12.4.2. С целью выполнения задач, указанных в п. 12.4.1,
ведомственный архив совместно со службой делопроизводства проводит
плановые проверки состояния архивов, организации документов в
делопроизводстве не реже 1 раза в пять лет в организациях
непосредственного подчинения, а состояние организации документов в
делопроизводстве структурных подразделений самой организации - не
реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в
ведомственный архив.
При необходимости могут осуществляться и внеплановые
проверки.
12.4.3. Проверки проводятся комплексные и тематические. В
подготовку к проверкам должно входить составление плана изучения
проверяемых вопросов. Если проверка проводится несколькими
сотрудниками, то в плане указывается распределение обязанностей
между ними.
12.4.4. По итогам каждой проверки составляется справка или
докладная записка на имя руководителя организации, в которых
отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации
недостатков и дальнейшему улучшению работы.
С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные
исполнители и руководитель соответствующего структурного
подразделения. В необходимых случаях по итогам проверок
руководителем организации или руководителем вышестоящей
организации могут издаваться приказы.
12.4.5. Одной из форм ведомственного контроля является
проведение общественных смотров состояния архивов и
делопроизводства организаций отрасли (группы организаций отрасли
на одном или нескольких уровнях). Порядок организации и проведения
смотра определяется министерством (ведомством) и т. д. совместно с
соответствующими учреждениями государственной архивной службы
СССР.
12.4.6. В целях осуществления систематического и
качественного анализа состояния ведомственного контроля архивом
ведутся карточки учета работы с организациями (Приложение 43).
12.5. Работа с кадрами
12.5.1. Подбор кадров, расстановка и использование работников
ведомственного архива осуществляются в соответствии с задачами
архива, типовой номенклатурой штатной численности,
квалификационными характеристиками должностей в отрасли.
12.5.2. Повышение квалификации работников архива и службы
делопроизводства организации проводится по согласованию с ее
администрацией.
Подготовка и проведение занятий по повышению квалификации
осуществляется архивом совместно со службой делопроизводства и
отделом кадров.
12.5.3. Основными формами обучения работников архивов и служб
делопроизводства являются: институты повышения квалификации,
курсы, совещания, семинары.
12.5.4. Для принятых в архив работников обязателен инструктаж
по пожарной безопасности и технике безопасности.
12.6. Учет труда, отчетность, контроль за работой
12.6.1. Учет труда в ведомственном архиве ведется в табеле
учета рабочего времени и в дневниках учета труда.
12.6.2. В дневнике каждого работника ведомственного архива
ежедневно учитывается плановая (в соответствии с индивидуальными
планами) и внеплановая работа. В дневнике записываются: даты, виды
и объем работ, затраченное на каждый вид работы время в часах. В
конце каждого месяца, квартала, года подводится итог по видам
работы и затраченному времени в рабочих днях.
12.6.3. С целью выполнения запланированных мероприятий и
предложений проверок ведомственный архив осуществляет
систематический контроль за ходом их исполнения.
12.6.4. По итогам работы ведомственным архивом составляется
отчет о выполнении годового плана. В годовой отчет включаются
сведения о выполнении планов-графиков (см. п. 12.3.1), а также
сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план,
последние отражаются в конце отчета, при необходимости
самостоятельным разделом.
Один экземпляр отчета по взаимной договоренности
государственного архива и организации может направляться в
соответствующий государственный архив.
Раздел 13.
Порядок передачи ведомственным архивом документов
ГАФ СССР на государственное хранение
13.1. Предельные сроки хранения документов
в ведомственном архиве
13.1.1. Документы ГАФ СССР, временно находящиеся на
ведомственном хранении, передаются на постоянное государственное
хранение по истечении предельных сроков их хранения в
ведомственных архивах, установленных Положением о ГАФ СССР:
- для документов высших органов государственной власти и
управления СССР, союзных и автономных республик, местных Советов
народных депутатов, министерств, ведомств и других органов
государственного управления, Верховного Суда СССР и верховных
судов союзных и автономных республик, Государственного арбитража
при Совете Министров СССР, государственных арбитражей при советах
министров союзных и автономных республик, органов Прокуратуры
СССР, отраслевых академий, союзных и республиканских органов
общественных организаций, других учреждений, организаций и
предприятий союзного и республиканского подчинения - 15 лет;
- для документов учреждений, организаций и предприятий
краевого, областного, окружного подчинения - 10 лет, районного и
городского подчинения и колхозов - 5 лет;
- для записей актов гражданского состояния, документов по
личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел - 75
лет;
- для научно-технической документации - по миновании
практической надобности, но не свыше 25 лет;
- для кинофильмов, киножурналов и сюжетов кинолетописи, а
также звукозаписей и видеозаписей - по окончании копирования, но
не свыше 3 лет;
- для фотоснимков - 3 года;
- для магнитных лент и дисков, перфокарт, перфолент и других
машиночитаемых документов - 5 лет.
Фотоснимки и звукозаписи, входящие в состав управленческой
документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для
хранения этой документации в соответствующих государственных и
общественных организациях.
Кинодокументы, фотодокументы, звуко- и видеозаписи,
машиночитаемые документы, входящие в состав научно-технической
документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для
хранения научно-технической документации.
Примечание. Срок хранения управленческой документации
исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания
документов делопроизводством.
13.1.2. В необходимых случаях сроки хранения документов в
ведомственных архивах могут быть продлены Главархивом СССР.
13.1.3. В случае отсутствия необходимых условий для
обеспечения сохранности документы ГАФ СССР могут быть переданы на
государственное хранение до истечения предельных сроков их
ведомственного хранения только по согласованию с соответствующим
государственным архивом.
Досрочная передача документов ГАФ СССР в государственные
архивы от ликвидированных организаций производится только в том
случае, если ведомство ликвидировано полностью и имеется
правительственный акт о передаче документов на постоянное
государственное хранение.
13.2. Порядок передачи документов на госхранение
13.2.1. Государственный архив, в который подлежат передаче из
ведомственного архива документы ГАФ СССР, определяется
соответствующим архивным органом.
13.2.2. Организации, в деятельности которых не создаются
документы ГАФ СССР, хранят свои документы в соответствии со
сроками хранения, определяемыми типовыми и ведомственными
перечнями документов с указанием сроков хранения документов, а
также номенклатурами дел.
13.2.3. Передача документов ГАФ СССР от организаций в
государственные архивы, как правило, проводится ежегодно в
соответствии с графиками, утвержденными руководителями организаций
и соответствующих архивных учреждений.
В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся
документов постоянного хранения (до 200 дел) и организациях,
осуществляющих свою деятельность в пределах установленных сроков
созыва, допускается передача документов один раз в три - пять лет.
Особо ценные документы передаются в государственные архивы по
отдельным описям (Приложение 19) вместе с необходимым
научно-справочным аппаратом, со страховыми копиями и актами об их
техническом состоянии.
13.2.4. Документы организаций передаются в государственные
архивы по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием
документов на государственное хранение оформляется актом
приема-передачи (Приложение 41), составляемым в двух экземплярах.
13.2.5. Перед передачей документов ГАФ СССР от организаций на
государственное хранение представитель государственного архива
проводит в организации проверку физического и
санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении
дефектов государственным архивом составляется акт; устранение
обнаруженных дефектов проводится силами организации.
13.2.6. При передаче документов организацией в
государственный архив передается два экземпляра описи, помимо
контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив
после утверждения описи экспертно-проверочной комиссией. Передача
дел проводится поединично по описям, особо ценные дела передаются
с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи
делаются отметки о приеме документов в государственный архив.
Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в
организации.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой
записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи
делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое
наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел
оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное
хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке
организации.
Организация, передающая документы ГАФ СССР на государственное
хранение, обязана принять меры к розыску отсутствующих дел.
13.2.7. При первой передаче документов организацией в
государственный архив представляется историческая справка об
организации. При последующих передачах документов этой организации
в государственный архив дается дополнение к исторической справке о
происшедших изменениях в названии, функциях, структуре,
подчиненности организации и составе переданных на госхранение
документов.
Раздел 14.
Порядок приема-передачи документов при смене
руководителя организации, заведующего ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив), а также при
реорганизации или ликвидации организации
При смене руководителя организации наличие и состояние
документов, находящихся в делопроизводстве и в ведомственном
архиве, а также учетно-справочного аппарата к ним отражается в
акте приема-передачи организации.
В соответствии с учетными данными службы делопроизводства и
ведомственного архива в акте указывается раздельно количество
документов, находящихся в делопроизводстве, и количество дел,
хранящихся в ведомственном архиве, с выделением сведений о
количестве дел, относящихся к составу ГАФ СССР, особо ценных дел и
страховых копий особо ценных документов.
14.1. Прием-передача документов при смене заведующего
ведомственным архивом (лица, ответственного за архив)
14.1.1. При смене заведующего ведомственным архивом (лица,
ответственного за архив) прием-передача документов и
учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива,
инвентаря и оборудования производится по акту (Приложение 44).
Для приема-передачи дел заведующим архивом приказом
руководителя организации назначается комиссия в составе не менее
3-х человек. В состав комиссии включается представитель службы
делопроизводства.
Прием-передача дел лицом, ответственным за архив, вновь
назначаемому лицу производится в присутствии третьего должностного
лица, назначаемого руководителем организации.
14.1.2. При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие
и состояние:
- документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых
копий особо ценных документов;
- учетных документов и научно-справочного аппарата к
документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их
номенклатур дел, листов фондов, дел фондов и карточек фондов, книг
поступлений и выбытия документов, справочных картотек);
- печатей и штампов архива;
- противопожарного и охранного оборудования;
необходимо проверить также:
- условия хранения документов.
14.1.3. Акт приема-передачи документов при смене заведующего
архивом (лица, ответственного за архив) подписывается сдающим и
принимающим документы архива, членами комиссии (третьим лицом) и
утверждается руководителем организации.
14.1.4. В случае обнаружения при приеме-передаче документов
их недостачи необходимо об этом немедленно информировать
руководителя организации и принять меры к их розыску.
14.2. Передача документов при реорганизации или ликвидации
организации
14.2.1. Порядок передачи и дальнейшего использования
документов организации при реорганизации или ликвидации последней
предусматривается приказом о реорганизации или ликвидации
организации.
Передача документов ликвидируемой организации входит в
обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.
При реорганизации организации с передачей ее функций другой
организации последняя принимает по акту незавершенные
делопроизводством дела реорганизуемой организации и ее архив.
14.2.2. Если функции реорганизуемой организации передаются
нескольким организациям, то ее документы, относящиеся к составу
ГАФ СССР, должны быть переданы в соответствующий государственный
архив, а документы с неистекшими временными сроками хранения и по
личному составу - в архив вышестоящей организации.
Незавершенные дела, а также личные дела сотрудников
передаются в организацию-правопреемник, которой переданы функции
реорганизованной организации.
При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется
структурное подразделение со статусом организации, последней
передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к
профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета
сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.
14.2.3. При ликвидации организации без передачи ее функции
другим организациям документы, относящиеся к составу ГАФ СССР,
передаются в соответствующий государственный архив, а документы с
неистекшими сроками временного хранения и по личному составу - в
архив вышестоящей организации.
14.2.4. Перед передачей документов ликвидируемой или
реорганизованной организации проводится проверка наличия и
состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в
делопроизводстве и ведомственном архиве. Передача документов в
государственный архив осуществляется по описям и оформляется актом
(Приложение 41).
14.2.5. Если состояние и качество обработки документов
ликвидированной или реорганизованной организации не соответствуют
требованиям настоящих Правил, то ликвидационная комиссия обязана
организовать упорядочение документов в соответствии с требованиями
настоящих Правил и после этого передать документы по
принадлежности.
Приложение 1
к п. 2.1.26
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя организации
_______________ N _______________
____________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
на ____________ год Дата
------------------------------------------------------------------
| Название раздела |
|----------------------------------------------------------------|
|Индекс дела | Заголовок | Кол-во | Срок | Примечание |
| | дела (тома, | дел | хранения | |
| | части) | (томов, | дела | |
| | | частей) | (тома, | |
| | | |части) и N | |
| | | | статей по | |
| | | | перечню | |
|-------------+--------------+----------+-----------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
ОДОБРЕНО* СОГЛАСОВАНО*
___________________
* Здесь и далее ссылку на протокол ЦЭК (ЭК) организации или ЭПК
архивного учреждения рекомендуется заверять подписью
соответственно председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК.
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного
учреждения
от _________ N ________ от ___________ N _________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма номенклатуры дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в
_________ году в организации
------------------------------------------------------------------
|По срокам хранения | Всего | В том числе: |
| | |------------------------------|
| | | переходящих| с отметкой |
| | | | "ЭПК" |
|---------------------+-----------+--------------+---------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---------------------+-----------+--------------+---------------|
|постоянного | | | |
|---------------------+-----------+--------------+---------------|
|временного (свыше 10 | | | |
|лет) | | | |
|---------------------+-----------+--------------+---------------|
|временного (до 10 лет| | | |
|включительно) | | | |
|---------------------+-----------+--------------+---------------|
|Итого: | | | |
------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный
архив
Наименование должности
передавшего сведения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Приложение 2
к п. 2.1.26
Наименование структурного
подразделения (общественной
организации)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
______________ N __________
___________________________
(место составления)
на ________________ год*
___________________
* К выписке из номенклатуры дел организации для данного
структурного подразделения (общественной организации) по окончании
календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной
в приложении 1, и делается отметка о передаче итоговых сведений в
службу делопроизводства организации.
------------------------------------------------------------------
| Название раздела |
|----------------------------------------------------------------|
|Индекс дела | Заголовок | Кол-во | Срок | Примечание |
| | дела (тома, | дел | хранения | |
| | части) | (томов, | дела | |
| | | частей) | (тома, | |
| | | |части) и N | |
| | | | статей по | |
| | | | перечню | |
|-------------+--------------+----------+-----------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения (общественной Подпись Расшифровка
организации) подписи
Дата
ОДОБРЕНО** СОГЛАСОВАНО
___________________
** При наличии ЭК структурного подразделения.
Протокол ЭК структурного Заведующий архивом (лицо,
подразделения ответственное за архив)
от_____________ N ____________ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
(общественной организации) организации
Приложение 3
к п. 3.4.2
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
руководителя организации
_________________ N ___________ Подпись Расшифровка
подписи
_______________________________
(место составления) Дата
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
__________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N _____________
__________________________________________________________________
(название фонда)
------------------------------------------------------------------
| N |Заголовок|Дата |Номера | Индекс |Кол-во | Сроки |При- |
|п/п|дела или |дела |описей | дела | дел | хранения |меча-|
| |групповой|или |(номен-| (тома, |(томов,|дела (тома,|ние |
| |заголовок|край-|клатур)|части) по |частей)|части) и | |
| | дел |ние | за |номенкла- | | номера | |
| | |даты |год(ы) |туре или N| |статей по | |
| | |дел | | дела по | | перечню | |
| | | | | описи | | | |
|---+---------+-----+-------+----------+-------+-----------+-----|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
------------------------------------------------------------------
Итого __________________________ дел за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭПК ___________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _______________ N ________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от __________ N ____________
Документы в количестве ________________________________ дел, весом
(цифрами и прописью)
__________________________ кг сданы в ____________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________
N ________________________
Наименование должности
работника организации, сдавшего Подпись Расшифровка
документы подписи
Изменения в учетные документы
внесены.
Наименование должности
работника ведомственного архива
(службы делопроизводства),
внесшего изменения в учетные Подпись Расшифровка
документы подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Приложение 4
к пп. 4.1.3, 4.1.17, 8.2.2
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _________________________
(цифрами и прописью)
листа(ов)
в том числе: литерные листы _____________________________________;
пропущенные номера ______________________________________ + листов
внутренней описи _________________________________________________
------------------------------------------------------------------
|Особенности физического состояния и | Номера листов |
| формирования дела | |
|-----------------------------------------+----------------------|
| 1 | 2 |
------------------------------------------------------------------
Наименование должности лица,
составившего заверительную
надпись Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение 5
к пп. 4.1.3, 4.1.22, 8.2.2
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ________________
------------------------------------------------------------------
| N |Индекс документа| Дата | Заголовок | Номера |Примечание|
|п/п | |документа | документа | листов | |
| | | | | дела | |
|----+----------------+----------+-----------+--------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Итого _________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 6
к пп. 4.2.6, 8.2.2
__________________________________________________________________
(наименование организации)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения или
общественной организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения (общественной
организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
------------------------------------------------------------------
| Название раздела |
|----------------------------------------------------------------|
| N | Индекс | Заголовок| Дата | Кол-во | Срок | Примечание|
|п/п | дела | дела | дела |листов в| хранения| |
| | (тома, | (тома, |(тома, | деле | дела | |
| | части) | части) |части) | (томе, | (тома, | |
| | | | | части) | части) | |
|----+--------+-----------+-------+--------+---------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6* | 7 |
------------------------------------------------------------------
___________________
* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
В данную опись внесено _____________________ дел с N _____________
(цифрами и прописью)
по N ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО**
___________________
** При наличии ЭК структурного подразделения.
Наименование должности Протокол ЭК структурного
руководителя службы подразделения
делопроизводства организации
Подпись Расшифровка от ______________ N ___________
подписи
Дата
Передал ______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ______________________________ регистрационно-контрольных картотек
(цифрами и прописью) к документам*
___________________
* Передаются вместе с делами канцелярии.
Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения
(общественной организации) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял _________________________ дел и ______________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам
Наименование должности
работника ведомственного Подпись Расшифровка
архива подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного
подразделения (общественной организации) организации
Приложение 7
к п. 5.1.17
------------------------------------------------------------------
|Дата | Климатические параметры воздуха |Подпись |Примечание |
|запи-|-------------------------------------|сотруд- | |
| си |Наружный воздух |Воздух в хранилище| ника, | |
