с письмом, подписанным
руководителем организации или структурного подразделения, в состав
которого входит архив, заинтересованной организации или лицу с
указанием, что они не могут быть размножены (полностью или в
извлечениях) без разрешения организации, выдавшей эти документы.
Выдача документов во временное пользование
10.2.15. Документы ведомственного архива выдаются во
временное пользование структурным подразделениям организации,
организациям своей отрасли и других отраслей.
