организациям своей отрасли и других отраслей.
Порядок выдачи документов во временное пользование изложен в
пп. 5.3.3 - 5.3.8 настоящих Правил.
10.3. Культурно-просветительная и
агитационно-пропагандистская работа архива
10.3.1. Формами культурно-просветительной и
агитационно-пропагандистской работы ведомственного архива
являются: организация выставок документов и подготовка
тематических подборок и документальных публикаций, подготовка
материалов для использования средствами массовой информации,
организация встреч с общественностью, экскурсий, лекций.
Эта работа, как правило, осуществляется в связи со
знаменательными событиями и юбилейными датами в жизни страны,
отдельного региона, видных государственных и общественных
деятелей, деятелей народного хозяйства, науки и культуры, а также
в целях информации о документах архива.
Организация выставок документов
10.3.2. Выставки документов могут организовываться архивом
как самостоятельно, так и совместно с другими организациями. Архив
может также предоставлять документы на выставки, подготавливаемые
другими организациями.
10.3.3. Документы на выставках, как правило, экспонируются в
виде копий. На стационарной выставке, предназначенной для
экспонирования в одном помещении, могут кратковременно
экспонироваться в порядке исключения и подлинники отдельных
документов, за сохранность которых несет ответственность
организация - устроитель выставки.
10.3.4. В архивах могут подготавливаться тематические
подборки копий документов (комплекты, альбомы, плакаты, диаграммы,
диапозитивы), которые предназначаются для оформления стендов,
выставок и для использования в качестве наглядных пособий.
Подготовка документов для использования
средствами массовой информации
10.3.5. Использование документов средствами массовой
информации осуществляется путем подготовки статей и других
материалов для печати, радио- и телевизионных передач.
10.3.6. Ведомственный архив готовит статьи и другие материалы
для печати, радио и телепередач самостоятельно или совместно с
органами массовой информации, с которыми предварительно
согласовывается тематика статей (передач), их объем и сроки
подготовки.
Тематика и тексты статей и других материалов, радио- и
телепередач, подготовленных по документам архива, утверждаются
руководством организации или структурного подразделения, в состав
которого входит архив.
10.3.7. В экземплярах текстов статей и других материалов,
радио- и телепередач, остающихся в ведомственном архиве,
указываются поисковые данные использованных документов; дата и
место публикации (передачи).
Организация встреч с общественностью,
экскурсий, лекций, докладов
10.3.8. Встречи, экскурсии, лекции, доклады проводятся на
основании предварительной договоренности ведомственного архива со
структурными подразделениями организации, другими
заинтересованными организациями.
Работа по их подготовке включает в себя: определение темы,
состава аудитории, времени и места проведения мероприятия, состава
документов, предназначенных для экспонирования и прослушивания,
продолжительности мероприятия и порядка его проведения.
Подготовка документальных публикаций
10.3.9. Ведомственный архив самостоятельно или совместно с
другими организациями проводит работу по подготовке документальных
публикаций.
Наиболее распространенной формой этой работы в ведомственном
архиве является подготовка журнальных и газетных документальных
публикаций; в отдельных случаях - документы могут издаваться в
виде сборников документов.
10.3.10. Подготовка документальных публикаций
предусматривает: выбор темы, определение формы публикации,
выявление и отбор документов, их археографическое оформление,
составление при необходимости научно-справочного аппарата к
публикации, а также работу с редакцией газеты, журнала или с
издательством (при подготовке сборника документов)*.
___________________
* При подготовке документальных публикаций следует
руководствоваться "Правилами издания исторических документов в
СССР". М., 1969.
10.3.11. Культурно-просветительная и
агитационно-пропагандистская работа ведомственного архива должна
проводиться в тесном контакте и под непосредственным методическим
руководством соответствующего государственного архива, с которым
рекомендуется согласовывать планы этой работы.
10.4. Исполнение запросов социально-правового характера
10.4.1. Ведомственный архив исполняет запросы организаций и
заявления граждан и выдает им архивные справки (архивные копии,
архивные выписки)* социально-правового характера, необходимые для
удовлетворения прав и законных интересов граждан.
___________________
* В дальнейшем вместо слов "архивные справки (архивные копии,
архивные выписки)" употребляются слова "архивные справки".
Порядок исполнения запросов и выдачи архивных справок
определен в пп. 10.2.5 - 10.2.9.
10.4.2. Гражданам СССР по их заявлениям выдаются архивные
справки: о трудовом стаже и заработной плате, о службе в
Вооруженных Силах СССР, об участии в партизанском движении,
избрании на выборные должности, о членстве в общественных
организациях, о революционной, государственной и общественной
деятельности; наградах, нахождении на излечении, об образовании, о
гражданском состоянии, трудовых имущественных правах и по другим
вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.
10.4.3. Гражданам СССР по их заявлениям выдаются архивные
справки социально-правового характера как в отношении их самих,
так и в отношении лиц, находящихся на их иждивении или под их
опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике. В
заявлении должно быть точно указано, для какой цели и для
представления в какую организацию требуется архивная справка.
Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые
для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с
просьбой сообщить дополнительные сведения. Запросы, не отвечающие
профилю архива, направляются в другие архивы или организации по
принадлежности с одновременным уведомлением об этом заявителя.
Архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной
ответственности, судимости, лишении прав гражданства и
восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой
деятельности на руки гражданам не выдаются, а высылаются при
необходимости заинтересованным организациям.
Если при наведении справок обнаружатся другие сведения, из-за
которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она также
высылается в адрес заинтересованной организации, о чем сообщается
заявителю.
10.4.4. Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их
письменным заявлениям с разрешения руководителя организации
подлинных личных документов о гражданском состоянии, об
образовании, трудовых книжек и других личных документов (кроме
указанных в п. 10.4.5), не полученных в свое время владельцами.
На место изъятого личного документа вкладывается справка или
делается соответствующая отметка, а при необходимости - снятая с
изъятого документа копия.
10.4.5. Запрещается выдавать из ведомственного архива
находящиеся среди документов паспорта, партийные билеты и
кандидатские карточки КПСС, комсомольские билеты, профсоюзные
билеты, воинские билеты, партизанские книжки, орденские книжки, а
также снимать с этих документов копии. Сведения о наличии
названных документов и их содержании сообщаются только по запросам
заинтересованных организаций.
10.4.6. Основными документами для наведения архивных справок
о трудовом стаже являются: постановления, приказы, распоряжения по
личному составу, протоколы общих собраний, заседаний, конференций,
лицевые счета и ведомости на получение зарплаты. Для наведения
архивных справок также могут быть использованы регистрационные и
алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные, именные,
послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели и т.
д.
При этом используются и документы организации, подписанные
заявителем, с указанием занимаемой им должности, а также документы
других организаций, адресованные ему как должностному лицу.
Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты,
автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных
справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно
сообщаются заявителю.
В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные
только за то время, за которое имеются сведения в документах. При
этом приводится точное название должности, в которой работал
заявитель, и в течение какого времени он работал.
Название должности в тексте справки при первом упоминании
должно приводиться полностью, при повторных упоминаниях
допускается применение сокращений. Допускается приводить в справке
выдержки из документов, заключая их в кавычки.
Биографические данные включаются в архивную справку так, как
они значатся в документах ведомственного архива, а расхождения,
несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки
словами "так в документе". Оговариваются также отсутствие имени и
отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие одного
из них.
10.4.7. Для наведения справок о размере заработной платы
используются лицевые счета рабочих и служащих, а при их отсутствии
- ведомости на выдачу зарплаты, машинограммы на выдачу зарплаты,
расчетные книжки.
В справку о сумме заработной платы не должны включаться
данные о выплатах за сверхурочную работу, за работы по
совместительству, выплатах единовременного характера, не
относящихся к заработной плате.
При составлении справки о заработной плате при наличии
месяцев, в течение которых работник фактически не работал или
работал неполное количество рабочих дней (независимо от причины:
болезни, отпуска, увольнения и т. п.), в справку включаются данные
за другие, непосредственно предшествующие месяцы.
В справке о заработке члена колхоза приводятся сведения о
денежной и натуральной оплате труда колхозника. Данные приводятся
раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года.
Размер заработной платы указывается в справке в соответствии
с масштабами цен, действовавших в тот период, за который наводится
справка.
Архивные справки о заработной плате рабочих и служащих и
заработке членов колхозов для назначения государственной пенсии
составляются по установленной органами социального обеспечения
форме.
10.4.8. Основными документами для наведения архивных справок
об образовании служат протоколы заседаний педагогических советов,
государственных, экзаменационных комиссий или выписки из них,
находящиеся в личных делах учащихся, книги регистрации выданных
аттестатов, дипломов, экзаменационные листы.
При отсутствии в документах сведений об окончании заявителем
учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе
он учился.
10.4.9. Основными документами для наведения справок об
имущественных правах являются нотариальные реестры, дела о выдаче
свидетельств на право наследования, первые (основные) экземпляры
нотариально удостоверенных договоров, договоры на право застройки
при индивидуальном строительстве, решения народных судов по
имущественным претензиям и т. п.
10.4.10. В случаях, когда сведения, включаемые в архивную
справку, не умещаются на одном листе справки, включая его
оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих
листах. При этом каждый лист справки заверяется гербовой печатью
организации.
10.4.11. Архивные справки и подлинные личные документы
выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по
предъявлении паспорта или удостоверения личности под расписку (на
копии архивной справки). Доверенные лица кроме того, при получении
ими подлинного документа предъявляют в архив доверенность,
заверенную нотариусом или организацией.
Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для
получения архивной справки или подлинного личного документа, то
справка или документ направляется в адрес заявителя по почте.
Архивные справки посылаются заявителям заказными, а подлинные
личные документы - ценными письмами.
10.5. Работа читального зала
10.5.1. В целях создания условий для работы исследователей с
документами в ведомственных архивах действуют читальные залы.
Выдавать документы для работы исследователям вне помещения архива
запрещается.
Каждый ведомственный архив разрабатывает, в соответствии с
настоящими Правилами, правила работы читального зала, которые
утверждаются руководителем организации (структурного
подразделения), в состав которого входит архив.
10.5.2. В целях оказания помощи в подборе документов и в
работе над ними исследователям предоставляется научно-справочный
аппарат ведомственного архива и организуются консультации. Для
работы с микрокопиями и документами, текст которых воспроизводится
при помощи технических средств, ведомственный архив предоставляет
исследователю соответствующую аппаратуру.
Оформление исследователей для работы с документами
10.5.3. Допуск исследователей из других организаций к работе
с документами ведомственного архива осуществляется на основании
писем этих организаций, в которых должны быть указаны фамилия, имя
и отчество исследователя, его должность и звание, тема,
хронологические границы и цели исследования. Письма должны быть
оформлены на бланке и подписаны руководителем организации.
Студенты высших учебных заведений допускаются к работе над
документами на основании письма вуза за подписью ректора или
проректора с обоснованием необходимости работы с документами
архива.
В порядке исключения отдельные граждане могут допускаться к
работе над документами по личным заявлениям.
Исследователи - граждане зарубежных стран допускаются к
работе над документами ведомственных архивов в установленном
порядке.
10.5.4. В читальный зал дела выдаются только при наличии
резолюции о разрешении работы с документами руководителя
организации или структурного подразделения, в состав которого
входит архив. Разрешение на право работы исследователей в
ведомственном архиве дается руководителем организации на срок,
определяемый объемом работы по теме исследования, но не
превышающий одного года.
При продлении срока исследования, изменении его
хронологических границ или перемене темы работы исследователь
представляет новое письмо.
10.5.5. Исследователь, допущенный к работе над документами
архива, должен заполнить анкету установленного образца (Приложение
32) и ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном
зале архива, предъявить паспорт.
10.5.6. На каждого исследователя в читальном зале заводится
личное дело, включающее следующие документы:
- письмо организации, направившей исследователя в архив, с
резолюцией руководителя организации о разрешении работы в
читальном зале;
- анкету исследователя;
- заказы (требования) на выдачу дел (Приложение 10);
- заказы на копирование документов.
Личные дела хранятся в читальном зале и спустя год после
завершения работы исследователя передаются в архив архива.
Выдача дел исследователям
10.5.7. В читальный зал исследователям выдаются дела,
относящиеся только к теме исследования.
Для получения документов и научно-справочных пособий
исследователи заполняют заказы (требования) (Приложение 10).
Документы и научно-справочные пособия выдаются исследователям под
расписку. Исследователи отвечают за их сохранность. Категорически
запрещается снимать копии с чертежей и рисунков без
соответствующего разрешения.
Одновременно за исследователем может числиться не более 20
дел.
10.5.8. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают
документы и научно-справочные пособия заведующему (сотруднику)
читального зала.
При получении от исследователя использованных дел заведующий
(сотрудник) читального зала расписывается в заказе на выдачу дел.
Если в возвращенных документах будет обнаружена недостача или
повреждение документов, об этом составляется акт.
Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается
права занятий в читальном зале ведомственного архива на срок,
определяемый руководителем организации.
В случае хищения или умышленного повреждения документов, а
также внесения изменений в их текст, виновные привлекаются к
ответственности в установленном законом порядке.
Выдача выписок из документов
и копий документов исследователям
10.5.9. Исследователи, работающие в читальном зале, могут
делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование
документов только по теме исследования. При необходимости
сделанные выписки могут быть просмотрены заведующим читальным
залом.
Копирование документов ведомственного архива по заказам
исследователей производится по разрешению руководителя организации
на основании письма заинтересованной организации (при наличии в
нем просьбы) или специального запроса.
Копирование документов осуществляется после оплаты счета за
изготовление копий.
10.5.10. При отсутствии в ведомственном архиве необходимой
копировальной техники копирование документов может проводиться
силами заинтересованной организации в помещении ведомственного
архива, в фотоателье или фотолабораториях других организаций в
присутствии сотрудника ведомственного архива.
Негативы фотокопий и микрофильмов организациям и
исследователям не выдаются и безвозмездно поступают в распоряжение
ведомственного архива. В исключительных случаях по письму
заинтересованных организаций и разрешению руководителя
организации, в состав которой входит архив, негативы могут быть
выданы во временное пользование организациям, занимающимся
реставрационными работами и оформлением музейных экспозиций.
10.5.11. Копии документов пересылаются в адрес той
организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются
исследователю под расписку в заказе на копирование.
Исследователи и организации соответствующим письмом ставятся
в известность, что копии документов могут быть использованы только
по теме и для целей, указанных в запросе, и не подлежат передаче
другим лицам и организациям.
10.6. Учет использования документов
10.6.1. Все формы использования документов ведомственного
архива подлежат учету.
10.6.2. Учет подготовленных информационных документов и
проведения различных культурно-просветительных и
агитационно-пропагандистских мероприятий ведется в журнале, где
указывается их тематика и дата проведения мероприятия или
опубликования документа.
Учет выданных архивных справок, копий и выписок из документов
ведется в специальном журнале регистрации архивных справок, копий
и выписок из документов.
10.6.3. Учет исполнения социально-правовых запросов
осуществляется в установленном порядке.
10.6.4. Учет количества исследователей и числа посещений ими
читального зала архива ведется в журналах регистрации
исследователей и посещений исследователями читального зала
(Приложения 33, 34).
10.6.5. Учет количества использованных фондов и выданных для
использования дел ведется по книге выдачи дел из хранилища
(Приложение 35).
Раздел 11.
Работа ведомственного архива
с документами личного происхождения
Ведомственный архив в целях выявления, отбора и передачи на
государственное хранение документов личного происхождения, имеющих
политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное
или историческое значение, оказывает содействие государственному
архиву в его комплектовании такими документами; по согласованию с
государственным архивом может принимать их на временное хранение с
последующей передачей на государственное хранение.
Эта работа проводится ведомственным архивом под
непосредственным организационно-методическим руководством
государственного архива.
11.1. Порядок передачи в ведомственный
архив документов личного происхождения
Ведомственный архив в соответствии с составленным списком
лиц, чьи архивы целесообразно принимать на государственное
хранение (Приложение 36), принимают на временное хранение
документы личного происхождения по заявлению их владельца
(Приложение 37) и оформляет прием актом приема-передачи документов
на временное хранение (Приложение 38). К акту прилагается
сдаточная опись документов личного происхождения (Приложение 39).
Акт и опись составляются в 3 экземплярах. Один экземпляр акта
и описи передается владельцу документов, один экземпляр - остается
в ведомственном архиве и один экземпляр описи и акта передается в
соответствующий государственный архив.
11.2. Систематизация и описание
документов личного происхождения
11.2.1. Поступающие по согласованию с государственным архивом
в ведомственный архив документы личного происхождения
систематизируются по архивным фондам личного происхождения.
Архивным фондом личного происхождения называется архивный
фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и
деятельности отдельного лица (семьи). Лицо, в деятельности
которого образовались документы фонда, называется
фондообразователем. Название фонда личного происхождения состоит
из фамилии, имени, отчества лица, указания рода деятельности
(профессии), служебного положения, ученых званий.
В ведомственном архиве могут создаваться архивные коллекции
документов личного происхождения ("Воспоминания участников Великой
Октябрьской социалистической революции", "Письма с фронтов Великой
Отечественной войны" и т. п.).
11.2.2. Хронологическими границами архивного фонда личного
происхождения являются даты рождения и смерти фондообразователя.
Хронологическими границами документов архивной коллекции являются
даты самого раннего и позднего документов.
Крайние даты документов фонда личного происхождения могут не
совпадать с хронологическими границами фонда из-за отсутствия
документов о начальном или завершающем этапе жизни
фондообразователя или за счет документов, связанных с откликами на
смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений,
с проведением юбилейных мероприятий и т. д.
11.2.3. В случае необходимости ведомственный архив
запрашивает у владельца документов биографические сведения о
фондообразователе, а также об истории фонда и составляет краткую
историческую справку о фондообразователе, которая содержит:
- основные биографические сведения о фондообразователе (даты
его жизни, сведения о времени и местах его работы, его печатных
трудах, изобретениях и др.);
- сведения об истории фонда (полнота переданных в
ведомственный архив документов, местонахождение не поступивших на
хранение документов и др.).
11.2.4. Передаваемые в ведомственный архив документы каждого
фонда личного происхождения подлежат первичной систематизации в
соответствии со схемой систематизации, согласованной с
государственным архивом.
Основными разделами схемы систематизации документов фонда
личного происхождения являются:
- документы творческой деятельности фондообразователя
(рукописи, рисунки, чертежи и др.);
- документы служебной и общественной деятельности
фондообразователя;
- личная переписка фондообразователя;
- документы к биографии фондообразователя (личные документы,
документы юбилеев и др.);
- документы о фондообразователе (статьи, воспоминания, отзывы
и др.);
- изобразительные документы (фотографии фондообразователя и
др.);
- документы, отложившиеся в фонде или собранные
фондообразователем (рукописи и рисунки других лиц, тематические
подборки выписок, вырезок из газет и т. п.).
Внутри этих разделов документы группируются во временно
сформированные дела (единицы хранения) в соответствии с
тематическим, хронологическим, поминальным, корреспондентским или
иным признаком.
11.2.5. Временно сформированные дела (единицы хранения)
заключаются в папки с клапанами. На обложке единицы хранения
карандашом обозначается: наименование фонда личного происхождения,
его номер по списку фондов ведомственного архива, порядковый номер
единицы хранения по описи, краткое наименование группы документов
и их количество.
Временно сформированные единицы хранения не подшиваются,
нумерация листов не производится, крайние даты документов не
выявляются, заголовки составляются краткие, обобщенные: "Документы
к биографии", "Документы о работе в издательстве "Художественная
литература" и т. д.
11.2.6. Систематизация документов фонда закрепляется путем
составления сдаточной описи.
Описательная статья описи состоит из порядкового номера
временной единицы хранения, краткого ее заголовка и обозначения
количества документов в единице хранения.
В итоговой записи к описи указывается общее количество
документов, учтенных по этой описи, количество временно
сформированных единиц хранения, опись подписывается составителем и
заверяется председателем ЦЭК (ЭК) организации.
11.2.7. После оформления приема документов личного
происхождения на временное хранение ведомственный архив вносит
необходимые изменения и дополнения в учетные документы архива:
список фондов, книгу учета поступлений документов, составляет лист
фонда.
При этом в листе фонда документы, внесенные в опись,
учитываются как описанные, поскольку опись является учетным
документом.
11.2.8. Ведомственный архив хранит документы личного
происхождения, учтенные по сдаточной описи, и в соответствии с ней
передает документы на государственное хранение.
11.2.9. По согласованию с государственным архивом и под его
непосредственным руководством ведомственный архив может проводить
подготовку документов к передаче на государственное хранение,
которая включает:
- экспертизу ценности документов;
- уточнение фондовой принадлежности документов;
- уточнение систематизации документов в пределах фонда,
классификационных групп и дел (единиц хранения);
- определение авторства и времени создания документов при
отсутствии в них этих данных;
- формирование дел (единиц хранения);
- полное оформление дел (единиц хранения) (кроме подшивки);
- составление описи фонда личного происхождения с необходимым
научно-справочным аппаратом к ней (предисловие, оглавление,
указатели).
Описи составляются по форме описи дел постоянного хранения
организаций (Приложение 22), исключая графу 2 "Индекс дела".
11.3. Передача документов личного происхождения
на государственное хранение
11.3.1. Опись фонда личного происхождения рассматривается ЦЭК
(ЭК) организации и после ее одобрения направляется на рассмотрение
ЭПК соответствующего архивного учреждения.
После утверждения описи ЭПК соответствующего архивного
учреждения составляется акт описания документов (Приложение 40).
В соответствии с актом вносятся изменения в лист фонда:
документы и временные единицы хранения учитываются как выбывшие, а
как поступившие в графе "Учет описанных документов" указываются
единицы хранения, вновь сформированные и внесенные в опись.
11.3.2. Передача документов личного происхождения на
государственное хранение производится в сроки, согласованные с
государственным архивом и оформляется актом приема-передачи
документов на государственное хранение (Приложение 41) в
установленном порядке.
При этом вместе с документами фонда личного происхождения
передается дело фонда, включающее переписку с владельцем, его
заявление о приеме документов на хранение, опись, акт описания
документов, а также три экземпляра описи фонда, если она
составлялась.
11.3.3. Документы личного происхождения, хранящиеся в
ведомственном архиве, используются с соблюдением норм авторского
права и условий, на которых они переданы владельцами.
Исследователям документы личного происхождения выдаются только с
разрешения лица, передавшего их в ведомственный архив.
Раздел 12.
Организация работы ведомственного архива
12.1. Общие положения
12.1.1. Организациями в зависимости от объема документов,
находящихся на ведомственном хранении, и задач по обеспечению их
сохранности и использованию могут создаваться ведомственные
архивы, как структурные подразделения или как составные части
структурных подразделений. Ведомственные архивы, являющиеся
учреждениями с правами юридического лица, могут функционировать за
счет бюджетных ассигнований, а также за счет специальных
внебюджетных средств.
12.1.2. Работа ведомственного архива организуется в
соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются:
правовой статус ведомственного архива; источники его
комплектования; состав документов, поступающих на хранение; задачи
и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.
Положение о ведомственном архиве, являющемся учреждением,
согласовывается с соответствующим учреждением государственной
архивной службы СССР, утверждается руководителем организации, в
непосредственном подчинении которой он находится.
12.1.3. Положение о ведомственном архиве, являющемся
структурным подразделением или частью структурного подразделения
организации, утверждается руководителем организации, в составе
которой он функционирует.
12.1.4. Положение о центральном отраслевом архиве,
центральном архиве министерства (ведомства) СССР, союзной,
автономной республики должно согласовываться соответственно с
Главархивом СССР, главархивом союзной республики, архивным
управлением автономной республики.
Положение об объединенном ведомственном и междуведомственном
архиве согласовывается с соответствующим учреждением
государственной архивной службы СССР.
12.1.5. На имеющиеся в ведомственном архиве должности
согласно штатному расписанию (за исключением заведующего архивом)
составляются должностные инструкции, в которых указываются виды
работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.
Должностная инструкция разрабатывается также для лица,
ответственного за архив.
Должностные инструкции согласовываются с юридической службой
организации и утверждаются соответственно руководителем
организации, руководителем структурного подразделения, частью
которого является архив, заведующим архивом (если архив является
структурным подразделением) или его директором (если архив
является учреждением).
12.1.6. Лицо, назначенное ответственным за ведомственный
архив, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в
государственном архиве, в который передаются документы организации
на государственное хранение.
12.2. Методическое обеспечение
работы ведомственного архива
12.2.1. Центральный отраслевой архив, центральный архив
министерства (ведомства) СССР, союзной или автономной республики
организует и принимает непосредственное участие в разработке
нормативно-методических документов отраслевого назначения
(различных перечней категорий документов со сроками их хранения,
типовых (примерных) инструкций по делопроизводству и номенклатур
дел и т. д.) как для внутреннего пользования в архиве, так и для
их использования в работе с документами в структурных
подразделениях и подведомственных организациях.
Нормативно-методические документы союзного отраслевого
характера утверждаются министерством (ведомством) совместно с
Главархивом СССР или только министерством (ведомством), но по
согласованию с Главархивом СССР.
12.2.2. На основе отраслевых нормативно-методических
документов ведомственные архивы организаций отрасли разрабатывают
конкретные нормативно-методические документы по проведению
делопроизводственных и архивных работ.
Подготовленные ведомственными архивами
нормативно-методические документы до их утверждения или подписания
руководством организации или структурного подразделения, в составе
которого функционирует архив, представляются на рецензирование и
согласование в соответствующие учреждения государственной архивной
службы СССР.
12.3. Планирование работы ведомственного архива
12.3.1. В ведомственном архиве составляются: годовые планы
работы и годовые (с поквартальной разбивкой) планы-графики приема
дел от источников комплектования архива, передачи дел на
государственное хранение, представления годовых разделов сводных
описей дел на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного
учреждения*.
___________________
* По согласованию с соответствующими учреждениями государственной
архивной службы СССР организациями могут составляться
перспективные, в том числе пятилетние, планы передачи документов
на государственное хранение и представления годовых разделов
сводных описей дел на рассмотрение ЭПК архивных учреждений.
Планы-графики приема дел от источников комплектования архива
до утверждения их руководителем организации согласовываются с
ними, а также с соответствующим государственным архивом (см. п.
4.3.3).
Планы-графики передачи дел на государственное хранение и
представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение
ЭПК архивного учреждения утверждаются совместно руководителем
организации и соответствующего архивного учреждения.
В планах необходимо предусматривать санитарные дни для
проведения санитарно-гигиенических работ (см. п. 5.1.27).
Годовые планы работы архивов представляются на согласование в
госархив по взаимной договоренности госархива и организации.
12.3.2. В целях выполнения постановлений и распоряжений
директивных органов по вопросам архивного дела, приказов и
указаний вышестоящих организаций, указаний учреждений
государственной архивной службы СССР ведомственным архивом
разрабатываются планы мероприятий.
12.3.3. Годовое планирование работы ведомственного архива
проводится на основе определения главных задач работы архива на
планируемый год, вытекающих из требований постановлений
директивных органов, решений местных органов государственной
власти, приказов и указаний ведомства по вопросам архивного дела и
делопроизводства, указаний учреждений государственной архивной
службы и с учетом бюджета рабочего времени в планируемом году.
12.3.4. Годовой план составляется с указанием конкретных
видов работ по прилагаемой форме (Приложение 42).
По каждому виду работы определяется его объем; отдельные виды
работ могут не иметь объемных показателей (например, контроль за
работой сотрудников), в таком случае их трудоемкость выражается
только затратой времени.
Для определения бюджета времени, который необходимо затратить
на выполнение видов работ в предусмотренном планом объеме, следует
использовать "Типовые нормы на основные виды работ, проводимых в
госархиве" (М.: Главархив СССР, 1977) и "Типовые нормы времени на
работы по делопроизводственному обслуживанию" (М.: НИИТруда,
1976).
Планы подписываются заведующим ведомственным архивом (лицом,
ответственным за архив) и утверждаются руководителем организации,
которой он непосредственно подчинен, или структурного
подразделения, в составе которого функционирует архив.
В начале плана указывается количество работников в архиве и
общий бюджет рабочего времени с учетом непроизводительных затрат
времени (на учебные отпуска, на временную нетрудоспособность и т.
д.).
12.3.5. В ведомственном архиве систематически должна
проводиться работа по улучшению организации и условий труда.
12.3.6. В целях развития трудовой, общественно-политической
активности, повышения трудовой и производственной дисциплины,
ответственности за порученное дело работники ведомственного архива
участвуют в социалистическом соревновании, проводимом в
организации, в структуре которой функционирует архив, или
организуемом учреждениями государственной архивной службы СССР.
12.4. Ведомственный контроль за состоянием архивов
и организацией документов в делопроизводстве
12.4.1. Ведомственный контроль за состоянием архивов и
организацией документов в делопроизводстве осуществляется в
соответствии со структурой отрасли и звенностью управления:
центральный отраслевой, центральный архив, архив
союзно-республиканского министерства совместно со службой
делопроизводства контролирует состояние архивов и организацию
документов в делопроизводстве организаций непосредственного
подчинения и республиканских министерств; центральный архив
республиканского министерства совместно со службой
делопроизводства соответственно осуществляет контроль за
состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве
организаций непосредственного подчинения и республиканских (АССР),
краевых, областных организаций; архивы республиканских (АССР)
министерств, краевых, областных организаций осуществляют совместно
со службами делопроизводства контроль за состоянием архивов и
организацией документов в делопроизводстве организаций
непосредственного подчинения, а также городского и районного
звеньев.
Центральный отраслевой архив, центральный архив союзного
министерства совместно со службой делопроизводства осуществляет
контроль за состоянием архивов и организацией документов в
делопроизводстве организаций союзного подчинения.
12.4.2. С целью выполнения задач, указанных в п. 12.4.1,
